试述高职院校教学秘书的工作

来源:用户上传      作者: 卢颖立

　　摘要：高职院校教学秘书，在学院教务管理中发挥着重要作用，他们的素质在一定程度上决定了所在学校的管理水平和质量。文章就目前高职院校院系教学秘书存在的问题以及如何解决，提出了具体的意见和建议。
　　关键词：教学秘书；教学管理；素质
　　
　　秘书作为一种职业，以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。作为二级学院（或系部）的教学秘书，是秘书中的特殊群体，既有一般秘书工作的共性，也有着自身工作的特性。正确认识教学秘书在高校教学管理中的角色定位及相对独立承担教学管理工作的特性，改善他们的工作环境，提高他们的业务素质和工作效率，是提高高校教学质量、稳定教学秩序的重要保证。
　　
　　一、目前院系教学秘书工作存在的问题
　　
　　目前，高职院校对教学秘书岗位认识的误区是，认为该岗位不过是传达教学通知、课程安排、成绩登记、材料报送等简单工作，什么样的人都能做。这种看法存在片面性，导致这种看法的原因大致有以下几种：
　　（一）领导的重视程度
　　为了加强国家职业基础教育能力建设，保障职业教育的大发展，国家确定了职业教育发展的“四个计划”，即实训基地的建设计划，县级职教中心专项建设计划，示范性院校建设计划，教师素质提高计划。作为学院（或系部）领导响应上级号召把大部分精力、资金都投入到全国示范性院校的创建，精品课程及精品专业建设，实训基地的创建与规划，引进高学历高职称的企业人才，而对从事基层管理的教学秘书，领导往往受传统观念及精力的影响，认为教学秘书只要能保证日常教学的顺利进行，不出教学差错就可以，什么人都可以干。没有真正认识到其在教学管理中的地位和作用，因此，严重影响了教学秘书的工作积极性及主观能动性。
　　（二）缺乏必要的岗前培训和经验交流
　　目前我国高职院校的教学秘书队伍建设现状不容乐观，教学秘书往往是其他岗位抽调过来的教职员工或是兼职教师，上岗前普遍没有经过正规的岗前培训，主要靠原岗位人员的传、帮、代，工作方法落后，缺乏对教学流程系统的了解和掌握，有时感到头绪很多却无从下手，缺乏工作的目的性、计划性，给教学管理工作带来许多困难。并且院系教学秘书缺乏与本校同行及其他院校教学秘书之间的经验交流，常常是闭门造车，不利于相互间的学习及业务管理能力的提高。
　　（三）缺乏相应的岗位激励机制
　　院系教学秘书的工作繁重、辛苦、责任心强，压力大，但教学秘书的待遇却普遍偏低，有的甚至视教学秘书为打字员、勤杂工。有时在工作、学习中遇到的重重困难和阻力，需要和动机无法得到满足，严重地挫伤了工作的积极性，导致了许多教学秘书看不到前途和发展前景，不能安心于本职工作，产生转岗的念头，不利于教学秘书管理工作能力的提高，对高校教学管理质量会产生消极影响。另一方面，学院缺乏相应的岗位激励措施，常常是干多干少、干好干坏同等待遇，没有相应的激励措施和规章制度，严重挫伤了教学秘书工作的积极性。
　　（四）教学秘书自身素质
　　院系教学秘书学历普遍偏低，专业知识面窄，知识积累少，缺乏一定的开拓精神和创新意识，平时教学秘书对于第一线教学改革的资料缺乏总结、分析的能力，不能透过现象去探究其规律和本质，利用自己的工作管理实践形成科研成果的很少。院系教学秘书还缺乏相应的专业管理知识，例如教育学、教育管理学、教育心理学、管理心理学、甚至社会学、公共关系学等知识，对于领导的指示，只能机械地执行，缺乏与他人协调沟通的能力，遇到困难不能很好地调节心态，面对工作收不到预期的效果时，感到困惑沮丧，缺乏信心。
　　
　　二、解决院系教学秘书现状的途径和措施
　　
　　（一）正确认识教学秘书工作
