浅论科技档案信息开发
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作者: 王 青
[关键词]档案;信息;资源
随着我国社会主义市场经济的发展,科技充分体现了第一生产力的重要作用。现代企业作为经济发展的主战场,要取得好的经济效益,不凭档案信息进行决策,肯定是行不通的,只有积极开发利用档案信息资源,把档案与市场流通有机的结合起来,才可能做出正确的决策,才能有效的搞好综合服务。
一、科学技术档案是科学技术的重要信息载体
科学技术档案真实反映记载科学技术活动,是企业在生产技术、基本建设和自然科学研究活动中形成的,是科学技术的真实记录,用现今名词术语来说,是科技信息载体。企业科学技术档案形成于企业多项技术活动中,是记载企业技术活动过程和成果的原始记录。
科学技术档案是企业档案信息的重点和主体。现代企业只有建立在先进的技术基础上,才能有效的利用企业现有资源,提高生产效率,取得最佳经济效益。科技档案信息服务,在企业档案信息系统中占有突出的位置,企业档案信息系统,作为企业管理的一个子系统,它对决策、科研、生产、经营等起重要的凭据作用。
二、拓宽领域,强化服务,开发科学技术档案信息资源
开发科技档案信息资源,是将企业科技档案信息中蕴藏的有效信息开发出来,提供给企业多方面利用。开发科技档案信息资源,我认为要抓好三方面工作:
1.提高对档案信息在信息社会中地位、作用的认识。档案信息在科学研究、生产建设、产品开发等活动中,越来越显示出的巨大作用,但是还没有得到社会重视。现在讲重视档案信息,主要是对档案本质认识的深化,过去说档案是党和国家的宝贵财富,具有凭证和考查作用,这些提法是对的,但是并没有认识到它是“重要的战略资源”,甚至没有档案信息的概念。现阶段,我们要在提高对档案信息重视程度的同时,加强科技档案收集开发工作。
2.丰富馆藏,开拓信息,把档案部门真正建成为本企业的档案信息管理中心。建立一个本企业科技档案网络服务中心,进行科技档案的信息著录,是科技档案信息化的核心内容。科技档案信息的输入、储存工作是丰富馆藏,建设科技档案信息库的物质基础。开发科技档案信息资源,首先要增加信息的储存量,不断丰富档案资料的数量和内容。要按照科技文件材料归档制度,把各业务部门在工作中形成的,所有需要归档保存的技术文件材料收集起来,由档案部门集中统一管理。这样,才能保证企业科技档案的完整、准确、系统,才能丰富馆藏,保证科技档案信息资源被充分开发和有效利用。
编制科技档案信息检索工具,这是开发科技档案信息资源的手段。档案信息检索工具越完善、越系统、越科学,档案信息开发的深度,广度就越深,检索的时间就越短,查全率、查准率就越高。因此,编制多种配套、科学的档案信息检索工具,是必须可行的。目前,档案信息检索工具比较单一,特别是档案信息检索的深度低,无论在数量上、内容上还是速度上都不适应现代企业档案信息需求。但是,随着汉字处理系统的开发和激光数字信息等技术的推广和广泛应用,档案信息储存和检索将发生巨大的变化。
科技档案信息的输出、利用工作是开发科技档案信息资源的根本目的。改变科技档案传统利用方式,应逐步改变被动服务方式,主动了解科研、生产、经营、建设的需要,主动提供档案信息或提供查找信息的线索,做好咨询工作。科技档案信息是一种资源,不能认为对其保管的越死越好,使之处于动态之中,才能发挥它的使用价值。所以,档案管理人员应根据企业要求,对科技档案信息进行整理、分析、加工,综合成科技档案信息的“半成品”或成品(即科技档案信息的多种专题资料或汇编、调研、分析材料等),提供更好的科技档案信息资源传递和输出服务。科技档案信息的传递、输出越及时准确,其作用就越大,不准确的科技档案信息,比没有更坏。因此,档案人员要熟悉馆藏科技档案信息,结合本企业、本系统的实际,利用先进的检索工具和手段,保证科技档案信息输出的及时、准确。
3.建立科技档案信息利用反馈系统。企业对科技档案信息利用的需要是多方面的,建立科技档案信息利用反馈系统,是开发科技档案信息资源的重要依据。要了解客观需要,首先要了解科技档案信息资源的利用效果,研究科技档案信息利用特点和规律。其次要根据馆藏档案内容,在自己服务范围内建立科技档案信息反馈系统和必要制度:(1)确定专人负责收集,对反馈信息进行必须的“去粗取精、去伪取真”的分析处理。(2)建立科技档案信息利用效果登记。(3)建立联系制度,如召开座谈会,设置意见登记簿,印发调查表等。
三、加强自身建设,提高整体素质
信息开发工作需要建立一支稳定的有高水平的队伍,企业可以根据自身的需要,通过对现有人员系统专业培训和吸收人才两种方式,来达到要求。
1.提高思想政治素质。档案专业人员,必须把正确政治方向放在首位,坚持辩证唯物主义,实事求是的、客观的对待事物,把档案工作做成维护历史真实面貌的重要事业。档案专业人员还要正确认识自身工作的意义和价值、热爱档案工作,增强责任感,才能自觉的为开发科技档案信息工作做贡献。
2.提高专业素质。档案专业人员应具备独立承担和指导档案业务工作的能力,全面了解企业的生产、经营、技术改造及多项管理活动。这样才能在档案收集、整理、编研及信息的开发利用等诸方面有的放矢,把握重点,提供优质服务。
档案管理队伍,应由多类人才组成,成为一个知识面综合一体,各尽所能,互相配合的有机战斗整体。档案专业人员不仅要懂得档案管理知识,而且要懂相关的专业知识,具备一定的文字水平,外文水平以及掌握计算机管理应用、缩微照相技术等现代技术方法。
总之,随着科学技术的不断发展,对档案专业人员素质及档案科技档案信息资源要求越来越高。只有不断开发科技档案信息资源,才能更大的发挥档案资源的价值,推动企业发展。□
(编辑/刘佳)
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