浅谈计量档案的管理与保护
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作者: 侯明广
[关键词]计量档案;档案管理;管理体制;档案保护
一、建立健全管理体制,提高计量档案管理水平
1.管理职能。虎林市质监局办公室经常组织学习《档案法》及其他实施办法和《黑龙江省档案条例》,开展计量档案宣传活动,至今未出现档案管理违法行为。档案室统一保管全部计量档案,确保计量档案的完整、安全,对本局文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行指导和监督,确保归档质量。
2.管理计划。档案工作纳入了系统的发展规划并按计划部署落实。局档案工作纳入了相关人员岗位职责或目标管理责任制。单位领导关心重视计量档案工作,经常过问和检查计量档案工作,有效地解决实际问题,帮助解决计量档案工作所需经费。
3.机构人员。成立计量档案室,实现了各种门类、载体档案的集中统一管理,并能正常开展档案业务活动。明确有负责计量档案工作的专职工作人员,计量档案工作人员保持相对稳定,执有档案人员资格证,并取得上岗资格。
4.管理制度。虎林市质监局制定并落实了公文处理、文件收集、整理、归档、各类档案保管、鉴定销毁、档案保密、档案利用、库房管理、档案统计、局外出人员带回文件材料统一交档案室、档案人员岗位责任制和电子文件归档等基础档案工作制度,有控制措施和手段保证计量档案的完整、安全、准确。
5.业务联系。主动与虎林市档案局建立档案业务联系,按时完成市档案局布置的工作任务并接受监督指导。及时向市档案局和专业主管部门反映本局计量档案工作情况,按时参加协作组活动。定期组织开展计量档案业务检查、交流活动,对部门计量档案工作的业务指导、监督和检查。
二、加强计量档案保护,增强档案质量实效性
(一)危害计量档案质量持久性的因素
档案的制度材料是指档案的载体,即物质材料,物质材料总是不断地在运动和变化着,它的变化有内在的因素,也有外在的因素。
1.内在因素。内在因素就是档案制成材料的本身,如纸张、字迹材料,胶片、磁带物质的物理、化学、生物的物性。我国档案纸质材料多半采用具有酸性的机制纸,字迹材料大量地被不耐久的墨水、复写纸、圆珠笔所代替。根据许多档案馆的调查,字迹褪变最严重的已占字迹材料近30%左右。因此,必须使档案制成材料的质量逐步符合档案保护的要求。
2.外在因素。外在因素就是保护档案的外部环境中对档案发生影响的各种自然因素如温度、光线、有害气体、灰尘、虫霉、水、火以及对档案造成磨损的机械作用等。以纸张为例,在光、热、水分微生物和有害气体等的作用下,会发生水解、氧化、光解、光氧化等多种化学反应而老化, 强度。适宜的温度还可造成细菌、霉菌的生物伤害。灰尘可污染档案,加重档案的褪化和磨损。
(二)做好新形势下的计量档案保护工作
当前社会科学技术日新月异,档案管理和保护手段也不断出现新变化,我们要适应新形势下出现的新的档案形式,做好电子文件和影音声像等计量档案的管理和保护工作。
1.电子文件的处理工作。在现今的网络工作环境下,电子文件也属于档案的一部分,由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别,电子文件通常以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件主要是用移动硬盘保存。移动硬盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命,所以在选购移动硬盘时要认真把好质量关。在保存方面,要求移动硬盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,因为潮湿会使光盘片基霉变,所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%,温度应该控制在14℃～24℃。
2.加强对声像档案的管理和保护。随着社会的及办公条件的改善,在机关工作和各类业务活动中形成了大量的声像档案。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求,如果不及时归档,日后难以追忆齐全和准确。所以这就要强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际,创造条件,力求妥善保管,从长久保护和利用考虑。
(三)正确处理好计量档案工作中的几种关系
在计量档案管理和保护过程中,必然产生一些新的矛盾。为了既利用好档案,又保护好档案,应重点处理好以下几种关系:
1.要正确处理近期与长远的关系。重点保护的计量档案一般都是档案管藏年代较久远的部分,大多数均为纸质载体档案。这些档案经历了各种自然和社会的条件变迁,档案载体材料受到了不同程度的损伤和字迹褪变,因此要重点保护这部分档案。保护的任务是非常繁重的,在管理计量档案过程中,绝不能采取不负责任的态度。片面追求档案数量,而不顾档案的长远利益,将破损和字迹褪变的档案不经任何技术处理,或反复使用珍贵的历史档案原件阅览复印等,这样做的结果,必然给计量档案造成严重的破坏,给计量档案的完整与安全带来威胁,这是国法所不容的。
2.要正确处理鉴定与保护的关系。在鉴定保存计量档案工作的同时,一定要为保护和抢救计量档案工作做好准备。保护计量档案务必要对每一本案卷进行严肃和慎重的鉴定,其目的不仅在于确定哪些档案可以保存,哪些档案不易保存,同时,对其中的破损计量档案材料进行登记,为日后抢救和技术处理打下基础。破损档案必须经过保护技术处理,不能采取消极态度,已不掌握修复技术、无资金、少设备为由,将破损档案暂缓保存,这就会严重影响计量档案的社会化发展和管理。
3.要正确处理管理与保护的关系。防止片面夸大计量档案保护的重要性,以档案破损为理由,缩小管理档案的工作量。有的计量档案从内容上看应当保存,但从制作材料上看又属于破损档案,要做好管理保护工作有一定难度,根据具体情况暂缓,是有一定道理的。广大档案工作者都应积极自觉的依法行事,同时,管理计量档案与保护计量档案应该同步进行,管理计量档案在发展的同时又要充分的做好计量档案的保护工作,特别是一些利用价值很高的计量档案。计量档案管理应采取必要的措施,保护计量档案的绝对安全,如对珍贵档案的原件应尽行缩微复制、计算机储存、停止使用原件,利用复制件为社会各界朋友服务。这样,既保护了原件,又方便了利用,可以说是两全其美。因此,管理计量档案需要以保护工作做保障,应把保护工作贯穿计量档案管理的始终。□
(编辑/永安)
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