小企业会计电算化问题解决方案
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作者: 刘凯
[摘 要]小企业会计电算化的开展情况与其所有制性质、相关人员的思想观念、内部管理、企业文化建设及我国电算化的总体情况有关,制约了电算化在小企业的发展。本文从提高小企业管理层对电算化的重视程度、提高员工整体素质、树立团队意识、重诚信树立长远发展观念、选择合适的会计电算化模式等方面提出了解决小企业电算化问题的方案。
[关键词]会计电算化 小企业 家族式企业 信息化
近两年以及未来的一段时期内,我国企业信息化市场的主角正逐步由大中型企业转变为数量庞大、IT基础建设薄弱的小型企业。在这个占我国在册企业总数95%的巨大市场中,如何根据小企业自身特点推进信息化建设,提高信息系统实施应用成功率将是有别于大中型企业信息化建设的一道难题。
一、小企业的界定
小企业是指劳动力、劳动手段或劳动对象在企业中集中程度较低,或者生产和交易数量规模较小的企业。世界各国根据本国的经济发展实际情况,对小企业的界定因地域、行业和时间的不同而有所区别。我国界定小企业的标准是依据企业职工人数、销售额、资产总额等指标,并结合行业特点制定的。以工业企业为例,“中小企业标准”中规定,中型企业须同时满足职工人数300人及以上、销售额3000万元及以上、资产总额4000万元及以上,其余的为小企业;再如,对于批发和零售业,中型企业须同时满足职工人数100人及以上,销售额1000万元及以上,其余为小企业[1]。
和大型企业相比,小企业的特点是:①企业数量众多,分布面广;②体制灵活,组织精干;③管理水平相对较低;④产出规模小,竞争力较弱;⑤“家族”色彩浓。
二、小企业会计电算化开展现状
随着计算机在各个领域中广泛应用,使其在会计方面的应用也逐步显示出其优越性,从而得到了众多会计工作者的青睐,并广泛应用于会计工作的各个环节。总的来说,会计电算化在我国已基本普及,但由于各地区、各企业的实际情况有较大的差异,导致了我国会计电算化发展的不平衡,通常是经济越发达的地区,效益越好的企业,会计电算化程度越高,对会计工作的帮助也越大。
目前虽然我国已基本上实行了会计电算化工作,但小企业的开展面明显低于大中型企业单位的开展情况,导致整体比例偏低。从已开展会计电算化的小企业看,大部分其会计软件的使用也只局限在替代手工会计核算。因此,关注小企业会计信息化程度应成为我国今后几年推进企业财务信息化和管理现代化工作的重中之重。
三、影响小企业会计电算化开展工作的主要因素
1.会计电算化的开展情况与小企业的所有制性质有关
在我国小企业中占大多数的是民营企业,而民营企业具有经营思路广、经营品种多,更换产品快等特点,也就是俗话所说的哪能赚钱转向那。在这种较不稳定的情况下,企业很难进行规范化管理,单一的财务软件很难满足其管理和工作的快速转变需求。在未开展会计电算化工作的小企业中,85.3%的小企业属于民营企业。
2.会计电算化的开展情况与相关人员的思想观念有关
对企业会计人员来说,由于国家没有硬性规定必须采用计算机进行账务处理,所以在手工会计和电算化会计可以选择的情况下,头脑已经体制化的一些人,不太愿意接受新事物。认为手工账已经足够了,不需再费钱费力实行电算化处理。
会计电算化的实施费用也是制约小企业会计电算化发展的另一个重要原因。实施费用一般分为三大块。其一是计算机硬件设置和会计软件的配置和购买。对大多数小企业来说,实行会计电算化最有效简捷的办法是购买商品化会计软件。一般单机版的商品化会计软件其费用在1万左右;网络版,如果站点在5个以内,则要在2万元以上,而ERP软件更是昂贵。计算机硬件的配备来说,单机系统的费用也需要1万元以上[2];其二是配备适应电算化操作和维护人才的培训等费用也是很大的一笔支出。其三是实施会计电算化后的后续费用,如会计软件的升级、维护、计算机设备的更新、维护等费用,日积月累也是一笔不小的支出。与手工会计的耗费相比,后者几乎为零。
