初探工程项目的索赔管理
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摘要索赔是随着工程承包发展而产生的一门独立的、新兴的、跨行业的综合学科。正是由于市场的激烈竞争,承包商利润整体滑坡,索赔正逐渐成为承包商必不可少的管理行为和保护其经济利益最基本的管理行为。索赔广泛涉及多个学科和领域，对承包商、监理工程师与业主来说,索赔有着非常重要的意义。
关键词索赔；管理；工程；
1、公路工程项目索赔的概念和起因
索赔是在工程承包合同履行中，当事人一方由于另一方未履行合同所规定的义务而遭受损失时，向另一方提出赔偿要求的行为。因此只要有合同关系的双方，在合同中明确不应由自己承担责任但造成损失的都可产生索赔。公路工程项目具有复杂性、工程项目内外部环境的复杂性和多变性、参与工程建设主体的多元性、工程合同的复杂性及易出错性的特点。加上合同是在工程开工前签订，而现在工程规模大、技术性强、投资额大、工期长等特殊性，工程项目的技术环境、经济环境、社会环境、法律环境的复杂性等会导致合同条款不能对工程项目的所有问题都能做出合理的预见和规定，势必导致合同实施过程中变更频繁，也因发包商根据各自工程特点修改专用条款但不能清晰论述从而导致索赔的发生。可见索赔在工程项目中不可避免，因此现在的工程项目必须进行索赔管理。索赔对象应包括有合同关系的发包商、劳务合作单位（个人）及供应商。
2、公路工程项目索赔的管理与策划
在现代承包工程中，如果施工企业不能进行有效的工程索赔，不熟悉合同不精通索赔业务，往往损失得不到合理的及时补偿，企业正常的生产经营就要受到影响，索赔能对违约者起警戒作用，使他考虑到违约后果，也助于施工合同双方更加紧密的合作，助于合同目标的实现，以尽力避免违约事件的发生。但索赔又不可避免，因此在项目开工前应进行索赔管理和策划。策划工作主要有：
2.1成立健全有效的索赔管理小组
项目有专门成立索赔小组，这些人的专职工作就是进行索赔管理，其工作内容包括熟悉合同文件，建立索赔台帐，及时发现和制止合同违约情况，收集归档索赔资料并上报和跟踪索赔过程。
2.2 分析索赔对象及关系
一般在建立台帐时应将所有合同关系的单位和个人列为索赔对象。在施工单位应将发包商列为索赔的主要对象，并对其做各种风险分析和评估，主要做法一是对方立场分析：进行法律和合同背景分析。包括专用条款合同法律基础的特点、对方商业习惯、文化特点、民族特性等。研究双方利益的一致性和矛盾性，双方利益差距越大，期望越高，索赔的解决就越困难。同时预防对方的反索赔分析，索赔和反索赔是相互依存的。二是对外关系分析:在合同实施过程中，承包商有多方面的合作关系。如：业主、工程师、设计单位、供应商、承包商的代理人、业主的上级主管部门或政府机关等。承包商应对各方面关系进行详细分析，争取各方面的理解、支持和合作，营造一种有利于承包商的氛围，从各方面向业主施加影响，使索赔解决更为顺利。
2.3.根据项目特点分析因素及对策合同是索赔的首要依据
索赔是合同管理的重要环节。索赔和合同管理有直拉的联系，合同工是索赔的依索赔据。整个索赔处理的过程就是执行合同的过程，从项目开工后，合同人员就必须将每日的实施合同的情况与原合同分析，若出现索赔事件，就应当研究是否提出索赔。索赔的依据在于日常合同管理的证据，再想索赔就必须加强合同管理。在合同管理中必然要处理大量的合同资料和工程资料，这些资料均作为索赔的主要依据；因此项目必须建立专用合同条款与通用合同条款的差异表，并将可能涉及的工程部分和事件记录在表格中，方便今后索赔工作的开展。对不可索赔事件的预防反索赔事件的管理，一般主要是通过调整施工组织来消除。但调整施工组织增加困难的不可调整但造成实际损失的事件在处理得当，对外关系通畅，挣得业主理解时，应该在工程变更中可在费用中得以追加。和比如一般通用条款对关于设计延误及非承包方原因导致工程停工的费用和工期延误的补偿规定，但部分发包方设立专用条款对补偿进行限制，通用条款不适用。遇到此类问题，索赔管理小组应当将其的列为不可索赔事件进行管理。项目施工组织无法进行调整的，项目应提出变更增加工作内容并在变更单价中将损失计算在报价中。或分割部分工程量来减少损失。
2.4案例
