代理商库存管理
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作者: 乔 磊
[摘要]为了更好地做好区域市场销售工作，厂家需要给与代理商的充分支持，搞好代理商库存管理工作。代理商库存管理分析可以了解产品流向，帮助企业在不同渠道分配销售资源，增强竞争力。如何进行库存的合理控制，如何运用好先进先出的原则，怎样进行品类管理等，这对于厂商合作具有十分重要的意义。
[关键词]代理商 库存 管理
代理商库存指仓库和终端存货两个部分，作为厂家的业务员一般是代理商库存的多少与自己没有多大直接的关系，关键是代理商能够多进货，自己的销售任务完成得好，才是最关心的。但真的是这样吗？
一、做好代理商库存管理的意义
首先，公司要求每月底报代理商库存，目的是切实关注自己产品和竞争产品的流向与动销情况，这些信息可以帮助及时调整网点产品组合和促销方案，而代理商库存信息是反映产品流向和动销情况基本信息；
其次，要终端销售好，不仅仅只是做好宣传、陈列和促销就可以实现的，代理商的产品库存合理，配送及时也是重要因素之一。如一位A品牌的消费者到微笑堂买清毒洁面乳，缺货，她又跑到桂林百货大楼寻找，由于是代理商处断货，百货大楼也没有，这时她可能就会转换用别的品牌产品；
第三个，代理商不会专注于你的产品，发生不及时送货、临期产品没有及时上报处理等情况是很经常的事，销售人员如果每天都关注库存信息，类似问题就会得到及时跟踪和解决。
产品卖给代理商虽然实现了所有权转移，但是还不算完成了销售。这个原理对于销售人员来说并不是什么新鲜理论，不过很多销售人员在产品动销工作实践中往往比较重视终端宣传、陈列和促销工作，忽视了对于代理商库存管理的关注。也有公司要求销售人员关注代理商库存，但是大多只想得到一个库存数字，或是单纯的只关注库存条件和物流，而没有真正实现对于代理商库存的细节管理，实际上这才是对销售有直接帮助的。
二、代理商库存管理的要点
1.单品的安全库存管理
库存是正常销售额的1到1.5倍是安全库存，这是销售业界的普遍共识。单品安全库存的管理重点是对每一个单品有销售分析，清楚每一个单品的周转次数，对于周转次数高的产品一定要有断货时间估计，以便提前订货。
2.单品的销售动态管理
市场是动态的，决定了每个品牌的单品会有分别递增或递减的情况，在销售实践中，销售人员能通过销售报表感知到这种变化，但很少有人提前介入代理商库存单品动态管理中去，所以经常出现递增单品断货或递减单品库存积压的情况。单品的销售动态管理，就是要把终端动销和仓库结合起来分析，单品销售递增或递减首先都只是在零售终端表现出来，而仓库发货的体现滞后。
3.单品的临期管理
销售人员和代理商都会要求卖货或发货时“先进先出”，但为什么仓库里还是存在接近保质期或过期的产品？这部分产品直接影响到代理商的利润和资金使用率。其主要原因是大家只关心了保质期，却没有定期解决掉临期产品。
三、库存管理的工作内容
1.科学测算合理的正常库存控制
举例来说，假定每日正常出库量为120件，即日最低安全库存量为160件，如果代理商习惯是6天向公司报一次订货，而路途运输时间是七天，那么合理的正常库存控制数应该是：120×（6＋7）＋160＝1720件
公式是：日销量平均数×（定单间隔天数＋运输途中天数）＋日最低安全库存量＝合理的正常库存控制数
2.掌握二批商和零售终端的库存情况
如果把代理商的库存比喻为水库，那么二批商的仓库就是小水库，零售终端的仓库就是水箱。二批商和零售商的合理的正常库存控制数计算方法同上，应注意减去其订货和送达周期的快捷性，加上日平均销量的不准确性等因素，所以一般应该再加上20％左右的浮动数。代理商不能只计算自己的库存数量，要按整个区域的销售总量计算包括二批商、零售商的总体库存量，根据总体库存量来调整代理商的库存，要做到深入了解它们的运作情况，定期对它们的销售及库存数据进行分析，避免出现太少的总体库存而影响销量，同时也要避免二批商零售商太多的库存，因为二批商、零售商过多的滞留库存最终会成为代理商的定时炸弹。
3.运用ABC分类库存管理法
在众多的库存商品中，不是每一个商品的比重和管理方法都相同的，根据2：8管理法则，一般规律是：仅占销量的20％的商品，却了占销售利润的80％，我们把这类商品分类命名为A类商品；占销量的40－60％的商品，销售利润占15％，我们把这类商品命名为B类商品；而占销量的30－40％的商品，销售利润却只占5％，我们把这类商品命名为C类商品。
虽然不同的行业，不同的市场情况并不一定像上述的比例，但是我们依然可以参考这种方法将商品进行ABC分类库存管理，在进货资金的倾斜上，在库存商品的数量上，在库存商品的摆放上，A类商品应摆放在进出最方便的地方等等。
4.订单的优化管理
