科研事业单位档案信息化建设的对策
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摘要：一直以来，我国档案事业坚持档案信息化建设的发展战略，搭乘信息化快车，逐步实现了档案信息化、数字化、网格化。本文立足于档案信息化建设视角，并针对档案建设基本内容及发展过程进行分析，探究现代社会发展过程中，档案信息及数字化建设存在优势及未来需面对的挑战，并提出新时期下，科研事业单位建设档案信息化对策及意义。
关键词：科研事业单位;档案信息化建设;数字化建设;对策研究
中图分类号：G270.7
文献标识码：A
目前，我国已经针对档案建设提出明确规定，于《全國档案信息化建设实施纲要》中指出，我国开展档案信息化建设必须立足于长远角度，不断完善档案建设过程，实现档案数字化管理。档案存在一定生命周期，而各级档案部门更是在实际工作过程中采用信息化手段，对档案信息进行有效管理，一定程度上实现档案管理覆盖面的拓展。知识发现及数据挖掘技术具有较强先进性，因此在实际工作过程中，相关人员应及时将此两项技术进行结合，使被动档案信息服务逐渐转换为主动档案信息服务，在满足用户需求基础上实现服务质量的提升。
1档案信息化的发展进程
自21世纪以来，我国档案局已经开始针对档案馆提出新的要求，并于《全国档案信息化建设实施纲要》中指出，国家档案应逐渐朝向信息化发展，不断深化档案网络建设，并在此技术上，以档案管理重心，将档案信息作为档案管理的主要内容，在实现档案信息资源拓展的基础上，合理对资源进行再次开发及利用。使档案资源能够逐渐朝向信息化、标准化及数字化方向发展，从而为我国档案管理的现代化建设奠定坚实基础。
自2006年，国家档案局颁布的《档案事业发展“十一五”规划》中首次提出了数字档案馆的概念，并把“建立一批电子文件中心和数字档案馆”列入总体目标。2011年，国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十二五”规划》中提出“加快数字档案馆及电子文件（档案）备份中心建设，完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作”。自2013年初，国家档案局已经针对档案信息化建设提出全新要求，并以文件的形式颁布《国家开放档案信息资源管理与共享利用通知》。同时，在确立档案规划目标，开展档案信息化工作任务过程中提出：“贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设;根据电子文件管理和数字档案馆建设的功能要求，配备和开发档案数据库管理系统、电子文件归档管理系统、数字档案信息发布利用系统。”“各级国家档案馆加快数字档案馆建设步伐，有条件的要完成数字档案馆建设，并提出网络信息服务。”
自2014年，国家档案局为实现数字档案室的规划，针对数字档案室进行《数字档案室建设指南》的发布，在此指南中，主要包括机关档案开展信息化建设需注意的问题，如：软硬件基础、网络设施以及安全等相关要求，并在指南中指出，数字档案室内部系统必须具有较强功能设置，并且实际功能能够与规定要求相符，同时，规定电子档案、文件的格式及命名。此内容中不但包含机关开展档案信息化建设工作所需要注意的事项，还为机关单位提供档案信息化建设过程中可采用的解决方案。与此同时，数字档案室亦针对机关各种信息资源有着明确要求，其提出所建立的信息资源中心，必须具有信息完整性，内容全面性以及功能多样性。另外，在满足以上规定相关要求后，相关人员还需利用现代较为先进的网络技术，实现档案信息资源有效管理，并针对档案资源进行合理利用及开发，使档案信息服务能够实现质量的提升，从而为机关单位提供决策信息，从而促进机关单位实现档案信息化管理。
2016年，国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》（以下简称《纲要》）对档案信息化建设提出了明确的要求，在《纲要》第三部分“主要任务和实现指标”中详细阐述了加快档案管理信息化进程，大数据、智慧管理、社交媒体、网页资源、单套单轨制等全新概念，更体现出大数据时代新技术、新理念对档案信息化建设提出了新挑战和新思路。
2档案信息化建设的内容、优势及面临的挑战
2.1档案信息化建设的内容
我国档案建设管理部门为实现档案信息化建设主要部门，其主要负责档案建设的组织及规划，因此，在实际档案管理活动中，相关管理部门应结合现代新型信息技术，不断完善档案管理工作，实现档案资源的信息化管理，使档案资源能够得到有效开发及利用。与此同时，相关人员应针对档案管理模式进行创新，明确档案管理任务重点，针对档案资源及试题进行合理保管及有效利用，同时，将档案储存管理及服务作为主要工作重心，在提高档案工作效率及质量基础上，使档案工作能够逐渐朝向数字化、网络化发展，从而为档案工作的有序开展奠定坚实基础。档案信息化建设必须遵循三条基本原则，即文档一体化、双轨制和确保网络安全。档案信息化是一个长期的发展过程，同时，档案信息化建设所涉及内容亦相对较多，因此相关人员在实际工作过程中，应提高对于现代网络技术的了解，在档案部门实际工作过程中，及时融入现代网络技术，实现档案部门工作方式的拓展，在提高档案管理水平基础上，实现档案资源的再利用。
