会计电算化在企业中的应用探讨
来源:用户上传
作者: 李 联
摘要:随着经济大爆炸时代的到来,科技也有了质的飞跃,管理创新成了中小企业发展的重要条件。会计工作是经济管理的重要组成部分,必须充分利用计算机技术和现代信息技术改进企业的会计核算、财务管理机制和手段,通过提供准确、可靠、及时、充分的财会信息以充分挖掘企业的内部资源、提高企业现代化管理水平。这就要求现在会计工作需要电算化,那么会计电算化在企业中的应用情况如何呢?文章将就此进行探讨。
关键词:会计电算化;管理创新;提高效率
一、前言
随着社会的不断进步,科学技术的飞速发展,计算机在各个领域都有了广泛的应用,会计电算化也应运而生。会计电算化是指在会计工作中应用与电子计算机技术有关的所有工作的简称。它是运用电子计算机代替手工记账、算账、报账,以及代替部分由人脑完成的会计管理和辅助决策的过程。会计电算化不仅能减轻财会人员的劳动强度,为会计工作节省大量的人力、财力和时间;同时也由于会计电算化计算手段和会计管理决策手段的现代化,既提高了会计信息收集、整理、传输、反馈的速度和准确度,也提高了会计的分析决策能力,使会计工作能更好地满足企业管理的实际需要。
二、会计电算化的内涵
(一)什么是会计电算化
会计电算化就是在会计工作中以电子计算机代替手工方式对会计业务进行处理,并部分代替人对会计信息进行整理、加工、分析、预测及至对经济活动的决策。它是以计算机为核心,融系统论、会计学、计算机技术及信息技术为一体的一门学科。
(二)电算化会计与传统手工会计的区别
首先,电算化会计建立了一套新的会计资料档案。传统会计档案包括原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账以及报表。一个单位每个会计期间的会计档案都要按一定的要求排列,连同各种附件定期加具封面,装订成册,耗费了大量的时间和空间,查找十分不便,又易于毁坏。随着计算机在会计中的运用,这一切都成为历史,电算化会计档案都存放在软盘或硬盘等设备中。这些设备的存贮密度,是以往任何一种会计档案所不能比拟的,查询速度快、检索能力强,可以快速传递会计信息,为会计工作者带来了很大的方便。
其次,数据处理程序具有新的特点。电算化会计数据处理程序与传统会计不同。在传统会计中,针对企业的生产规模、经营方式和管理方式形成的特征,必须采用与之适应的不同的账簿组织形式、记账程序和记账方法。而在电算化会计中,由于数据处理的精度高和速度快,可以采用一种统一的核算形式。而且由于计算机处理数据差错的概率小,没必要像传统会计那样,在数据处理过程中,进行各种核对,如账账核对、账证核对、账表核对。现在的会计人员应该有过这种体验:到了月底对账时,为了几分钱的差额而必须翻遍所有的凭证、账册。
再次,记账的含义不尽相同。手工条件下,记账指明细账、日记账、总账由不同人员按不同的科目,分别在不同的账册上加以记录。这种重复而繁琐的抄写造成会计工作周期长,速度慢,效率低,而且一不小心还会出错。电算化后,记账仅是一个数据处理过程,通过记账这一数据处理步骤,使被审核过的记账凭证成为正式会计档案,从“凭证临时库”转移到“流水账库”中存放,记账后的凭证不再允许修改,记账生成额进出的同时,对科目的发行汇总,更新“科目余额,发生额库”。这些我们在学习会计电算化的时候都已感受过,而真正的账册,只有在需要时临时从“流水账库”中把有关科目的经济业务分离出来,在屏幕上显示或在打印机上打印。
最后,会计信息的特点不尽相同。相对于传统会计,电算化会计提供的信息具有速度快、质量高、针对性强的特点。
三、会计电算化的作用
从会计发展的历史来说,会计电算化的出现和发展是一次重大的变革,在纷繁复杂的市场经济环境中,管理水平等方面都具有重要作用。
(一)提高了会计核算的水平和质量
