事业单位档案规范化管理策略探讨
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【摘要】事业单位应当积极推进自身的档案规范化管理，以提高档案管理的规范化水平及质量，更好地发挥出档案管理的作用、价值。本文基于作者自身的实际工作经验与学习认识，首先简单分析了事业单位档案规范化管理的必要性，然后就事业单位档案的规范化管理策略，提出探讨性意见，以期能为相关工作的实践提供参考。
【关键词】事业单位;档案管理;规范化;策略
在如今的事业单位档案管理工作当中，必须要将“规范化”作为一个关键的课题，积极加强相关的研究、探讨与实践，通过档案管理的规范化建设，取得更好的档案管理工作成效与质量，使事业单位档案管理的作用、价值得到更好发挥，促进未来的社会治理，推动社会进一步建设、发展。
一、事业单位档案规范化管理的必要性
事业单位主要是指在文化、科技、教育以及医疗卫生领域，为群众提供服务的组织，其在社会的建设、发展与治理中，占据着不可或缺的地位。事业单位的档案管理，则主要是指事业单位围绕自身的职能履行情况、行政管理情况、人事管理情况等，进行信息收集、整理、编撰、保管与挖掘、利用。在事业单位的所有工作任务体系当中，档案管理是非常重要的一项内容，其虽然没有直接参与服务群众、社会治理的职能履行，但是却详细记录了事业单位的职能履行情况、群众服务情况、社会建设情况，能够为未来社会治理的不断改进、完善提供依据。
从当前的现实情况来看，由于业务的复杂度增加、工作量的增多，事业单位档案管理的工作量也随之增多，各种需要处理的资料、信息数据量巨大，而且非常琐碎，这就可能在实际的档案管理工作中导致各种问题出现，如档案信息内容不全、缺失、错位，或描述不清、索引混乱以及遗失、泄露等等，降低了档案管理工作的效率与质量，使得事业单位档案管理的作用、价值大打折扣。为了突破这样的档案工作困境，事业单位必须要推行档案管理的规范化建设，即以更加规范、有序和严格的方式，来开展档案管理工作，以此消除档案管理工作中可能出现的各种问题，提高档案管理工作的效率与质量，从而更好地发挥出事业单位档案管理工作的作用与价值，促进未来的社会治理，推动社会的进一步建设、发展。
二、当前事业单位档案管理规范化建设面临的难题
（一）档案管理方面的制度还不完善。档案管理工作的程序、内容复杂而繁琐，尤其是在档案信息、资料数据量不断增多的情况下，档案管理的各个环节，都可能会面临混乱的局面，影响档案管理的效率与质量。而要想规避各种混乱与问题，我们就必须要以严格的制度来做约束和指导。不过就目前事业单位档案管理的工作实际来看，其在档案管理制度方面的建设还并不完善，难以对档案管理的实践提供详细的约束和指导，这就难以规避随意、混乱的不良局面出现。
（二）档案管理信息化方面的标准化程度较低。为了降低档案管理工作的压力，目前事业单位档案管理工作已经开始逐步转向了信息化技术平台，不可否认的是，信息化的档案管理工作方式，确实提高了以往传统人工方式的效率。不过其存在的一个突出问题是，很多事业单位在档案管理信息化方面的标准化程度较低，不论是硬件还是软件方面的统一性、规范性，都满足不了规范化的档案管理工作需求，可能对档案信息的开发、共享和利用，造成阻碍，影响档案的作用、价值发挥。
（三）档案管理工作人员的素质、能力有待提升。档案管理的规范化建设，对于工作人员的素质、能力具有很高的要求，但是从实际的事业单位档案管理工作情况来看，很多工作人员的素质、能力还较低，不论是个人的职业道德意识，还是其业务技能，都有着不小的提升空间，否则极不利于档案管理的规范化建设、推进。
（四）以往档案管理工作当中的遗留问题较多。在之前的事业单位档案管理当中，已经出现了不少的遗留问题，阻碍了档案管理规范化建设、推进，例如以往的很多档案信息可能存在着编撰粗糙的情况，信息收集与记录不完整，可用价值低，或是信息混乱无章，同样难以认读、利用。
三、事业单位档案的规范化管理策略
（一）完善档案管理工作制度。事业单位档案的规范化管理，首先要以完善的档案管理制度为依据，这既是基础也是必要条件。在实际的工作当中，事业单位需要建立完善的《档案管理制度》《档案借阅制度》《档案库房管理制度》和《档案安全保密制度》等，将档案归档范围、整理分类及保管期限等明确下来，让工作程序不断规范，这样档案的收集、管理、利用等才更加规范。档案管理制度要和单位其他各方面的工作管理制度衔接好，保证形成一个总体管理制度体系，同时还要在员工岗位责任制中纳入档案管理制度，这样才能让相关人员提起重视，保质保量完成档案管理工作任务，并注意规范自己的工作行为，严格执行各项档案管理制度，这样事业单位档案管理才能更加规范。
（二）提高档案管理信息化的标准化程度。档案管理信息化，是一个必然和已经形成的趋势，就当前的事业单位来说，必须严格执行国家相关技术标准，满足数字档案资源数据和格式规范统一、数据共享安全等要求。国家档案局出台的《电子文件元数据方案》《电子文件长期保存格式需求》和《基于XML的电子文件封装格式》三个档案行业标准，为信息化建设打下初步基础。办公自动化（OA）系统以及档案管理系统应该在前期开发时就应该以这些标准为依据，从数据的最前端规范，让档案专业人员参与OA系统开发，按档案管理要求和特点提出系统需求，真正实现办公自动化系统与档案管理软件的无缝对接，实现文档一体化。并且，这样才更有利于各个单位之间的档案共享、开发和利用，可使档案的作用、价值得到更好的发挥。
（三）加强对档案管理工作人员的教育、培训。为了保证档案管理规范化建设的高效推进，我们还必须要对档案管理工作人员做好相关的教育、培训工作，一方面要提高他们的职业道德意识，使其认识到自身工作的重要性，增强他们的责任意识，使其能够严格约束自身工作思想、行为，确保自身工作的规范性。同时还要对他们加强专业技能方面的培训，使其能够全面、深入地掌握档案管理以及信息化方面的知识、能力，增强他们对自身工作的胜任力，使其真正具备足够的素质、能力，提升档案管理工作的规范化水平。
（四）逐步解决以往工作当中的遗留问题。在推进当下档案管理规范化建设的同时，事业单位還必须要关注过往档案管理工作当中的种种遗留问题，例如可以在传统纸质档案向信息化档案的转化过程当中，同步审核、校正档案内容，补全和规范档案信息内容，提高档案信息的可认读性，使档案得到更好的应用。
四、结语
在如今的事业单位档案管理工作当中，我们必须要积极推行规范化建设，提升档案管理的规范化水平，提高档案管理工作的效率和质量，从而使档案管理工作的作用与价值得到更好的发挥，促进未来的社会治理，推动社会的进一步建设、发展。
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