试析中学声像档案的保管和利用
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【摘要】档案是学校教育教学活动、发展历史、学校基本概况等信息的真实记录，声像档案是中学档案的重要组成部分，能够更加生动、形象、直接、精确地再现学校教学、科研及各方面工作的成果。但由于声像档案本身的特殊性，导致其在管理过程中存在一系列问题，因此加强对声像档案的有效保管与利用迫在眉睫。本文分析了声像档案的特点和在中学档案中的价值以及在管理中存在的问题，并根据问题针对性地提出了中学声像档案保管的有效方法，和有效利用的多种途径，以期促进声像档案管理水平有效提升。
【关键词】中学档案;声像档案;保管利用
中学声像档案是中学重要的文化资源之一，能够完整记录学校的历史活动，生动、形象、直接地再现学校的历史面貌，完整地反映中学的发展成果，是人类社会宝贵的文化财富，具有很高的利用价值。随着科学技术的发展，办公越来越现代化，中学的声像档案也越来越多，但是当前的中学声像档案管理并不完善，所以对声像档案进行正确的保管和利用是当前档案管理人员的重点工作。笔者结合多年的工作实践经验，从以下几个方面出发，探究如何实现中学声像档案的有效保管和利用。
一、声像档案在中学档案中的价值和特点
声像档案以声音、图像和视频为主要呈现方式，加上一定的文字说明，主要是以照片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体。声像档案在中学档案中具有极高的价值。声像档案真实记录了事物的原貌或者事件的发生过程，是对文字档案的补充，让人能够从声像档案中有更加全面的了解，这是声像档案所具有的基本价值，即历史凭证价值。另一方面，声像档案能够充分展示学校的发展历程和发展轨迹，能够让师生从声音和影像中了解学校发展和变迁，从直观感受中产生对学校的情感，感受校园的蓬勃生机和独特魅力，体现了声像档案的宣传教育作用。声像档案相对于纸质档案而言，具有以下几个特点：
（一）客观真实。声像档案是学校在办学和发展建设过程中形成的原始记录档案，相较于主观性强的纸质档案来说更加客观和真实。
（二）材质特殊。声像档案因其特殊的材质，对存储环境的要求很高，保管条件比纸质档案要求也更加严格，稍有不慎就会导致声像制作材料受到破坏，照片褪色，底片粘连变质，磁带受损，导致画面、音响失效、失真，从而失去其利用价值。
（三）视听结合，声像并茂。有些学校的事件和活动，单单通过文字表述很难表达清楚，但通过照片、录音、录像等就可以很清楚地将整个活动或者事件交代清楚。声像档案以画面的可视形象，生动地展现在人们面前，而且配有音乐、语言，形象逼真，给人以活灵活现的感觉。
（四）时间和空间感强烈。声像档案依赖于先进的科学技术和快速的传播手段，可以将经典瞬间完整地记录，并以生动直观的方式进行完美的呈现，给人们带来强烈的视觉冲击感和时空穿梭感。
二、当前中学声像档案管理存在的问题
当前的中学声像档案管理存在以下几个方面的问题：
（一）中学档案管理人员声像档案意识薄弱。档案管理人员的收集意识不强，对声像档案不够重视。有些档案管理人员并不清楚究竟什么是声像档案，将学校各种活动中形成的照片、影音带视为资料而并没有当作声像档案进行收集和归档。此外中学的档案主管部门管理意识不强，并没有将散落的声像档案进行收集、整理和归档，使得部分声像档案长期由部门或者个人保存，影响了声像档案的时效性。
（二）缺乏健全的声像档案管理制度。声像档案管理制度主要包括保管制度和培训制度。首先，声像档案保管制度的缺失。中学当前的声像档案由部门各自保管或个人保管，从而导致档案室收集难度大，容易造成声像档案的流失和破坏，影响其完整性和充分利用。其次，没有统一规范的声像档案培训制度。当前的档案管理人员并没有受到统一的培训，所以并不具备较强的声像档案意识和技术水平，导致声像档案的录制、保管和收集都出现了不同程度的问题。
（三）声像档案的安全性存在隐患。纸质档案通常可以很好地区分原稿和复印稿，但是声像档案中的原版录音带、录像带和翻版录音带、翻版录像带和底片很难做区分。此外声像档案载体上的信息很容易被复制或者转移到其他载体上，因此这种情况下声像档案的安全性存在着很大的隐患，容易被复制伪造或者篡改档案中的数据。
（四）中学的声像档案保管条件差。声像档案的特殊性使得它的保管条件比纸质档案更加严格，但是目前阶段中学对声像档案设备和管理投入的资金不足，并没有设立专门的声像档案室或者声像档案专柜，只能将声像档案和其他普通档案混存，放在一般的铁皮柜子中，导致声像档案中的照片变黄褪色，录音带、录像带受损，使得声像档案的保管和有效利用受到影响。
三、中学声像档案保管的有效方法
声像档案都由磁性材料和感光材料构成，相较于纸质档案具有一定的特殊性，所以在对中学声像档案保管时要注意以下几点：
