浅谈文书档案管理的办公自动化应用

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　　摘要；文书档案是档案工作的重要组成部分．随着改革形势的发展， 如何提高文书档案管理水平， 及时、准确、系统、完整地提供档案信息满足社会各方面的需求，从而实现文书档案管理自动化，是文书档案工作亟待解决的问题之一。下面，笔者就应用办公自动化的文书档案管理问题谈点粗浅的认识。
　　关键词；文书档案管理；相关问题；对策
　　一、文书档案应用办公．自动化管理的优势
　　1．办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷、有序。传统的文书管理工作有“三难”：一是立卷难，既费时又费脑，操作难度大，工作程序枯燥烦琐，工序多而繁，干起来枯燥乏味，掌握起来难；二是管理工作难，工作程序烦琐，需人工操作量大；三是提供利用效率低下，查准率不高。如果因文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟案卷标题不能准确提示卷内文件内容，查找起来就很困难。现代网络系统提供了快速便捷的管理手段，这不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除立卷归档、检索查找的繁难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量，检索速度。文书档案管理工作实现微机处理的管理转变后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改变为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时补漏增缺，使文档不形成存积，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利用的方便。
　　
　　2．实现信息资源的充分交流与共享。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所凋剌的信息资源作出适时响应和脱机处理，保证很高的查全率和查准率，并不受空间的限制；并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。工作中我们充分运用计算机技术，建立了OA智能化办公系统，并进一步规范文件归档、利用流程及审批权限，既较好的为单位领导提供信息资源，又确保信息的保密性。
　　
　　3．增强文件保存的稳定性与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性差，不易保存，在档案工作过程中稍小注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏 ，具有很强的稳定性。
　　二、制约文书档案应用办公自动化管理的相关因素
　　1．电子文件保密性受限制。由于电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术在一定程度上可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多．人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名．也就无法借助印章或签署的字迹来判断电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验。
　　2．对档案综合管理人员要求较高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要求管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。但是在医院管理中，一般只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，提高档案管理人员的素质尚未纳入计划和要求，大部分档案管理人员知识面较窄、学历偏低，且平时档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
　　2．3 档案标准化、规范化水平有待提高 档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。
　　三、文书档案应用办公自动化管理的对策
　　1．办公自动化系统内外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之问设置物理隔离． 以实现内外网隔离，是保护办公自动化网络安全的最有效、最实用的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制， 无论何种类型防火墙，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
　　2．提高档案管理人员的综合素质。一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上．档案人员才能对这些设备(施)了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”的模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门问、区域问系统合作的力度，不断扩大自身的交际面。通过交流，学习兄弟单位成功的经验方法，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断扩充档案管理
　　人员的信息源和创新思维。
　　参考文献
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　　4．周晖蓉．文书档案管理的办公自动化应用『J]．内汀科技．2006

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