浅议企业货币资金内部控制管理
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作者: 胡贤华
【摘要】 有效的货币资金内部控制不仅能够使企业的资源得以合理配置,提高劳动生产率,加强会计监督,提升管理效率。本文就某企业相关货币资金内部控制状况以及其存在的问题和缺陷,分析了企业货币资金内部控制的薄弱环节和不足之处,对建立、完善货币资金内部控制制度、控制的重点及提高控制效力提出了一些观点和方法。
【关键词】 内部控制 货币资金 风险
一、引言
货币资金是企业流动资产的重要组成部分,企业的销售与收款、购货与付款、生产与费用、筹资与投资等业务循环中都会涉及到的,是流动性最强、控制难度大、控制风险最高的一种资产,是能够随时随地转换为其他任何类型资产的资产,也是企业生存和发展的基础。任何企业要进行生产经营活动都必须持有货币资金,这是企业进行生产经营活动的基本条件。但近年来,携巨额公款外逃,到国外办理“投资移民”的,挪用公款赌博,用公款炒股谋取个人私利的,种种案例,举不胜举。剖析这些经济犯罪案例,原因是多方面的,但企业货币资金内部控制不力、不健全、不完善、不到位、管理和监督弱化,是其中的一个重要原因。本文通过对企业内部控制的介绍及货币资金内部控制的分析,联系企业实际情况,对当前企业的货币资金内部控制中存在问题及原因的分析,必须加强对企业货币资金管理和控制,建立健全货币资金内部控制制度,确保企业经营管理活动合法有效。
二、货币资金内部控制的概述
一般而言,企业所涉及的货币资金业务主要是货币资金收入、支出、货币资金在其不同项目之间的流动以及零星备用金业务。货币资金收入业务,货币资金收入业务是指企业通过销售商品或提供劳务等方式取得货币资金的业务。货币资金支出业务,企业货币资金支出的业务涉及的范围很广,主要包括:各项资产的购入、绝大多数费用的开支、向投资者支付的股息以及向国家缴纳各种税款。货币资金支出除金额较小或符合规定范围的开支可以采用现金进行结算外,企业的绝大多数款项是通过银行结算进行的。货币资金在其不同项目之间的流动是指从银行提取现金,现金交存银行,其他货币资金账户的开立、取消等业务导致货币资金在其不同项目之间的流动。
根据COSO报告对内部控制目标的规定,货币资金内部控制的总体目标概括为:货币资金管理和利用的效率、财务报告中有关货币资金特别是货币资金量报表的相关报告的可靠性以及货币资金管理与控制方面的法律法规的遵循性。结合我国当前已有的有关法律法规及企业经营管理的现状与未来的发展趋势,货币资金内部控制的目标主要包括以下四个方面:第一,货币资金的安全性。通过良好的内部控制,确保单位库存现金安全,预防被盗窃、诈骗和挪用。第二,货币资金的完整性。即检查单位收到的货币资金是否已全部入账,预防私设“小金库”等侵占单位收入的违法行为出现。第三,货币资金的合法性。即检查货币滞纳金取得、使用是否符合国家财经法规,手续是否齐备。第四,货币资金的效益性。即合理调度货币资金,使其发挥最大的效益,提高货币资金使用效率。
三、企业货币资金内部控制方面存在的问题及原因分析
近年来,随着企业规模的发展,经营的业务量不断扩大,管理层注重业务上的发展,轻视了公司的内部管理控制,尤其在货币资金管理方面,更是薄弱环节,企业货币资金管理中的问题愈加突出,主要表现有以下几方面。
其一,岗位职责划分不清。有相当一部分单位对货币资金管理的岗位设置、职责规定不符合规范要求。特别是中小企业,由于规模小、业务频繁、会计核算简单,同时企业老板出于管理成本的考虑,往往要求财务人员“一个萝卜几个坑”。有的企业,出纳会计一人兼,出纳除了办理现金、银行业务之外,同时还兼管银行存款全套印鉴、审核会计凭证等会计业务;有的企业会计,偶尔也会收取现金,一个人办理现金业务收支的全过程。
其二,财务人员素质参差不齐。人员素质不达标一是企事业单位在无奈之下接受上级指令安排货币资金管理岗位人员;二是单位领导为了工作“方便”或碍于情面而“任人唯亲”。大多数中小企业的所有者都会选择自己人来管理一些重要部门特别是作为直接掌握整个企业的货币资金的岗位――出纳,绝大部分的老板会启用自己的亲戚,导致财务人员素质普遍较低,道德修养较差,缺乏敬业精神。甚至有的会计人员“半路出家”,业务不精通账簿设置混乱,收付款凭证填制不规范,方便了那些“有心人”利用各种手法贪污现金。
其三,规章制度不落实。会计人员职业道德中明确指出要熟悉法规,依法办事。一些单位的领导和货币资金的管理人员法律观念淡薄,对有关法规了解甚少,以致出现违规不知,犯法才明的现象。工作中,坐支现金、白条抵库、现金超额存放、截留各种现金收入时有发生;公款私存、虚报冒领、出借账号(洗钱)也被认为是平常事;挪用资金、中饱私囊、私设小金库、集体舞弊等违法案例屡禁不止。
其四,监督机制不完善。执法必严,违法必究,这是会计监督的关键,也是会计控制的重点。只建立内部控制制度,没有相应的监督评价机制,内控制度就形同虚设。建立相应的内部审计制度,是检查监督企业货币资金内部控制制度的一种特殊形式。它是企业内部经营活动和管理制度是否合理、合法和有效的独立评价机构。案中的管理层对内部审计机构的疏忽不重视,甚至可以说没有建立相应的内部审计机构,就是说根本没有一个独立的监控机制对财务方面进行严格的把关,考核和监督,以致操作程序出现混乱、漏洞,财务人员出现舞弊现象。
