浅谈企业档案管理

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　　摘要：规范的档案管理制度是企业管理制度的基础，它在企业的管理和发展过程中起着重要的作用。本文给出了企业档案的定义，介绍了档案工作的构成，阐述了档案在企业管理中的价值，提出了建立完善而规范的档案管理制度的要求。
　　 关键词：档案管理信息档案库房
　　
　　 企业档案，是指自企业筹建以来在各项活动中形成的全部档案的总和。包括行政管理、经营管理、产品及生产管理、财务审计、人事劳资、投资管理、技术研发、土建工程、设备仪器等各项业务活动中形成的档案。包括但不限于各种文件材料、图纸、图表、帐薄、凭证、图书、照片、录音带、录像带、实物等。
　　 在企业经营过程中，企业档案所包含的内容是非常丰富的，具体表现可以是一张几十年前的老照片，可以是一块铜质的奖牌，可以是一段录音资料，但他们却是企业管理和企业发展的重要见证。
　　 档案在企业管理中的价值：
　　 1、企业档案可以作为企业日常工作的参考资料。
　　 对于企业来说，在生产经营和管理活动中必然会形成各种形式的档案，包括合同协议、证照、各类凭证、以及数据和图片等资料。企业的一切生产经营活动如：经营决案、项目建设、财务状况、人员情况等等都能在企业档案中得到真实的反映。档案工作者通过企业档案信息的收集、整理、分析和提供利用，从而将档案应用到企业生产经营和管理之中，这不仅有利于保证企业各项工作的顺利完成，而且有利于提高企业的经济效益和市场竞争力。
　　 2、企业档案可作为开发新技术、实施新策略的依据。
　　 企业要在市场上站稳，进而发展创新，就需要不断从工作中收集各种数据和资料，并进行研究开发。因此，档案工作做得好坏，档案资料的收集是否及时、齐全，管理是否科学，对企业新技术的开发和应用，新策略的实施会产生直接的影响。在当今科学技术是第一生产力的时代，没有深入研究、没有创新，企业就难以在市场上求得发展，这就需要我们在生产经营中不断探索、创新，完整的档案资料是实现创新的重要保证。如果档案工作跟不上经济发展的需要，对其过去、现在、将来都说不出一二三，很难谈得上探讨研究和开拓创新。
　　 3、档案是企业实施科学管理的重要条件
　　 要建立现代化管理模式，提高企业的管理水平，并与国际接轨，
　　 档案信息为其提供了有力而可靠的依据。企业的重大决策、组织指挥、监督控制等是企业进行现代化管理的重量内容，要实现企业的现代化管理，一刻也不能离开企业的档案信息。
　　 4、档案是企业重要的凭证，能间接产生新的效益。
　　 一本科学、合理、规范的管理规程，可以规范员工行为，减少不必要的重复劳动，从而提高工作效率，避免违纪情况的发生；一份合法的劳动合同，可以减少许多因分配、调动而带来的劳动争议；一套完整的项目文件，可以为项目建成后的维护提供了重要的依据。
　　 档案虽然不能直接产生经济效益，但在应用的过程中发挥着重要的凭证价值，可以产生新的效益。档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。因为档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益，其中包括立法性质的文件，证明文件和相互交往的各种材料。例如法律、法规、协议、合同、名单、记录、报告与批件、书信、账本、单据、存根等等，这些原始材料有的规定了各种社会关系、经济关系和政治关系的组成，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务以及当事人具有的资历、待遇和荣誉。在这些方面发生疑问、争执或纠纷时，档案最能有力地说明权益的归属，成为权威性的法律证书，并有一定的物证作用。长期以来，为了证实国家、机关单位和个人的合法权益，档案发挥了广泛的作用。许多单位和个人以档案为证据，解决了债务、产权和著作权等各种纠纷，证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题。