代理商的订货又称为报站，对于业务员来说订单就意味着回款，订单是这一笔生意的结束又是下一笔生意的开始，如何通过订单的优化管理，使生意形成一个良性的循环。
订单管理一般有三种情况，一是自然的随意性管理，也就是随其自然，业务由代理商，报多少算多少，而代理商主要是凭感觉下订单；二是凭经验管理，主要是根据去年同期的销量和现有库存情况凭经验判断来进行订货管理；三是科学的优化管理，它主要是通过PDCA计划循环式的动态管理法。
先根据事前的销售计划和预报下阶段的订货计划，并尽量让其准确，这就是计划；第二步是执行，根据计划认真去执行、落实；第三步是检查，检查计划执行的情况，看看是否到位；第四步是调整，根据实际情况对原来的计划进行客观的调整。如此动态反复，也就使计划在动态中循环提高。具体运用在订单的优化管理上：一要学会制定要货计划，根据ABC商品分类管理法和合理控制库存的各要素，力求准确；二动态管理订单，根据业务员实地市场调研了解掌握二批商、零售商的库存情况、近期商品的动销走势、竞品的政策和市场需求总量所占的比例等情况，订单进行动态的必要的调整和管理。
5.做好市调，合理要货
代理商要经销某种产品，首先要认真做好市场调查和市场分析，找出区域市场的畅销品，根据公司的资金、人力状况及库存容量，再结合区域城市的人口、购买力等因素大致确定要货数。以原经理所在的行业电磁炉产品为例，市场总量在上升，但又有各档次需求的变化，这就要求代理商不仅要品牌在区域市场的占有率，还要具体到某型号的销售比例，以确定各型号的要货量。比如电磁炉，高端电磁炉在原经理所代理的区域内，占所有销售总量在30%左右，原经理所经营的品牌的产品能占10%的比例，因此他每次订购自己代理的品牌高端电磁炉时总是保持在要货总量的15%以内；中低档电磁炉在原经理区域内销售状况良好，所有总销量在60%左右，原经理代理的产品能占30%的比例，他则对中低档电磁炉的订购量一般大于总要货量的40%左右。增加的这大于10%的比例，是考虑了市场波动的因素而防止断货。
6．勤跑终端，了解要件
原经理说，像他这样的销售企业要保持合理库存而不积压，既不易，也不难。他有这几点体会：第一,自己亲自深入了解市场。这样既可以了解自己，又可以了解竞争对手。更能了解自己的销售能力，扩大销售市场的方略，同时还能了解竞争对手的销售能力，市场占有量。平时有空闲时，既要了解现有市场，又要了解潜在市场。既要了解本地市场，又要了解周边市场。自己作为一名基层小型企业经营管理者,就要经常去锻炼自己的市场调查的能力，要下气力搞好市场调查。通过深入调查市场而深入了解市场，从而制定合理的商品库存计划。第二，自己作为一名基层小型企业经营管理者，每天直接从事具体的经营，相对而言，原经理认为自己是对市场的了解更为具体，因此，对于保持合理库存，他是最有发言权。
7．监控终端，日报销量
做代理就是做销售流通，不同的时期如五一、十一、国庆、元旦、春节等大型传统休假日，也是商品消费的节日，消费往往不定性，需求量难于一时把握，加上终端卖场的采购送货退货手续烦琐，很容易出现断货或长时间某型卖不动，导致业绩受到损失。因此，原经理则要求下属每天都要把自己所有终端的进销存上报并输入电脑进帐以备分析时查寻，做到监控分销终端的日销量，随时均能对终端各处库存了如指掌。
很多做销售流通的企业都知道，因时因地而保持的库存量，才是合理的库存量。原经理认为保持合理的库存量要顾及如下因素：第一，地理位置因素。如是百货商场、超市卖场、购物中心等终端售点，就应始终保持较高量的库存。而地处偏远山区乡镇及经济欠发达县城终端售点，其库存量就要适当减少。第二，季节因素。如地处农村乡镇地区的终端售点，农忙与农闲季节销售量差距明显，其库存量当然也要有差距。第三，一些销售特殊时期，如春节、元旦、国庆、五一等时期，其销量与平时有差距，库存量也须有差别。
总之，帮助代理商建立进销存报表，做安全库存数和先进先出库存管理。进销存报表的建立，可以帮助代理商了解某一周期的实际销货数量和利润；安全库存数的建立，可以帮助代理商合理安排进货；先进先出的库存管理，可以减少即期品（即将过期的商品）的出现。帮助代理商进行库存管理对于企业维持良好的代理商关系、留住关键代理商起到了至关重要的作用。如果能够为代理商提供一定的存货管理、库存管理辅助和优惠条件，协助他们做好进货计划、合理调配货源，就可以在一定程度上减轻代理商的分销压力，帮助代理商加速现金流转，赚取更大的利润。
参考文献：
[1]（英）唐纳德.沃尔特斯著.李习文，李斌译.库存控制与管理，北京：机械工业出版社，2005，3.
[2]陈国华，等.生产管理学.武汉：武汉理工大学出版社，2002.
[3]陈荣秋，马士华.生产与运作管理.北京： 高等教育出版社，2003.
（作者单位：南京财经大学）
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