浅谈如何做好企业档案信息化管理工作

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　　【摘要】信息技术不仅对人类的生活有着影响，也对企业的经营发展有着很深刻的影响，这关系到企业产业结构和管理模式的优化调整，特别是对企业的档案管理水平提出了新的挑战和要求。本文探讨了新时代背景下企业档案管理的新需求，揭示了企业档案信息化管理的必要性和常见问题，提出了做好企业档案信息化管理的几项建议。
　　【关键词】新时代;信息;企业管理;企业档案管理
　　一、新时代企业档案管理的需求
　　在新时代科技日益发达、信息高速流通的背景下，现代企业应迅速调整管理模式，充分利用科学技术，发掘信息资源，才能在日益激烈的竞争中占据有利地位。企业档案是企业信息的来源、决策的依据、发展的渊源和强本固基的基石，是企业的无形资产，作为信息资源管理的主要对象之一，如何高效、有效地管理、利用、挖掘档案资源，是对新时代企业档案管理提出的新挑战。那么在这样的新时代下，企业档案管理有哪些特点呢？
　　（一）新时代企业档案管理具有革新性。由于信息技术的应用，传统模式下的档案资源管理模式已经不再适用。从前对纸质文件材料移交、整理、数字化的工作方法已被彻底颠覆，档案的信息资源管理要求企业能够将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，通过计算机网络技术完成文件的收、管、存、用。
　　（二）新时代企业档案管理具有高效性。新时代，特别是对于大型企业集团来讲，档案数目增长迅速，档案管理工作日益复杂，如何处理好传统载体档案和电子档案、集团档案与子公司档案的关系尤为重要，因此，高效管理和运用档案，都是企业档案工作目前面临的主要问题。
　　（三）新时代企业档案管理具有价值性。新时代，能够充分利用、预判、发挥各种信息资源的企业管理者，才能抓住市场的先机。企业档案作为记录企业各项活动的载体，包含着许多重大潜在使用价值的信息资源，因此，企业档案管理工作的水平决定了企业是否可以利用档案挖掘资源，以提高企业经济效益和社会效益。
　　二、企业档案信息化管理的内涵
　　想要充分实现新时代档案管理的革新性、高效性和价值性，企业就必须打破传统档案管理的模式，实行档案的信息化管理。
　　企业档案信息化管理，指企业利用先进的计算机技术、信息技术以及通信技术等现代科技，对信息资源进行收集、整理、加工和利用，把各类分散的信息资源分类后有效存储，用统一标准的方法进行管理，并且以网络化的方式进行连接，用户可以利用网络方便快捷地获得授权了的档案信息和进行相关合法合规操作，从而提高资源利用率，实现资源共享。
　　企业档案信息化管理主要包括三方面的内容：一是对传统载体档案进行数字化，通过扫描、微缩等现代化科技手段转化为数据库中的电子资源。二是对电子档案的收集归档，利用计算机技术将电子档案收集到数据库中。三是实现企业档案的网络化和管理利用一体化。
　　三、档案信息化管理存在的常见问题
　　（一）档案信息化管理的观念落后。一是从档案信息化管理的理解上较为落后。如大多数企业对档案信息化管理的理解仅仅停留在对纸质档案的数字化转换上，认为实现档案管理系统的安装，数据条目的录入，纸质文件的扫描，就是实现了档案信息化管理。二是从档案信息化建设的理解上较为滞后。如大多数企业偏重办公、财务等系统的信息化建设，而忽视了档案管理的信息化建设，有些企业没有将档案信息化建设与企业信息化建设同步部署。三是从档案信息化管理内容的认识上较为狭隘，如大多数企业偏重对纸质档案的收集管理，忽视了电子档案的重要性，更加忽视了企业档案网络化建设的重要性。
　　（二）档案信息化管理人员素质较低。在档案信息化管理的过程中，无论是档案的信息化建设，还是档案的资源利用，都对档案人员的业务素质提出了新的要求。新时代的档案管理人员除了要具有档案管理能力，还要有计算机专业技能和信息处理的能力。但从实际情况来看，有些档案管理人员缺乏档案信息化管理知识，不能站在企业管理的高度上使企业管理者重视档案信息化建设，更多的是依赖于固有的档案管理模式，只重视纸质档案，认为保存管理好纸质档案就是保存好企业资源。有些档案管理人员缺乏计算机管理能力，在档案信息化建设过程中，完全依赖于企业信息化管理人员，导致档案管理系统缺乏实操性，无法达到实际效果。
　　（三）档案信息化管理的安全意识有待加强。档案的信息化使企业档案管理更加高效和便捷，但在实际操作中，档案安全意识的薄弱很容易导致企业信息的泄露，造成更大的损失。档案信息化管理必须以计算机为载体，应用网络技术来完成，企业通常是采用局域网和互联网并用的方式处理数据，在这个过程中无法完全保证档案信息的安全。
　　四、做好企业档案信息化管理的建议
　　（一）提高重视程度，是做好企业档案信息化管理的基础。企业档案信息化不单只是档案人员负责思考的事情，而是整个企业应该重视的大事之一，企业管理者应将档案信息化管理纳入企业管理的层面上来研究，真正从上到下重视档案信息化工作，转变对档案工作“不用不重视”的老思想，将“死档案”变成“活资源”，充分利用档案信息为企业提供借鉴、总结经验、守住利益、创造效益。
　　（二）完善档案制度，是做好企业档案信息化管理的保障。除领导重视外，档案信息化管理需要一系列的制度来进行规范和支撑。我国目前已经出台了一系列国家标准，企业则应该结合自身实际，制定和完善档案信息化制度和相应标准，在档案信息化管理中少走弯路，使档案能够真正为企业所用。
　　（三）培养档案人才，是做好企业档案信息化管理的持续动力。原有“存用”档案的工作模式已不能满足当今时代企业对信息资源的迫切需求，企业档案管理需要的是既具备档案业务和管理能力，又具备可以利用现代科技处理信息资源能力的复合型人才。企业应定期举办档案知识培训，增强全体人员的档案意识，并有计划地培养档案人员综合素质，为新时代的企业档案管理提供原动力。
　　（四）维护档案安全，是做好企业档案信息化管理的底线。除了保证档案实体不受侵害外，新时代下，维护档案数据的安全是企业档案管理，乃至是企业管理的新要求。企业在享受档案信息化所带来便利的基础上，要充分利用反病毒、反黑客等技术手段来保护档案信息资源，同时，区分档案的密级和重要程度，做到分类加密管理。
　　五、结语
　　在新时代，企业应深刻认识档案的信息资源作用，以信息安全为底线，从观念上更加重视，从制度建设和人才培养上下功夫，做好档案信息化管理工作，从根本上为企业在竞争日益激烈的今天夺取数据优势，发挥出档案真正的价值。
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