信息化时代做好医院外事档案管理工作探讨

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　　摘要：医院外事档案记载着医院各阶段推进外事交流的珍贵资料，因而构成了医院档案中不可或缺的重要部分。医院有必要将外事档案纳入档案管理范畴，并将信息化手段融入现行医院外事档案管理。只有如此，医院才能显著提升外事档案管理的实效性，对医院外事档案管理做到全面优化。
　　关键词：信息化;医院;外事档案;管理工作
　　中图分类号：R197.3 文献标识码：A
　　近年来，部分省级大型综合医院积极推进国际化人才培养工作，切实加强医院国际化能力建设，以“双一流”建设为导向搭建国际国内科研交流平台、学科问的联合攻关平台，加大国际医院层面交流领域的宽度和合作深度。积极承担国际医疗援助工作，服务大国外交格局，对外交流工作日益扩大。医院外事工作在医院发展中的作用已经从事务性的出国手续办理转变为管理性的医院学科发展的重要推力，在现代化医院建设中扮演重要作用。利用好信息化手段对医院外事档案进行管理显露出重要性和紧迫性。
　　医院外事档案包含医院开展日常对外交流的各种信息与数据，可以为医院外事工作提供参照。与医院管理档案的传统手段进行对比，信息化手段更加有助保证档案完整性与精确性，同时还能达到简化档案管理步骤以及管理流程的效果。目前，医院要将信息化手段渗透在搜集档案信息、管理档案以及查阅档案的全过程。
　　1外事档案管理运用信息化手段的重要性
　　医院外事档案包含较多的医院档案资料，其中多数档案资料都来源于医院外事交流嘲。医院现有的外事档案材料主要涵盖各类的文本文档材料、影像與图片信息、音频视频以及其他相关材料。与原有的档案管理方式对比，可见信息化手段更加能够妥善保留上述档案信息，并且随时可供查阅。
　　医院外事档案形成于医院开展日常性的对外交流以及对外研讨，并且保留了第一手的外事交流信息。由此可见，医院外事档案本身具有不可或缺的意义与价值。近些年来，各地医院都在着眼于信息化手段在管理档案领域的引进，从而将信息化方式覆盖于档案管理的整个流程。因此可知，医院外事档案如果要达到应有的精确性以及完整性，则不能够欠缺信息化手段用于提供基本的档案管理支撑。作为医院负责人员，要认识到信息化手段服务于管理医院外事档案的重要价值。
　　因此，医院外事档案应当被涵盖在医院档案管理的整个过程中，并且善于运用信息化手段来实现档案管理。具体来讲，医院及其内部有关部门要认识到医院外事档案占据的重要位置，并且尝试运用相应举措来逐步做到优化档案管理的机制。只有做到上述转变，医院外事档案管理才会逐步达到应有的健全性，进而实现档案管理效果的优化。
　　2外事档案管理在信息化时代面对的挑战
　　近些年来，各地很多医院都在逐步引进信息化手段，并且尝试将其运用于医院档案管理。但是，目前仍有一些地方医院欠缺可行性较强的档案管理流程，并且在面对繁杂的档案管理步骤时经常会表现为盲目性。探究其中的根源，在于一些地方医院并未能做到有序应对信息化给其带来的显著挑战。具体而言，医院管理外事档案将会面对如下挑战。
　　2.1管理档案人员欠缺良好的素养
　　长期以来，医院管理者都习惯于忽视档案管理，认为医院外事档案仅限于记载某些对外交流信息，对医院发展无太大意义，因此对医院外事档案抱有忽视心态。同时，管理者也习惯于忽视培训相关的档案管理人员，没能做到针对人员培训投入必要的资源。此外，档案管理人员在面对全新的信息化手段时也习惯于进行排斥，因而无法认识到外事档案管理融入信息化的必要性。
　　2.2忽视规范与健全现行管理流程
　　各地医院长期以来都致力于自身医疗水准提升，但却忽视对医院现行管理流程的约束与规范。例如，各地医院仍然表现为分散式的档案管理模式，并且由院内的人事部门、院办部门、设备科与基建科室共同来管理档案同。在此情形下，医院很可能呈现分散的档案管理状态，不利于科学判断、综合分析现存的医疗管理水准，甚至造成失范的档案管理现象。