某公司在湖南某项目，属业主定价，摇球确定施工单位。有效合同价3千6百万元，中标通知书2006年1月下达，签订合同为2006年6月，开工令为2006年8月。在湖南属重点工程项目，省政府将其列为1号工程，有一定的政治意义。施工过程得到国家党和政府的高度关注，时常有相关上级部门到项目视察。2007年2月某国家领导人到项目视察后提出要求湖南省将该工程建设成精品工程和全国的样板工程。随后业主将该项目重新组织设计，做出重大变更，并口头通知我项目停工等候变更。2007年7月设计单位下发变更图，我项目复工。工程变更后金额为6千5百万元，但项目实际成本7千万元。亏损5百万，主要因设计延误停工，项目从招投标到开工时间跨越太长，材料涨幅大，因而产生的设备费用和材料费用的成本。我项目在过程都收集了相关资料，证实过程的发生事件的真实性。并向业主提出停工索赔及价格补差，并对上级部门频繁到项目视察造成项目进度及成本增加的补偿。但与业主的合同中，专用条款明确规定：因设计变更及等原因发生的停工产生费用不给于补偿，材料涨价也不给与调价。
该公司针对该项目成立以公司合同管理人员和项目主要人员成立工程索赔管理小组，负责对该项目的索赔进行跟踪。因项目前期做了大量工作策划得当，记录详细的过程和证据的收集。并在设计变更过程要求业主明确时间以便我项目决策是否调整施工组织或在项目能承受的费用范围的相关请示，请示中暗藏如我项目将不再履行原合同和不能按期完成施工任务等重要文字，要求业主承担责任。因业主一贯对施工单位的报告和请示不重视没有在规定日给于答复。最终我们否定专用条款不适用，向其提出索赔，包括设计延误补偿材料补差和因非正常施工检查干扰工程项目造成项目损失的补偿。
2.5熟悉和编写工程索赔程序和流程
工程索赔是具有很强的时效性，所以熟练掌握索赔程序、及时索赔至关重要。索赔程序通常分为以下几个步骤：承包人提出索赔要求――工程师审核索赔报告――确定合理的补偿额――发包人审查索赔处理――施工企业是否接受最终索赔处理。合同规定索赔事件发生后的28天内向监理工程师递交索赔意向通知书，声明将对此事件提出索赔递交索赔报告。索赔意向通知提交后的28天内，或监理工程师同意的其他合理时间内，施工企业应递交延长工期或补偿经济损失的正式索赔报告及相关资料。
2.6宣传和贯彻全员工程索赔意识
项目对索赔工作的重视和能力直接影响项目的经济利益。工程的违约行为可以说是在日常工作中时时可能发生的。一个监理工程师的错误指令，或是延时到达都对施工方造成损失，加强员工的识别能力，一旦出现违约情况能及时发现及制止。
3、工程索赔资料和证据收集
文档、资料就是索赔的重要证据，它构成索赔报告的一个重要组成部分。能作为索赔的证据有：招标及合同文件(包括变更文件，各种会议纪要)、施工日志、往来函电、气象资料、工程照片及声像资料、工程进度计划(包括批准的施工组织设计)、工程结算资料和有关财务报告、工程检验资料、分包合同、采购单、订货单、工资单、官方的物价指数、国家法律法规、工程图纸及变更记录、其他资料(工程概预算、索赔有关的证明等)。基本资料和数据要经得住推敲，并且能够相互说明，相互关联，不能互相矛盾。证据的取得和证据的提出要及时全面，准确无误，所提出的证据要能说明事件的全过程，有关的记录、协议、纪要必须是当事人双方签署的，工程中的重大事件、特殊情况的记录、测试必须由监理工程师签字认可。
工程索赔的最终能成功补偿需要复杂的过程，包括发包商上级部门的审核，并能通过国家审计部门的审计。而且其计算是依据定额计算，只考虑了部分补偿，有部分是承包商应承担的风险不予补偿。因此索赔的目的不是能制造利润，是一种弥补损失或减少损失。合同双方当事人都不愿意有索赔的情况发生，我们在工程项目管理中应当尽量避免有违约的事件发生，一旦发生应及时提出和避免。让工程项目顺利完工。
4、结语
索赔有利于建设单位、施工单位双方自身素质和管理水平的提高。工程建设索赔直接关系到建设单位和施工单位的双方利益，索赔和处理索赔的过程实质上是双方管理水平的综合体现。做为建设单位为使工程顺利进行，如期完成，早日投产取得收益，就必须加强自身管理，做好资金、技术等各项有关工作，保证工程中各项问题及时解决;做为施工单位要实现合同目标，取得索赔，争取自已应得利益，就必须加强各项基础管理工作，对工程的质量、进度、变更等进行更严格、更细致的管理，进而推动建筑行业管理的加强与提高。
参考文献：
[1] 孙曲、姚颢. 从小浪底工程谈国际工程的索赔问题.建筑经济.1998.4
[2] 黄艺. 浅谈工程索赔的作用
[3] 建设工程合同管理. 中国铁道出版社. 2009.01
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