　　院系教学秘书在教学副主任的领导下，处理日常教学行政工作并从事教学管理、质量信息的经常性调查了解工作。院系教学秘书虽然不是决策者，但他是决策者的参谋、助手和执行者，是教学管理的操作者，实践着领导者的决策，决定着整个教学管理的运行。
　　协助分管教学副院长（系副主任）落实本单位教学计划的安排，落实每学期所开课程及其他教学环节的任务、教室、场所及考核方式等。实行科学化考试管理，主要是建立科学的考试工作程序和制度，严格考试过程管理。协助进行教学质量检查和教学工作评价。严格执行学期教学计划表、课程表、考试表，保证教学运行秩序稳定。在实施过程中，要经常了解教学信息，及时报告执行过程中出现的问题或事故。完善教务管理档案，在日常档案管理中应注重学生的成绩和学籍管理，做到及时、准确、完整、规范。根据学校教学工作定额标准，做好每学期教师教学工作量的统计工作。了解教学情况，负责教学信息的采集、统计和管理，协助做好教材的预订、发放管理工作。协助抓好考风建设，通过严肃的教育和严格的管理，坚决杜绝作弊等错误行为，纠正不良风气。熟悉教务管理信息系统的功能，能够熟练使用和应用教务管理信息系统进行工作。在工作中既要当好参谋、做好帮手，同时还要联系两头，起到桥梁和纽带的作用，树立良好的服务意识，为师生提供良好的教学环境。
　　（二）重视秘书管理，改善服务环境
　　为提高教学管理质量，建立良好的管理运营机制，教学秘书面临巨大的工作压力，他们期待良好的工作环境和支持。作为院系领导，在重视学院发展、提高教育教学质量的同时，应该转变传统观念，正确认识教学秘书在教学管理过程中的性质、作用、职能、责任，发挥教学秘书在管理中的作用。改善教学秘书的服务环境，高校要完善与教学秘书相适应的管理设施，组织专人不断完善教务管理软件，充分利用校园网上资源，把教学秘书从繁琐的具体事务中解放出来，提高教学管理的工作效率。
　　（三）端正态度，强化职业道德
　　高校教育要坚持育人为本，把立德树人作为根本任务。院系教学秘书需要树立以人为本的观念，用人格来影响和培育大学生，加强思想政治教育，爱岗敬业，无私奉献，热情待人，全面地“服务教学，服务教师，服务学生”，不断改善教学管理和服务的环境，善于发现教育教学中存在的问题，及时向教育职能部门及院系领导汇报，本着公平公正的原则，要敢于说真话、实话，不怕得罪人。还要保持一颗平常心，做到正确的评价和认识自己，有坚强的意志力，能自觉地克服困难，要有健全的心理素质，保持良好的心态，淡泊名利，奉献青春。
　　（四）加强院系教学秘书队伍建设和岗位培训
　　学校及有关部门的领导要重视教学秘书的选拔与培养工作，把教学秘书整体队伍的建设纳入到学校的师资培养计划之中。在人员的配备上，要充分考虑专业和学历，吸引教育专业管理人才充实教学秘书队伍，提高教学秘书队伍的整体素质。定期为教学秘书提供培训、继续学习的机会，加强各院校之间教学秘书工作的经验交流，使教学秘书随时掌握教育改革与发展的动态，知识及时更新，不断提升自身的专业素质和能力，以科学发展观为指导，结合实际运用到教学管理过程中，提高院系教育教学质量，更好地为职能部门、领导、教师与学生服务。
　　（五）制定合理的岗位管理激励机制
　　建立有效的竞争激励机制，奖优罚劣，优上劣下。对工作责任心强，专业素质高，得到大家认可的，应给予肯定或奖励；对工作中不负责任，得过且过，严重影响教学秩序，管理能力差的，要进行教育和处分，并和职称评审、奖金分配挂钩，调动教学秘书工作的积极性。
　　（六）提高教学秘书素质，推进教学改革，保证教学质量

　　教学秘书在高校教学管理中的作用要求其不仅要具有严格的组织纪律观念和良好的职业精神，还要有科学的管理理念、较强的综合业务技能、强烈的信息意识以及一定的创新能力，并在实践中学习、磨练、提高自身的素质。