　　2.3欠缺必要的档案管理投入
　　很多地方医院由于忽视管理医院外事档案，因而对档案管理并未投入充足资金。医院由于欠缺档案管理投入，那么受到较为有限的管理资金约束，医院就很难致力于改进现有的检索档案工具。并且很多医院的内部网络并未能达到最佳的程度，因此呈现滞后的档案管理状态。负责查找档案信息的有关人员，其很难通过检索原始资料的方式来查找必要的医院外事档案。
　　3改进医院外事档案管理的举措
　　作为关键性的医院档案部分来讲，医院外事档案占据了医院档案中的显著地位。这主要是由于医院外事工作在推进医院学科建设逐渐发挥重要作用，在现代化医院建设中扮演关键角色，医院外事档案可以为医院发展决策提供必要参考，并且还能保证可持续的医院日常运营。在此基础上，各地医院及其有关部门就是要做到借助适当手段来管理各种外事档案，从而实现对医院整体科研水准和医疗水平的优化与提升。在具体实践中，医院运用信息化方式来管理医院外事档案有必要重视如下举措。
　　3.1转变现有的外事档案管理认识
　　现代医院要全面注重优化管理，确保外事档案管理与信息化手段能够做到有序融合。医院外事档案有必要纳入医院日常管理，确保此类档案能服务于医院各项外事交流工作水准的提升。具体来讲，医院有必要更多借助科学化的方式手段来管理院内的各种档案，尤其是医院的外事档案。唯有如此，医院才能做到在根源上实现全方位的转型。医院还要更多致力于强化管理外事档案的相关日常宣传，确保运用讲解实例以及召集有关会议等举措来管理外事档案。在此基础上，医院全体人员就能够达到更强的档案管理认识，从而保证外事档案管理能够达到最佳的管理工作效果。
　　3.2全面提升档案管理人员综合素养
　　目前，仍有某些负责管理医院外事档案的专门人员尚未达到最佳的综合素养。在此状态下，上述人员对于全方位的医院档案管理很可能表现为敷衍心态，甚至忽视某些核心性的档案管理。可见，各地医院亟待强化人员培训，避免表现为形式化的外事档案管理现象。档案管理人员有必要掌握信息化管理手段，确保信息化手段能做到灵活利用。
　　3.3推进规范化的医院档案管理工作
　　实质上，作为双刃剑的信息化手段，其既可以显著简化现有的医院档案整理、档案保存以及档案调取程序，同时又能够增添档案管理面对的各种难题或者风险。因此，各地医院有必要做到妥善应对目前的档案管理缺陷与风险，进而做到从源头上实现综合整改。
　　具体在实践中，各地医院都要秉持信息化的思路来转变档案归档方式、档案保存方式、共享模式以及服务模式等。经过全面整改以后，各地医院就能够达到更高层次的档案信息化程度，依照规范化的思路来妥善保存并且有序管理档案。
　　除了上述相关举措以外，各地医院在目前还需要做到投入更多资金用来实现专门性的外事档案管理。这是由于医院外事档案包含了较多的珍贵档案信息，一旦遗失或者受到篡改则很可能损失医院自身的权益。作为管理者，其不能够敷衍档案管理的日常操作流程，而是有必要对其给予格外的关注。医院通过投入更高比例的资金以及资源，则能够给目前档案管理带来更多机遇。在此过程中，管理者也要投入较高比例的专项资金用于开展人员培训，通过提升人员素养来达到强化档案管理实效的目的。
　　4结束语
　　医院外事档案属于医院推进对外交流的重要依据，因此需要将医院外事档案全面纳入现有的医院管理范围。截至目前，多数医院都已意识到有效管理医院外事档案的必要性，并且能够运用相应举措来提升外事档案管理的整体效果。在此前提下，医院仍然有必要致力于归纳管理外事档案的经验，善于借助信息化手段来提升档案管理的效果。
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