试析博物馆电子档案的保存与维护
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作者: 栗征华 付容佳伊
摘 要： 博物馆电子档案这种数字化的存储方式，不仅压缩了存储空间，而且方便利用者查询，改进组织形式、提高了信息传播速度、扩大了信息的利用范围然而，对电子档案来说，则需要依据其特性进行保存与维护，以确保电子档案的安全可靠，使电子档案能够长期地处于可理解可准确提供利用的状态。
关键词： 博物馆； 电子档案； 保存； 维护
中图分类号： G261文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）08-0076-01
博物馆电子档案是博物馆将长期积累的藏品、图书、期刊、文献、研究成果、声音、影像等多媒体资料，通过各种数字设备进行系统的数字化而形成的信息资源。这些资源主要利用计算机来进行存储和处理。这种数字化的存储方式，不仅压缩了存储空间，而且方便利用者查询，改进组织形式、提高了信息传播速度、扩大了信息的利用范围。利用者们可以根据不同的需要，让办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。以信息技术为代表的现代高新技术的发展，使博物馆信息交流的方式和载体发生深刻变化。博物馆电子文件载体主要有磁带、磁盘、光盘等，电子文件信息以数字编码记录于载体上肉眼无法分辨。电子档案相比传统的纸质文档，突出的弊端是：不稳定性及不安全性。由于电子档案内容与形式的独立性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。在档案的原始性方面，电子档案的原始性不易判断和确认。随着网络化的发展，网络安全问题日益突出，也给电子档案信息的网络安全带来极大的危害。电子档案的上述特性给电子档案的利用管理带来了许多新的问题。因此，及时、准确、科学、妥善保管好博物馆电子档案，确保其不被丢失、遗忘成为了我们档案工作者和计算机工作者不可推卸的工作职责。电子档案不同于纸质档案，特别是电子档案的特性，决定其保存与维护的复杂性。在纸质档案的保存上，人们往往只是防霉、防蛀、对破损纸张的修裱加固和对扩散字迹的恢复等方面下功夫，或进行一些必要的缩微、复印等复制工作。然而，对电子档案来说，则需要依据其特性进行保存与维护，以确保电子档案的安全可靠，使电子档案能够长期地处于可理解可准确提供利用的状态。因此，解决电子档案的维护保管、科学应用亦势在必行。
一、电子档案载体的保存环境要求
电子档案的保存首先应要求具备一个适合电子档案载体保存的环境。电子档案载体的保管环境一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立―个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，库房温度应控制在17℃～20℃之间，相参温度应控制在35％～45％之间存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放、并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。
二、电子档案载体进行有效的的检测与维护
（一）电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期有效有检测、维护和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性、完整性。所以定期检测应一年进行一次，可采用等距抽样或随机抽样的方法，其抽样时要不少于10%为宜，以一个逻辑卷为一个单位。首先进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。应每四年拷贝一次，且原载体继续保留的时间不少干四年。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，因为任何一次误操作，都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成难以弥补的损失。必须要建立完善的拷贝利用手续，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，提供利用者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。系统可根据这些登录信息进行自动管理，以便使档案管理人员能够及时了解拷贝的利用情况，并对已回收期限的拷贝提出催还清单。 避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。对电子档案室载体进行保存、检测、维护和拷贝时应注意下列几点：
1.电子档案入库存时，应进行有效的检验，保证无物理损伤，表面清洁，无电子计算机病毒感染。
2.在对电子档案进行检测、拷贝等操作时，应先用有效手段，对其驱动设备进行测试，使所有同电子档案相关的操作，都在驱动设备可靠、完好的状态下进行。
3.对电子档案载体进行电子计算机读取检测和拷贝时，应先对所用设备进行电子计算机病毒检查和消毒处理，以避免在上述操作中感染病毒。
4.对所保存的电子档案，应有一个或一个以上的拷贝，并存放要不同地方，以防止自然灾害或保存环境变化带来的损毁。
5.对电子档案进行检测与维护的操作人员，必须进行专门培训与考核。
6.所有对电子档案检测与维护的操作，必须在责任人的授权和监督下方能进行。
7.现在普遍的做法是“双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体档案并存要特别注意两种档案内容上的一致性，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时应注意保证电子档案与纸质档案相符。
（二）电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖干电子计算机软硬件平台将电子档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。因为，电子档案来自各个方而，往往是在不同的电子计算机系统上形成的，且在内容的格式编排上也不尽―致，这种在技术和形式上的差异，必然导致在以后还原时，所采用的技术与方法的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，除对电子挡案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其他方法和技术力加以转换。
（三）要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。可采用以下三种方法：―是使用具有“显形”功能的专用软件；二是借助于支持显示的标准化代码；三是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的纸质拷贝件或制成缩微品，因为这是最为稳妥的永久保存方法。
总之，博物馆电子档案的有效保存与维护，是―项极其重要而复杂的工作。因而，在对电子档案的保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，来制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。21世纪是信息时代、网络的世纪。对于新世纪的博物馆而言，面对信息时代的挑战，只有抓住电子技术，在加强自身收藏、研究、宣传及教育等功能的基础上，将自身累积的丰富知识加以广泛传播，这是信息时代赋予博物馆的使命。
参考文献：
[１] 国家档案局编著.电子文件归档与电子档案管理概论.
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