（一）声像档案的保管要做到防磁避光。不能将声像档案的磁带存放在靠近有磁场、有磁性的物体旁，以防止某些声像档案消磁，保存磁带的外装具，可采用金属档案柜或防磁档案柜;声像档案不能长时间承受日光照射，在使用完毕后，应立即放回装具，更要保证声像档案保管场所整体光线要暗沉，要注意防止光线的摄入，做好避光工作。
（二）要控制声像档案保管环境的温度和湿度。声像档案存放环境的温度应保持在18℃～24℃，相对湿度应保持在35%～45%。如果室内温湿度不适应，就会使声像档案发生变形、黏连、断裂等。
（三）聲像档案要注意防尘防磨损。档案库房的门窗缝隙要封闭严紧，室内环境要保持清洁，切忌尘土飞扬，因为灰尘和污垢也会使声像档案受损，影响其寿命，所以对于裸露的柜架要配挂防尘帘。声像档案不能随手乱放，使用后必须放入专用的档案装具内。
（四）要注意声像档案保管场所的安全保护。因为声像档案都是易燃物质，所以保管场所一定要禁烟火，防火设施要齐全。档案管理人员要做到对保管场所的定期安全检查，消除安全隐患。 四、中学声像档案的多途径利用
（一）进行声像档案的科学专题分类。科学的专题分类是中学声像档案的保护和利用的基础和条件。档案管理人员在声像档案的收集整理和归档时要做好档案的分类。按照声像档案本身的不同分为声音资料、照片资料、视频资料几大类，然后根据年度进行再分类;在同一年的声像档案中进行细致的分类，可以按照载体、类别、保管期限分别编目、排放，也可以根据声像档案中所涉及的内容进行分类。总之，只有进行科学的专题分类才能实现声像档案的有效利用。例如，档案管理者在进行归档时，要严格按照档案的内容、形式进行专题分类，以确保档案的完整性，如，学校在举办运动会时，档案管理者要及时对运动会的过程及精彩部分进行拍照和录像;又比如学校举行大型晚会时，档案管理者应提前做好准备，对晚会进行的表演实时记录，以上两种档案记录应归类成活动类，这样在提取档案时就可以从活动类型中进行筛选。在学校组织大型论坛会时，档案管理者要将会议的重点进行拍照和录像，并将其整理好进行归档，将其分类成会议类型。声像档案的分类有很多，档案管理者应按具体情况来分析，只有将档案分类规范后，才能使声像档案发挥出灵活、具体的特点。
（二）实现声像档案的信息化管理。在科学技术和信息技术迅猛发展的今天，档案管理也逐步进入了信息化时代，所以传统的声像档案管理办法已经不适应新形势的发展，实现声像档案的信息化管理迫在眉睫。档案管理人员要将声像档案数字化，即将档案中的声音、文字、图形、动画、视频等历史记录通过计算机进行数字化加工、处理、编辑，并通过互联网实现数字化声像档案的共享与利用，丰富本校的档案资源，充分发挥声像档案的价值和作用。例如，声像档案的管理是现代校园档案管理的重要手段，声像档案的优点在于记录的内容具有形象性、直观性，在保存方面要有灵活性，相对于传统的纸质档案管理，不仅节省了大量的记录档案的时间，而且更节省了保存空间，如，在对学校的一次大型会议进行记录后，笔者将录制好的视频存到优盘内，然后再将视频资源转移到学校档案的系统内，这样，无论是在档案的完整性还是档案的及时整理上，都要快于传统档案管理。
（三）进行声像档案的利用培训。当前无论是档案管理人员、教职工还是学生，都对声像档案缺乏正确全面的认识，所以只有进行声像档案利用的全面宣传和培训，才能保证其价值的实现。学校要聘请专门的声像档案专门人员进行档案管理人员的培训，或者在校内开展关于声像档案的专题讲座，让档案人员、教职工和学生都能了解声像档案除了能够提供借阅服务、复制服务之外，还可以运用到手机照片、举办展览编辑出版照片画册、编制图文并茂或多媒体的档案编研材料等多个方面。例如，声像档案的出现使档案的利用价值和利用率极大提升，虽然声像档案具有众多优点，但是部分档案管理者在使用声像档案时容易出现错误，索性放弃声像档案回归到原始档案。所以，在声像档案的利用上，学校应对档案管理者进行有效培训，使档案管理者能够熟悉声像档案的利用，激发起档案管理者对声像档案的热爱，如，本人刚刚接触声像档案时，就对声像档案产生了抵触心理，认为档案就应该保持传统的纸质档案进行记录，但是后来，参加市区档案局的业务培训，从专家的讲解我发现，原来声像档案的利用能够为我们节省大量时间以及精力，我们只需要将需要的档案资源从学校档案系统中找出，然后轻轻一敲键盘，一段完整的视频资源就呈现在了我们眼前。所以，学校通过对档案管理者进行声像档案的利用培训，增强了档案管理者的自身专业素质，提高了声像档案利用率。
五、结语
总之，声像档案是中学档案的重要组成部分，做好声像档案的有效保管和利用是做好宣传教育、优化学校建设管理的重要途径。所以无论是学校还是档案管理人员都要充分重视声像档案，增强声像档案的管理意识，做好声像档案的保管，并通过进行声像档案的科学专题分类，实现声像档案的信息化管理，以声像档案的利用培训等多种途径，实现声像档案的有效利用，从而更好地服务于学校的建设和发展。
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