　　 档案真实的记载了人们在社会活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论，是贮存知识和历史文明的一种手段。纷繁复杂的资料像雪片一样飞来，企业档案管理是如何构成的呢？
　　 档案工作的构成：
　　 1、档案事业管理：包括对档案事业进行统筹规划、组织协调、业务指导、监督、培训、宣传等工作。
　　 2、档案实体管理：包括对档案实体进行整理、归档、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。
　　 3、档案信息管理：对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、提供咨询服务等，
　　 在企业档案管理工作过程中，我们很容易发现以下现象：
　　 1、在相当多的企业里，档案管理工作中常常会遇到资料迟迟不归档的问题。有相当多的技术人员很喜欢把相关的技术资料锁在自己的抽屉里保存，一方面是方便自己查阅，另一方面可能是独享。这是一个经常会出现的我们习以为常的现象，这种现象是很不好的，一方面这种做法严重违反了企业档案管理制度，另一方面是这些重要资料会出现泄密、丢失、潮湿、虫蛀等情况，这样会给企业带来严重的损失。
　　 2、企业档案管理工作是重要的，但也是繁重和单调的，需要档案管理人员耐心、细心和不怕苦的精神，才能做好这项工作，但很多企业不够重视这项工作，能拖就拖，不检查不考核就不搞，对档案管理员也不够重视。这种情况，很容易打击管理员的工作积极性，不利于企业档案管理发挥其应有的作用。
　　 企业档案管理不仅要有科学的管理方法，有责任心的管理员，还需要建设好档案库房和设备，库房建筑与设备是保存档案的重要物质设施和基础，要考虑安全、防尘防潮、防热和防有害气体等功能。
　　 档案库房的要求：
　　库房地址：应尽量避免设置在建筑物的底层和顶层，避免高温和潮湿。
　　2、库房外墙、门窗、地面要隔热和防潮，采取相应的措施。
　　 3、档案装具：档案架一般采用金属制品，它是永久性的，没有引起火灾的危险，并能提供较妥善保管档案的条件。
　　 4、库房地面的负荷：根据《档案馆建设设计规范》，库房的楼面均布活荷载不得少于5KN/M2，安装密集架楼面均布活荷载不得少于12KN/M2（一般15KN/M2）。
　　 5、库房建筑的防火要求：面前我国建筑物的耐火等级分为四级，由建筑构件的燃烧性能和最低耐火极限决定。档案库房的耐火极限不应低于一、二级。一级耐火建筑都是钢筋混凝土结构或砖墙与钢筋混凝土结构组成的混合结构，二级耐火建筑物是钢结构屋架，钢筋混凝土柱或砖墙组成的混合结构。
　　 库房建筑与库房技术管理都是档案保护的重要内容，二者互为补充，缺一不可，技术管理的物质基础是库房设备。
　　 档案库房设备的要求：
　　空气调节装置：应安装独立的恒温恒湿空调工程，档案库房温湿度标准如下：
　　库房类别
　　 指标名称 一般档案库（含胶片库、磁带库）
　　 控制范围 每昼夜允许波动范围
　　温度（℃） 14~24 ±2
　　相对湿度（%） 45~60 ±2
　　 2、档案装具：档案架一般采用金属制品，它是永久性的，没有引起火灾的危险，并能提供较妥善保管档案的条件。
　　 3、消防设备：消防设备是指防火、灭火装置。常见的灭火剂有水、泡沫灭火剂、二氧化碳灭火剂、干粉灭火剂、卤代烷灭火剂。灭火装置根据其自动化程度的不同可分为人工灭火、半自动灭火和全自动灭火装置。一般为气体自动灭火装置。
　　 规范的档案管理工作，是可以为企业提供强有力的信息支撑和管理支持，是推动企业发展的重要组成部分。档案工作是各项管理的基础工作，是维护经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作，我们应该做好，发挥其重要作用。
　　参考文献
　　[1] 姜淑芬. 文书工作与档案管理[专著]，吉林大学出版社, 2011
　　[2] 内蒙古自治区建筑勘察设计院，《档案馆建筑设计规范》JGJ25-2000
　　[3] 苏杰. 文书档案管理实务 [专著] , 中央广播电视大学出版社, 2008

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