2.2档案信息化建设的优势
一方面，档案信息化有利于优化档案存储环境，降低档案管理成本。通过档案信息化建设，逐步实现从文件形成、公文管理、归档到档案保管、利用的全面电子化、数字化，提高了档案信息的安全性，同时，亦可节省档案库房等空间资源，减少档案保管设备成本开支，以及降低传统纸质档案整理所需大量人工成本。另一方面，实现档案信息化构建，不但提高档案查询整体便捷性，还有效促进档案再利用，使档案工作整体效率得到明显提升，由此可看出，建设档案体系与实现档案信息化存在直接关系。因此，随着档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系的成熟，可实现档案信息的在线查询、借阅与利用，简化了档案管理流程，节省了人力和物力，提高了档案信息利用的效率。 2.3档案信息化建设面临的挑战
当前，档案信息化建设所面临的挑战：一是档案管理对象发生了深刻的变化：电子档案寄存于某种实体载体，处于外部环境中，因此容易受到环境因素的影响。二是档案“双套制”管理模式给档案管理人员带来的压力日益增大。既需要借助纸质档案来记载信息，又需要利用电子档案来实现快捷的档案信息查询、借阅和利用。三是信息化建设原本是一项系统工程，需要统一规划、组织、实施和管理，然而档案信息化建设在人、财、物、技术的投入上未能形成合力，因而使档案信息化建设误入高投入、低产出的困境。
3科研事业单位档案信息化建设的重要意义与对策研究
3.1科研事业单位档案信息化建设的重要意义
随着我国科研事业的蓬勃发展，各项科研活动的日益增多，随之产生的科研档案与日俱增，传统的档案管理模式在服务现代科研工作时已力不从心。与此同时，伴随现代电子信息技术的快速发展和广泛应用，档案信息化建设已成为档案管理工作适应新形势的客观要求。通过计算机管理技术、网络技术、现代信息技术的深入应用，实现科研资料的电子化、数字化存储、保管和利用，大大提高了档案管理的科学化水平，以及档案管理信息资源的利用效率。
3.2科研事业单位档案信息化建设的对策研究
3.2.1制定档案信息化建设的发展规划
科研事业单位开展档案信息化建设，势必要在档案事业发展的大环境下，以国家标准、安全保密为原则，找准符合自身特点的发展路径。一是要统筹兼顾。做好单位内部电子办公系统与档案信息化建设的有机衔接。依托单位电子办公平台，实现OA系统内电子文件的在线移交、传递、查阅，为建立电子文件归档和电子档案规范化管理打下坚实基础。二是要精准发力。在充分调研、科学论证、合理规划的基础上，将有限的财力利用在档案数字化建设等关键部位，切实保障档案信息的继承性、完整性和安全性。三是要不断完善。档案信息化建设是一项长期的系统性工程，不能一蹴而就、一劳永逸，因此要紧跟信息化发展的步伐，适时调整和完善实施方案，使其既能适应当前信息发展的特点和要求，也能符合今后一段时期信息发展的趋势。
3.2.2健全档案信息安全管理机制
科研事业单位档案管理要服务于重要的科研活动，负责保管大量重要的科研成果信息，因此，加强档案信息化法制建设是重中之重。组织建设档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制，严格遵守《中华人民共和国档案法》《计算机信息系统保密管理暂行规定》，以及中央办公厅和国务院办公厅下发的《电子文件管理暂行办法》，制定单位内档案信息安全保密管理的相关规章制度，完善必要的安全防范措施，确保档案信息系统与资源的安全。
3.2.3加强档案工作软硬件设施建设
按照国家对档案信息化建设的新要求，结合单位实际，争取财政支持，完善档案信息化建设的基础设备配置，配备输入设备（计算机、扫描仪）、打印输入设备（打印机）、复印设备（复印机）、海量存储设备（硬盘、光盘）等，配备档案管理应用软件，为实现档案信息數字化、管理现代化奠定基础。与此同时，利用单位内部局域网，根据需要逐步开通网上档案信息服务，实现档案资源共享。
3.2.4提高档案管理人员的专业素质
档案信息化建设是集档案管理与电子信息技术为一体的系统性工程，涉及计算机技术、数字化技术、网络技术、现代信息技术等专业知识，因此，努力提高现有档案管理人员掌握和运用现代化电子信息技术的能力，同时，积极培养既懂得档案管理专业知识，又精通信息技术的复合型人才。
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