3.会计电算化的开展与其内部管理有关
(1)人员素质低,现代化的管理方法、管理技术难以全面实行。小企业发展初期,特别是私营小企业,多为家族式管理,企业员工素质相对较低,懂科学技术的人员缺乏,高级管理人才更是稀缺。
一是人员素质较低。会计部门的主要负责人非会计专业毕业,几个老会计也不懂电算化,对会计核算程序掌握不准确,需要的资料难以全面提供,造成会计软件难以全面初始化并应用,不能与企业的日常经济业务相吻合,浪费了企业的管理资源。
二是企业内部人员分工不清。会计部门的人员基本是老板的亲戚,特别是会计主要负责人就是老板的直系亲属,所有经济业务的会计处理都得请示。分工不清,责任不明,权限设置不合理,限制了小企业电算化推广的进程。
(2)缺少长远发展观念,人员变化频繁。小企业的员工多为家族式成员,发展初期这样的人员结构满足了企业需要,但随着企业经营规模的扩大,家族式成员因个人素质,思维观念的限制,造成管理人员思想僵化,缺少长远发展观念,对外来员工的合理建议又难以接受。家族式企业管理方式,不能发挥出人才的优势,对有抱负的人才未提供其发展创造的平台,造成企业员工频繁的更替。
有一些会计科班毕业生,电算化操作也较熟练,但由于小企业管理方式的不科学,用人制度不健全,一段时间后陆续离开了。招聘新人、旧人辞职,企业陷入了人员频繁变动的怪圈。会计电算化工作难以深入开发,许多业务只能停留在起点,这就是使得很多小企业电算化实行三年还只限于开增值税发票的原因。
(3)管理者权限划分不清,越权管理行为严重。管理者职责权限划分不清在小企业体现的优为严重。家族式人员构成,造成观念上的误区,认为企业是我们家的,我想处理什么业务就处理什么业务,何需请示,于是管销售的越权管起了库存,管供应的管起了职工考勤。这样造成外聘管理者的正确意见家族成员根本不执行或明修栈道暗渡陈仓。许多小企业在发展壮大的过程中,由于管理者之间的认识问题、利益问题、管理权限问题,最后走上了分割的道路,使发展受到了严重的制约。
(4)小企业主缺乏诚信,对自己的奖励措施不兑现。小企业主,在具体的岗位竞聘中,也会出台相应的奖励措施。工作人员上岗工作后,特别是计件一类的工作,工人在超额完成任务后,管理者总是以各种借口拖延不兑现承诺的奖励措施。还有的小企业主,总是找各种理由扣发或拖延发放工人工资,工人几个月甚至半年都没有拿到一分钱。不给职工交纳社会保险更是常事,这些都伤害了工作人员的积极性,小企业主的不诚信,给企业的连续发展埋下了隐患。
4.小企业文化建设未得到应有的重视
小企业主往往不注重企业文化建设,对员工的个人生活也从不过问,不培训员工,缺乏凝聚力。观念陈旧的小企业主还对员工区分亲疏远近,大大伤害了员工的感情,影响职工生产积极性,也影响了企业的经济效益。
5.与我国会计电算化总体情况有关
(1)会计电算化网络系统发展迅速,但其安全机制有待加强。我国会计电算化应用、推广、发展迅速,从单项业务处理到建立较为完整的会计信息系统,从“各自为战”的单机操作到会计软件网络化的实施,取得了较为显著的成效。但随着网络系统更进一步的发展,会计电算化在信息安全方面有较大隐患:外部有计算机病毒和网络黑客的攻击等,内部有软件本身的缺陷,计算机内部控制制度的不完善,将导致会计数据的不完整、会计工作内部控制失效,这些是会计电算化继续发展要解决的问题[3]。
(2)会计软件已商品化,但与企业的其它信息系统孤立。会计信息系统是属于企业信息系统的其中一个子系统。从管理的角度点来认识,会计信息系统本身就是“管理型”的。但是现在财务软件还是只注重“核算”职能,而忽视了“管理”职能。因此,软件光有先进的技术而未与管理目标及管理思想相融合不能给企业带来大的价值增值。
6.硬件的布局不合理