会计电算化的首要目标是实现会计核算工作的电算化。会计电算化系统极大的提高了会计核算工作的水平和质量,主要有以下几个方面的表现:减轻了会计人员的劳动强度,提高了工作效率;缩短了会计数据处理的周期,提高了会计数据的实时效性;提高了会计数据处理的正确性和规范性。
(二)提高了企业现代化经营管理水平
实现会计核算电算化是会计电算化的基础,全面提高企业现代化管理水平则是会计电算化的主要目的。实现会计电算化,提高企业现代化管理水平主要体现在以下几个方面:为从经验管理向科学化管理转变创造了条件;为从事后管理向事中控制、事先预测转变创造了条件;为企业全面管理现代化奠定了基础。
(三)推动了会计技术、方法、理论创新和观念更新,促进了会计工作的进一步发展
会计电算化的产生和发展,使传统会计学理论和实践均受到影响,许多地方需要改革后,才能适应这一新的情况。电算化会计不仅使传统会计使用的介质、工具、簿记格式等形式发生了变化,而且对会计核算的方式、程序、内容和方法,以及控制甚至管理制度都提出了相应的变化要求,并进一步涉及到会计学的理论问题。
四、会计电算化在我国的应用现状
由于我国经济相对落后,我国会计电算化起步较晚。因此会计电算化发展较慢,普及率较低。但进入21世纪以来,随着经济的发展科技的进步,我国会计电算化工作已由起初的试点转向普及,并不断向深层次发展,其先后经历了尝试、发展到目前管理型会计软件发展阶段,虽然会计电算化在我国已经取得很大的进步,但是由于财务工作本身的特点,也由于网络财务、电子商务的迅速兴起对会计电算化也提出了更高的要求,从而将我国企业在运用会计电算化的过程中存在的一些需要解决的问题也暴露出来。
五、我国企业在会计电算化运用中存在的问题
会计电算化在我国企业中存在的问题具体表现在以下方面:在思想上还没有认识到运用会计电算化的必要性;缺乏全面的会计电算化人才;我国企业在实施会计电算化后,降低了会计工作所要求的职务相分离,职权不相融原则的重要性;企业财务会计软件本身存在的问题;会计电算化与审计处于脱钩状态,各类审计组织在审计过程中极少运用计算机技术,同时审计软件开发速度跟不上会计软件的开发,并且相关审计准则的制定及计算机审计实务工作也滞后于会计工作的发展,这都影响了会计电算化的实施;我国会计电算化人才匮乏,而且教育相对落后,这是导致我国会计电算化水平落后的主要原因。
六、解决方法
(一)增强企业领导对会计电算化重要性的思想认识
企业领导应该清醒地认识到,会计电算化将计算机技术应用于会计核算工作中,以计算机替代手工记账,不仅减轻了会计工作人员的劳动强度,提高了会计核算的速度和精度;更重要的是它改变了传统会计的核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法,扩大了会计数据领域,提高了会计信息的质量,同是也改变了会计内部控制与审计的方法和技术,推动了会计理论与会计技术的进一步完善的发展,促进了会计管理制度的改革,是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。
(二)加强会计电算化人员的业务培训
企业应增强会计电算化工作人员的素质,使各级业务人员能熟练掌握操作方法和基本的计算机知识;另外,还要抓紧对电算化管理高素质人才的引进和培养,促进企业电算化管理的正常运转和进一步完善。
(三)加强企业的监督管理来增强会计电算化工作的安全性
建立岗位责任制,明确电算化会计信息系统的人员职责分工,对各类会计电算化工作人员的权限资格进行严格的控制,保障电算化会计信息安全、有效、正常地运转;建立操作管理制度,明确规定哪些人员能上机运行系统,哪些人员不能上机运行系统,确保有操作权的人对系统进行操作,避免非法操作对会计电算化系统的破坏等不安全现象发生。
(四)培养一批会计电算化的复合型人才
只有拥有众多既懂计算机又懂会计知识的具有创新思维的人才,才能真正促进会计电算化应用水平的提高。
(五)加强企业的内部审计
