建设工程档案的管理之我见
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[摘 要] 建设工程项目档案是建设单位基本建设活动的真实记录，也是城市基本建设活动的真实反映，在工程项目的运行、维护、改建扩建以及记录城
市建设的历史、保证城市功能的正常运行、促进城市建设的发展方面，有不可替代的重要作用。
[关键词]建设工程项目档案管理
1、工程项目档案管理特点
工程项目档案反映工程建设活动的全过程，是其专业技术活动的真实记录，从项目的提出、论证到开工、建设、试运行、验收，一直处于动态，具有动态性。工程项目档案包含的内容多、范围广、数量庞大。因此工程项目档案的形成渠道多，来源广泛，它包括了从项目立项、工程招投标、勘察设计、材料采购、施工、设备安装、试运行、竣工验收等项目实施过程中形成的全部文件材料。一个工程项目往往有多个参建单位，工程项目档案的管理不仅仅是建设单位单方面的工作，它从形成、收集、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装等参建单位共同来完成，是一项需要密切配合的工作。建设单位和各参建单位需要分工协作，共同完成，以保证整个工程的档案管理工作科学、有序的进行。
2、工程项目档案工作的组织管理
建设单位为项目工程的法人主体，是项目建设包括档案管理工作在内的各项组织工作的核心，对整个项目档案工作负有组织、协调、监督、指导、验收等的全过程的责任。项目档案管理的质量关键取决于建设单位的组织管理，只有建设单位做好参建单位的组织、协调和管理，使他们明确各自在工程项目档案工作中应该承担的责任，并给予积极配合，才能保证整个项目档案工作顺利进行。对各参建单位档案工作的组织管理工作应该从以下JL个方面入手：
一是将项目档案管理工作纳入工程质量行政领导责任制，明确分管档案工作的相关领导：将项目档案的收集、管理纳入工程建设计划；纳入各承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，并制定相应的检查、考核措施，不让项目档案的管理只停留在形式上和文件上。
二是建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织管理体系；建立健全项目档案的各项管理制度、标准和规范，使项目档案工作有章可循；配备保证项目档案工作正常开展的设备、设施，以及实行现代化管理的必要条件。
三是将项目档案管理纳入合同管理。项目建设单位在项目的招投标和签订合同时，要建立专门条款，明确规定各参建单位对项目文件材料责任及完成目标，将各自形成的文件材料及时归档，不得分散管理，不得由业务部门和个人私自保存应归档的文件材料，明确监理单位对项目文件材料的监督和审查工作。
四是项目档案管理人员及时参加工程的第一次施工例会，监督和指导各参建单位将项目档案工作与工程建设同步进行；参加施工过程中的资料质量等各种检查，制定档案分类方案，对项目档案整编标准提出要求并进行质量审核。
3、工程项目档案管理工作与工程建设同步进行
项目文件管理及档案验收、移交归档是工程建设与管理工作的重要组成部分，应贯穿于工程项目建设全过程的各个阶段，实施工程项目文件、档案管理与工程建设同步管理。工程项目文件的收集、整理，档案的移交归档与工程的立项准备、工程竣工验收同步进行，使对档案业务的监督指导贯穿与项目建设的各个阶段，其工作情况纳入经济责任制考核。才能保证项目管理档案的完整与系统。档案管理工作与工程建设同步进行主要做好以下几个方面：
一是在项目的准备阶段，从工程项目的提出开始，档案人员就及时介入，建档工作即应开始。前期文件应该包括四类：围绕立项形成的文件材料包括立项申请、可行性研究报告、项目评估、环境预测、项目概算、项目批复、设计任务书等；设计基础材料包括地质水纹勘察报告等：设计文件包括仞步设计、技术设计、施工图设计、总体规划设计、设计计算等；工程项目管理文件包括征用土地批准文件、红线图、拆迁协议和环保、消防、水、电、暖等供应协议等。
二是在项目建设的施工阶段，档案人员应该与工程技术人员密切配合，帮助工程技术人员按照归档规则规范整理档案资料，做好档案资料的甄别、收集归档工作。这个工作包含二类文件：施工准备与施工文件。主要有承包发包合同、开工报告、施工执照、图纸会审纪要、施工方案、规划、施工预算、原材料及构件出场证明、质量鉴定及材料试验报告、技术会议纪要、设计变更洽商单、施工日记、施工大事记、事故处理报告、施工总结、隐蔽：工程验收记录、工程分项质量检查等；设备及管线、电气仪表安装施工文件。包括施工方案、焊接试验报告、安装调试记录。
三是竣工验收阶段，档案人员应与工程监理人员、技术管理人员密切配合，以确保竣工阶段档案的质量。这个阶段产生的文件材料有竣工验收申请、竣工报告、竣工会议文件，竣工图、项目质量评审材料、验收鉴定书、工程决算书、审计报告等。
4、工程项目档案验收管理工作
工程项目档案验收是工程项目竣工验收的重要内容，应提前或与项目竣工验收同步进行。档案内容与质量达不到要求的工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过项目的竣工验收。工程质量检验资料已通过工程质量检测部门审核，竣工图已通过监理单位、工程项目管理机构和工程所属单位相关技术人员会审。在进行档案专项验收前，档案人员务必监督指导工程单位技术人员进行自查，同时组织参建单位、各职能部门的有关负责人员和技术人员、档案工作人员预验收。首先检查各专业、各阶段档案内容是否齐全、整编是否规范、是否为原件。其次要检查签字盖章手续是否完备。第三要检查文字、图表、声像及电子文件等材料质量是否符合归档要求。
5、工程项目档案管理质量管理的要求
归档的项目材料一般为原件，它的内容极具深度，必须符合国家有关项目勘察、设计、施工、监理等方面技术规范、标准和规程，并且内容必须真实、准确，与项目实际相吻合。要采用耐久性强的书写材料，材料中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面，纸质文件所谓的原件并不是在复印的基础上加盖红章，要打印出来才能有效。图纸宜采用国家标准图幅，图纸一般采用蓝图，计算机出图必须清晰。竣工图应该是新蓝图，所有竣工图均应加盖竣工章，利用施工图改绘竣工图的，必须标明变更修改依据，变更部分超过l／3的，应该重新绘制竣工图。
项目档案组卷有严格的逻辑，应该遵循自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。当一个工程项目由多个单位工程组成时，工程材料应该按照单位工程组卷。最终要求工程项目档案质量完整、准确和系统。档案的完整是指按照《国家重大工程项目文件归档要求与档案整理规范》(DA／T28-2002)所确定的内容，将工程项目建设过程中应该归档的文件、资料归档，确保各种文件原件齐全。档案的准确是指档案的内容真实反映工程项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。档案的系统是指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。
结束语
工程项目档案是工程项目的宝贵财产，是工程建设者的智慧的结晶，是历史的真实见证。工程项目文件的形成和积累纳入工程建设的各个环节，并落实到各参建单位和各级技术人员、档案人员的职责范围内，档案人员必须学习跟工程有关的术语，跟工程的进展顺序同步进行管理，控制好建设工程全过程文件材料的形成和积累，才能保证工程项目档案的完整、准确和系统。
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