我国大部分的基层单位都在开展会计电算化工作,但有些单位为盲目追求会计电算化的实施程度,而“重硬轻软”盲目地从追求硬件的超前性着手,导致该单位的硬件购置,布局严重的不符合企业规模,不从成本效益原则出发,不从业务性质及管理目标出发,形成了资金的严重浪费。这种现象在中小型企业中尤为普遍。
四、小企业会计电算化建设方案
1.领导要重视
领导重视与否是小企业能否实施会计电算化的关键。小企业的经营资金一般都比较紧张;经济业务较少,手工会计环境没有对企业经营管理产生太大冲击。在这种情况下,要促进小企业实施会计电算化,首先要让领导从思想上重视起来,认识到实施会计电算化给企业带来的方方面面的好处,彻底转变思想,使其成为实施会计电算化系统的动力而非阻力。提高领导重视程度可以采取组织讲习班的形式实现。企业主管部门可以会同财政部门、软件公司组织面向企业管理层的讲习班,介绍实施会计电算化对企业的重要影响,结合成功企业的案例分析,使领导明白会计电算化并不仅仅是会计工作的现代化,更是企业生产经营、管理工作的现代化,是信息手段的现代化。通过会计电算化,能够实现财务业务一体化管理,最大限度提升企业的管理水平和市场竞争力。
2.提高员工整体素质,为长远发展储备人才
小企业要发展,管理者应打破家族式的管理体制,在重要岗位善于吸纳优秀人才,发挥人才的优势,把懂管理、有能力的人员用到关键环节上。小企业可以从工资待遇、工作环境、职位升迁、甚至利润分配方面给予优惠,对哪些有明确职业生涯规划的人,应给他们创造发展的平台,让人才体现自身的价值。
小企业管理者应跟上时代的步伐,在人员进修学习上舍得花本钱,必要时送企业的员工到高等学校、管理先进的企业学习,也可以聘请有关专家到企业为员工讲学,提高全体员工的业务素质。小企业主也应不断提高自己的专业知识,通过参加业务培训、管理培训或企业家论坛,使管理者自身素质得到提高。
3.树立团队意识建立企业文化
企业文化的感召力和凝聚力,会使企业命运与员工命运休戚相关,职员工作的连续性,保证了企业经营的正常运转。企业员工在工作中往往会形成各种团队,形成自己的团队文化,对有创新的团队应给予奖励,并将先进团队的作法在企业内部进行宣传,同时鼓励更多的团队有自己的特点,以提高整个企业的业务水平。小企业通过团队之间的比、学、赶、帮、超形成自己的企业文化,让员工将小企业作为自己的事业来做,小企业一定会发展壮大。
4.注重诚信树立长远发展观念
小企业主制定奖励措施后,就应积极兑现,不能无理克扣工人工资。对于国家规定的社会保险福利应给职工交纳,让职工无后顾之忧,脚踏实地为企业工作。交纳保险金目前看小企业好像多付出,实际留住有能力的职工,为企业的长远发展打下良好的基础,同时管理者的诚信也会吸引更多的优秀人才加入,小企业的发展会进入良性循环。
5.选择合适的会计电算化模式
小企业规模跨度大,生产经营特点千差万别,经济实力大相径庭。小企业在实施电算化的时候,要根据本企业自身的实际情况,选择合适的电算化模式。目前有三种模式可供选择:一是自行构建会计电算化系统模式,二是在线租用财务软件模式,三是代理记账模式。
会计电算化是现代企业信息管理系统的一个重要的组成部分,在我国加入WTO后,国内企业将面临更加激烈的国内外市场竞争。小企业的信息意识差,信息管理技术落后,信息利用率低,使其在竞争中处于极为不利的地位。因此,面对新的经济形势,在小企业中更为有效的实施会计电算化,加速会计信息处理,为企业决策提供准确、及时、完整的会计信息,更好为企业服务非常重要。
参考文献:
[1]梁丽瑾.会计信息化理论与实务[M].经济科学出版社,2006年12月
[2]黄培.中小企业离会计信息化有多远[J].中国管理信息化会计版,2007年3月
[3]陈风奎.会计电算化教程[M].北京:航空工业出版社
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