论加强城建档案管理基础性工作
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作者: 史学红
[摘 要] 实现城建档案管理的标准化、规范化、现代化管理具有极为重要的意义,可以克服以往封闭式管理的弊端,推进城建档案管理基础工作跨入现代化管理工作的发展进程。因此,加强城建档案管理基础性工作至关重要。
[关键词]城建档案;标准化;规范化;现代化管理
随着科学技术的发展,计算机已成为人们日常工作中不可缺少的先进工具,计算机能够高效处理庞大复杂信息与数据,其基本要求是输入计算机的各项原始数据必须是真实、完整和科学的,否则输入的数据与信息必然是不准确的,输出的结果必然也是错误的。所以实行计算机管理的前提条件就是要做好输入前信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期处理性质的基础工作,使其充分满足计算机工作的技术功能,达到数字化管理的标准化、规范化、现代化要求。
一、突出城建档案管理标准化、规范化质量水准
提高城建档案管理的质量水准就必须实行标准化、规范化和现代化的工作程序与方法。依据《城市建设档案管理规定》城建档案具体业务工作内容包括城建档案的收集、整理、鉴定、著录、保管、检索、利用和编研七个方面;按照建设部分类大纲分为18大分类,102个属类,300多个小类。这些环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作,确保目标的精确、可靠。操作上应遵循以下五个要点:
1.抓好案卷的全面普查,使城建档案去伪存真。实现城建档案管理标准化、规范化的第一步工作就是对案卷进行全面的核定与清查,移交的竣工档案资料包括前期准备阶段文件、施工文件(水、暖、电)、竣工图、竣工验收文件等都要完全落到实处,确保完整、准确、系统、规范。没有特别要求的城建档案原件保存一份,多余的全部剔除,避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况发生。
2.合理组合案卷,实现案卷规范化。按照规定城建档案案卷中的文字材料幅面尺寸规格是A4幅面(297mm×210mm)。凡小于A4幅面的,可由A4幅面纸以衬托法衬托,大于A4幅面的应折叠成A4幅面。纸张采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应该是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。竣工图的制作要符合国家规范要求,并加盖“竣工图”标志章,而且采用手风琴式折叠法统一折成A4幅面(297mm×210mm),图标栏露在外面。既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。案卷不宜过厚,一般不得超过40mm,如果案卷过厚、内容混乱就要进行重新组卷。尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。组合案卷的过程中对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标准不清楚的案卷要重新加工填写,以保证全部案卷更加规范。组合案卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3.根据单位实际,规范著录工作。城建档案的著录是实行计算机管理的一项重要基础工作,也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。按照国家颁布的GB/T50323――2001《城市建设档案著录规范》施行著录,这是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个城建档案馆的条件存在诸多差异,计算机管理又提出了新的技术性要求,所以各个城建档案馆应该从自己的的实际情况出发,根据计算机管理的技术要求制定出适合本单位著录工作的著录《细则》,以此认真做好规范著录工作,提高城建档案管理的基础工作水平。
4.按照规定分类,保证检索查全率。用计算机检索的显著优势很大程度上提高了检索的工作效率和水平,按照建设部分类大纲进行分类、归类整理。另外在分类的过程中一定中细心、耐心,同时加强校审力度,及时校正分类人员的错误。统一认识、统一标准,前后标引一致,同一类文件标引一致,从而达到标准化和规范化管理的预定目标。
5.规范城建档案题名,保证检索查准率。按照城建档案的分类号必须保证检索题名准确无误才能保证检索查准率的要求,既要查全又要查准。因此,必须统一规范档案题名。避免出现模糊不清、计算机无法识别的情况发生。在著录过程中要将题名、责任者等要素要准确完整,不要有疏漏,题名不易过长,否则计算机无法识别,对含义不清的文种题名进行必要的处理,不然会影响检索的准确率。
二、大力推进城建档案现代化管理工作的发展进程
在城建档案管理基础工作的过程中,真正的意识到计算机的数据的准备工作是一个比较大的工程,各个城建档案馆的情况不同,有的馆藏案卷多,著录工作量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响城建档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中要做好如下四点工作:
1.事实求是,积极稳妥的建档。实现计算机管理城建档案的目的就是为了提高档案的利用率,使城建档案更好地服务于社会,因此必须加强城建档案的严格管理。所以,在推进计算机管理的过程中必须从实际出发,根据卷宗的实际情况按照规范进行排序,有些档案还可以进行优先加工处理。这样不仅可以加快城建档案管理计算机现代化的进程,而且还可以提高城建档案的社会利用的效率。
2.规范著录档案,循序渐进的进行。按照《城市建设档案著录规范》进行档案著录,在此过程中可以将有些案卷分为几个层次进行,即项目级著录,案卷级著录,文件级著录。进行这样的处理的目的在于揭示城建档案的内容和形式特征,而且还可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了工作效率,加快了工作进程。
3.充分利用档案原始基础著录。在城建档案的案卷处理中,对于有些案卷基础较好又具备全引目录的案卷,即成本成册自带页码的在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。这样可以减少著录环节,提高著录速度,而且有利于城建档案建设的基础落实。
4.利用计算机检索缩短查找时间,提高工作效率。在查档的时候,我们经常用的是规范性的“主题词”,但却存在一定的弊端即查找烦琐、效率低。为了改变这一现象,我们采取用“关键词”代替“主题词”的做法。这就要求档案工作人员从题名或文件主题中总结归纳出提示主题内容的词汇即“关键词”,利用计算机进行相应的处理,以保证检索的全面准确,方便快捷灵活。
在推进城建档案管理现代化的进程中,通过实现标准化、规范化的工作提高城建档案基础工作水平,引起档案工作者的高度重视,并逐步形成计算机检索体系,为实行计算机管理打下了坚实的基础。只有实现城建档案管理规范化、标准化、科学化,才能真实反映城市建设的现状。才能更好地发挥城建档案为城市建设管理服务的水平,才能保证实现城建档案的现代化管理。□(编辑/惠霞)
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