企业内部审计人员要定期检查电算化部门的各项规章是否符合整个单位的基本政策和规定,对会计信息处理、记录保存、报告产生和环境安全等相关的控制进行评价和验证,并利用计算机辅助技术对计算机程序进行测试,以检查会计信息处理过程的可靠性。
我们应当学习国外先进的技术以及教育制度,注重这方面的人才的培养。学校多开展会计电算化课题研究,让会计电算化的理念深入人心,彻底摆脱手工做账。
七、会计电算化的应用探讨
(一)企业会计电算化的内容
会计电算化按其阶段来划分可分为会计核算电算化和会计管理电算化。会计核算电算化是会计电算化的初级阶段,即企业财务人员利用计算机处理技术对企业会计信息的数据进行采集、加工处理、存储等活动,完成会计信息的归集、分配、汇总,打印账薄,直至编制企业会计报表。会计管理电算化是会计电算化的高级阶段,它是在会计核算电算化的基础上,利用现有的会计核算数据以及其他相关数据,编制企业费用预算、财务计划,进行定额管理、成本控制和财务分析等财务管理工作,帮助企业财务人员合理地筹措和运用资金,节约成本费用,增加营业收入,提高企业经济效益。
(二)企业如何开展会计电算化工作
1、领导重视是关键。会计电算化是一项系统,涉及企业内部各个方面,它需要企业内部多个部门的协调配合,企业负责人或财务负责人应当亲自领导会计电算化工作,组织拟定本单位会计电算化工作规划,并提出具体实施方案,协调单位内部各部门共同搞好会计电算化工作。如果没有领导的高度重视和大力支持,实现企业会计电算化只能是一句空话,根本无法实现。
2、人员培训要先行。要实现企业会计电算化,必须有既懂计算机知识又有较高会计业务水平的财务人员。企业在开展会计电算化工作前期,应当组织本单位财务人员分期分批进行会计电算化知识培训,使财务人员掌握一定的计算机基本知识和会计软件的基本操作技能,尤其重要的是应在本单位财务人员中培养精通会计业务,计算机水平较高会计电算化系统管理员,其应当能够解决处理在会计电算化工作过程中出现一般性问题,并能够熟练掌握会计软件的各项功能,发挥其作用。
3、会计电算化的应用。一是会计工作电算化。许多单位已采用电子计算机记账、算账、报账,使会计人员从繁重的手写记账中解脱出来,可以有充分的时间对单位的经济活动进行预测、分析、评价,使企业的会计工作由核算型向财务管理型转变。二是会计档案管理电子化。在制单时,已将原始凭证、报表等存入光盘(CD-ROM),并可使会计数据50年以上不丢失、损坏,光盘容量大,体积小,安全可靠,易保管。随着电子技术的不断发展,还会有更好的数据存储介质,使会计资料的保管和调阅更加科学、方便、安全。三是会计分析电算化。截至目前,已研制开发出了许多会计分析软件,能够根据会计报表对单位经济效益直接进行计算分析。
八、结束语
会计电算化的网络化是其发展的必然趋势。计算机技术发展最快的一个领域就是网络与通讯技术,网络技术在金融系统领域已得到广泛应用,在会计系统中的应用也在扩展中,一个单位的网络和通讯系统要与外界网络连接,以便取得所需信息。会计工作中,要按照特殊的手续程序,规格和要求使用专门的凭证、账簿、报表等,具有明显的特殊性,故国内外都有人研制会计电算化专用机、会计专用键盘、专用显示器、专用票据打印机,有些产品已经问世。这样就大大提高了会计电算化数据处理的效率和安全可靠性,从而大大加快会计电算化的发展进程。
参考文献:
1、任福海.会计电算化工作中存在的问题及改进措施[J].会计之友,2004(10).
2、施卓晨,蒋秋霞,郑健壮.关于企业会计电算化应用情况的问卷调查及研究[J].财经论坛,2005(4).
3、高瑞.对会计电算化应用现状的探讨[J].山西广播电视大学学报,2004(4).
(作者单位:无锡市崇安区资产管理中心)
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-428030.htm