　　1、合理掌握时间，提高工作效率。院系教学秘书的工作琐碎、繁忙，如何高质量、高效率地完成各项工作，保证教学管理的顺利通畅。首先，要有时间观念，接到教学任务后，先吃透文件精神，明确任务目的；其次考虑怎样省时省力、高质量的完成教学任务；工作完成后，要善于自我检验，从工作质量、制度、工作效果出发，总结经验与不足，不断提高工作效率。教学秘书作为领导的参谋和职能部门的助手，随时随地可能接到工作指示和任务，要做到不漏事、不误事，工作要有条理，分清主次，不拖延。经常在手头放一本纪录本，完成一项划掉一项，力求有条不紊，减少工作的盲目性，达到事半功倍的效果。
　　2、良好的人际协调素质。教学秘书每天都与职能部门、领导、教师和学生打交道，只有与他人保持良好的沟通，才能得到理解与支持，顺利地完成教学任务。因此，教学秘书要正确认识自身的岗位角色，学会在沟通的基础上协调，摆正自己的角色位置，在与人协作共同处理问题时要从多角度考虑，和谐、灵活的处理和职能部门、院系领导、教师和学生的关系。树立以人为本的管理方式，为师生们着想，多站在他们的角度考虑问题，给师生们创造良好的教学氛围。
　　3、熟练的计算机操作和应用能力。教学秘书必须能够熟练使用计算机进行各种教学材料的上报、教学管理软件的使用以及日常教学文档、表格的处理以及网络信息资源的利用，把现代信息技术作为提高教学质量的重要手段，建立信息数据库，以方便教师、学生和各方面人员随时查找、提取、使用。例如，借助这些教学信息，可以准确、完整、全面地获得教学运行状态的各种数据，及时调整和修正教学执行计划，解决当前所面临的问题，对未来的趋势发展进行预测；提炼、筛选其中有价值的部分，经过分析、处理，进行各种教学统计后，可以评价教学质量；把所获得结果报送主管部门和领导，协助他们了解基层一线的教学现状，摸清学校教学形式，做出科学的决策。
　　4、过硬的文字功底和语言表达能力。要练成过硬的文字功底，首先要多看，广泛阅读多种文体，从中吸取养分，要多看各高校其他教学秘书的稿件，从中吸取经验，其次要多听，多听领导及其他教师的发言，从他们的讲话中得出有益的东西，最后要多练，不怕请教、不怕失败。与职能部门、院系领导、教师和学生打交道的过程中还要掌握说话的艺术。向领导汇报时，既要听从领导的安排，又要采用婉转的方式提出自己的合理化建议，建议领导采纳，向教师、学生传达教学通知时，语言要讲究层次，抓住主要内容，表述准确，耐心解释教师、学生提出的疑问，对于教师、学生的意见和建议，要把握时机，准确反馈给领导。
　　5、创新意识和能力。当前，高职院校在招聘教学秘书时，都把具有大学学历作为一个任职条件。知识是形成创造力的基石。教学秘书有大学本科学历，意味着他接受过规范的高等教育，有相当的知识积累；其基础知识越扎实，思维就越活跃、越自如，也就越易于接受新事物，创新能力自然也就越强。
　　目前各高职院校大力推进课程建设和改革，高等职业院校根据技术领域和职业岗位（群）的任职要求，参照相关的职业资格标准，改革课程体系和教学内容。建立突出职业能力培养的课程标准，规范课程教学的基本要求，提高课程教学质量。作为院系教学管理第一线的教学秘书，必须认识到自己所处的位置和使命，在做好服务的基础上有所创新，不断更新知识、适应工作需要，重视学生校内学习与实际工作的一致性，校内成绩考核与企业实践考核相结合，探索课堂与实习地点的一体化；积极推行订单培养，探索工学交替、任务驱动、项目导向、顶岗实习等有利于增强学生能力的教学管理模式。同时深入研究高校教学管理规律，思考新问题、提出新办法，使教学管理出现新成效。
　　
　　参考文献：
　　1、吕阳.论高校院系教学秘书工作[J].中国成人教育,2007(10).
　　2、李梦楠,相楠.高校教学秘书岗位及其工作的几点思考[J].中国科教创新导刊,2008(1).
　　（作者单位：山东济南铁道职业技术学院）

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