导致这些问题的主要原因主要有以下几点。首先,企业没有建立完善的货币资金内部控制体系。内部控制制度是确保货币资金正常运行的重要保证,如果货币资金制度建设存在缺陷,货币资金管理就会存在隐患。当前多数企业没有一个健全有效的内控框架,控制环境薄弱,没有符合现代企业制度的组织机构。其次,企业内部会计制度不健全,程序不严谨,执行不到位。很多企业没有按照《会计法》的相关要求,建立严格的内部会计控制制度,或者虽然建立了内部会计控制制度,但没有严格执行,从而没有发挥内部控制的作用,造成制度与实际脱节。因而建立有效的内部会计控制,做到防患于未然就显得十分重要了。轰动全世界的“巴林银行倒闭案”最主要的教训之一就是内部会计控制的松散,也就是缺乏严密的、行之有效的内部会计控制,没有健全的内部会计控制,单位的所有努力将功亏一篑。
四、加强企业货币资金内部控制的对策
货币资金管理出现混乱的根源,除了企业本身经营特点之外,更重要的是企业内部缺乏完善的货币资金控制制度。一个企业的财务规章制度是否健全,货币资金的内部控制制度是否严格,直接影响到企业的货币资金能否健康运转,关系到企业的财产能否安全无恙。针对目前企业货币资金内部控制中存在的问题,我们认识到建立健全的货币资金内部控制体系的重要性和必要性,而且要从自身的控制环境入手,真正建立一套符合企业发展实际的内部控制制度。
首先,设计与企业经营情况相适应的货币资金内部控制。企业的经营活动是不断变化发展的,需要根据变化的情况不断调整内部控制的思路,其内部控制与企业经营变化相适应。目前多数公司都选择网上银行业务,网上银行开通后,资金划转不受时间的限制,传统的支票,印鉴已不起作用,取而代之的是资金额度授权。企业可以采用操作授权、口令控制、数据加密、职能权限管理等新的控制方法,这种业务除了成本费用低,还具有高度的私密性,没有权限,密码,口令任何人都不能划转资金,保证资金划转的高效安全。而且不受时空限制,随时可以查核现金的流向,杜绝不明用途的资金流出企业,保证资金安全性。不仅如此,通过网络电子确认系统,还可避免诈骗和损失。
其次,明确职责权限,形成制约机制。健全有效的货币资金内部控制制度充分体现着不相容职务的岗位分离,并有坚持良好的审核和核对制度。经济业务处理过程中相互关联的职务如果集中在一个人身上,就会增加发生差错或舞弊的可能性。内部控制应当保证单位内部工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分,坚持不相容职务相互分离。不相容职务职务分离控制分离,又称“职责分工控制”,其要求按照单位不相容的职务相分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确其职责权限,形成相互制衡的机制。
再次,建立内部审计监督机构。时至今日,仍然有人认为内部审计不能为其所在单位带来多大的效益,对单位的建设与发展起不到多少作用,或者虽然能够起到一定作用,但作用甚微,因而建议削弱内部审计的力量、甚至撤消内部审计。而货币资金失去有效控制,大多数贪污、受贿、诈骗、挪用公款等违法乱纪行为都与之相关。内部审计是建立于各组织内部的审计机构,它从属于本单位的领导,是为本单位服务的。内部审计是协助该组织的领导成员有效地履行他们的职责。内部审计独立于单位内部其他各职能管理部门,接受本单位最高领导决策层的直接领导,并独立开展工作,充当参谋和助手,成为一个单位整个管理体系中不可或缺的特殊一环,服务于本单位的总体目标。
最后,加强企业资金风险管理意识。货币资金内部风险是企业单位内部人员利用职务之便,贪污、挪用、挥霍公款而形成的货币资金风险。风险管理是要公司树立风险意识,建立有效的风险管理系统,对公司的财务风险进行全面的防范和控制。货币资金风险防范主要是完善货币资金内部控制制度,规范会计行为,防止货币资金流失。随着我国市场经济的完善和发展,货币资金结算方式灵活多样,与此相关的经济犯罪日渐增多,企业的货币资金风险也日益增大,企业单位必须加强对货币资金管理,规范货币资金的使用,避免货币资金风险,增强货币资金风险管理意识,防范因管理不善而给单位造成巨大的经济损失。
五、结论与讨论
随着我国经济改革的不断深化和现代企业制度的逐步建立,强化内部会计监督,建立和完善内部会计控制,尤其是货币资金的内部控制制度,已经是刻不容缓的事情。完整的内部控制体系和完善的内部控制制度,是约束、规范企业管理行为的准则,是减少风险的重大措施。为了促进企业的重视、加快完善内部会计控制的构建,维护社会主义市场经济秩序,促进经济市场的健康发展,国家财政部于2001年6月颁布了《内部会计控制――基本规范(试行)》,随后并颁布了货币资金、实物资产、对外投资、工程项目、采购和付款、销售和收款、成本费用、筹资、担保这九项业务循环的相关基本规范。而货币资金是流动性最强的资产,是内部控制的关键环节。
实施内部控制可以及时发现和纠正各种错弊及不法行为,有利于保证资产安全、完整,保证经营成果与财务状况真实、可靠。但是必须认识到内部控制建设不是短期内就能完成的事情,需要不断地完善、修订,以应对新的形势和情况;也不是单靠企业自身努力就可以到达的,需要政府、企业、社会各方面共同努力,加快步伐,早日建成符合我国国情的内部控制体系,提高经营管理水平,促进我国社会主义市场经济健康发展。
【参考文献】
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