现代企业档案管理数字化建设探究
来源:用户上传
作者:
【摘要】档案是记录和反映原始信息的重要载体，其管理具有较强的机要性、专业性和服务性，是现代企业今后开展查核与校验工作的凭证、参考，规范化要求较高。鉴于此，本文以新昌县新明实业有限公司为对象，根据实际情况探究加强档案管理数字化建设的措施，希望有助于提高档案管理技术水平，保证工作质量。
【关键词】现代企业;新明实业;档案管理;数字化
国家档案局在新世纪初期颁布《全国企业档案信息化建设实施纲要》，企业纷纷以此为指导增加对档案管理的资金、人力、设备等投入，使得档案信息化管理成为热点，而档案管理数字化已经是现代企业加快推进档案信息化管理的必然选择。但是新昌县新明实业有限公司（以下简称新明实业）在档案管理数字化建设中逐渐暴露一些问题，主要体现在數字化加工落后、档案数据库不完善、档案信息共享程度不大、无法保证档案信息安全等方面，制约档案信息化管理进程，急需改进和强化。
一、新明实业概况
新明实业目前拥有电力工程总承包三级资质，输变电工程专业承包三级和物业管理三级资质，拥有承装修试电力生产许可证和安全生产许可证。新明实业设置了综合管理、经营管理、安全质量、变电工程、线路工程、成套物资、后期服务7个部门，共165名员工，总体学历层次与专业技能层次参差不齐;其业务也相对繁杂，涉及到110千伏以下送、变、配电工程设计、施工、安装、调试，电气仪表、仪器的检测服务，电力技术咨询，电力项目开发，仓库管理服务，农业开发，展览展示服务，市场营销策划等等;公司工程业绩较好，保质保量完成财务指标，发展前景良好。这一系列情况都表明新明实业的档案资料数量多、类型多、载体多，不管是人事档案、业务档案还是财务会计档案，其管理难度都较大，急需加快推进档案管理数字化建设。
二、新明实业档案管理数字化建设的措施建议
（一）落实档案数字化加工工作。首先，新明实业根据纸质档案的数字化加工原则，结合自身情况科学确定档案管理数字化建设的范围。虽然从理论层面看，把所有室藏档案进行数字化加工是最彻底的建设方案，对档案使用者而言也最理想，但是没必要这样做，应对库存档案进行大规模的鉴定，那些已经没有保存价值的档案应予以销毁，省时省力，避免浪费公司不必要的资源。其次，对本单位有特色的档案进行数字化归档。例如可以先把公司珍贵的老照片、公司历史资料、业绩表和一些常用的合同、协议等进行数字化归档，对那些重要的但已经破损的、受污染的、纸质发黄变脆的档案原件要尽快修复抢救，进行数字扫描，逐步建立起公司档案数字化数据库。再次，使用数码相机、扫描仪和音视频采集等设备对重要的室藏纸质档案、照片等进行扫描，拍摄实物档案，采集录音录像档案，把它们转变成数字化信息存储在光盘、磁盘等载体上;针对扫描的图像实施加工处理。例如有偏斜的图像要进行纠偏，达到视觉上感觉不偏斜的效果;如果图像的方向不正确应旋转还原，使其适应人的阅读习惯;分区扫描大幅面档案后会形成多幅图像，要实施拼接处理，将其合并成完整的图像，确保档案数字化图像完整;如果影像图像有杂质就要及时去污，蓝图要消蓝，并合理裁切扫描的图像，去除多余部分，尽可能缩小图像文件的大小，达到节省内存的目的;调整色度与亮度等，优化图像效果;扫描档案原件之后要识别其汉字，提高数字档案信息的录入效率。
（二）建立健全企业档案数据库。在档案管理数字化建设中，档案数据库占据核心地位，完善建立新明实业的档案数据库需要把握两方面内容：一方面，建设档案目录数据库，这关系到新明实业的档案检索利用和专题目录数据库、全文数据库建设。目录数据库建设要根据一定标准和规范把档案著录信息进行编目，并将其导入档案管理系统，用计算机进行管理、统计和检索;按照新明实业的档案工作制度和日常档案分类管理标准，在档案管理系统建立文书档案、数字化图纸、电力工程前期档案等目录数据库，并根据档案特性细分每一个数据库，建立多个数据库表。为保证档案使用者可以充分检索内容，提高档案查全率，应根据国家三级目录表格要求重新修改每一个目录表的编目，详细设置字段的类型和长度、排序规则、档号规则等，再关联三级目录，包括项目级、案卷级和案卷级、目录级，进一步提升检索档案的准确性。另一方面，建立新明实业档案状态数据库，其作用在于把公司的各种新信息统计起来进行整理，并利用电脑与网络进行保存、传输，在档案状态数据库中收集档案信息。该数据库有助于管理人员信息，区分陈旧档案、最新档案，为提取有用档案信息提供便利，同时对公司档案人员产生促进作用，使其有充足的时间整理各种档案信息，将其准确分类存储到各个档案库之中。
（三）打造档案信息化共享平台。新明实业在实现电子文件全文检索和档案数字化的基础上应建立网上信息资源共享平台。例如连接公司的档案系统和业务系统、办公自动化系统等，形成完善的信息系统，促使各部门共享资源，获得更多档案信息、成果，提升档案信息使用率。在档案得到数字化处理之后，档案人员就可提供网上查询服务，在公司网站上构建档案主页，并把档案数据和信息传上去，方便相关用户查询业绩、人事信息等，或者检索全文，满足信息使用需求。公司也可在档案主页设立多个主题，实现对档案数字资源的整理与汇编，例如对公司的大事记、年鉴、历年员工合影、公司面貌、公司发展历程等专题资料进行汇编，再上传到网络进行档案信息共享利用。
（四）保证数字档案信息的安全性。现代企业的档案工作务必要兼顾安全与保密的原则，而新明实业在档案管理数字化建设中使档案利用变得更便捷、开放，档案信息安全控制难度也就更大，要求档案人员落实鉴定开放电子档案的工作，处理好档案信息的利用和保密之间的关系，在保护公司商业秘密和《档案法》允许的范围里共享档案信息资源。具体而言，档案人员应先针对档案管理系统建立操作权限、设置电子文件操作的自动启动日志，有权限的人才能打开隐秘保存的档案。在该过程中要注意限制数据权，同时控制档案分类和每一条档案记录及每一个字段的权限。同时，把安全系统建设落到实处，促进对技术防范手段的使用，配置视频监控、自动灭火设备、红外报警等安全防护设施和计算机监测系统、电磁防护设备等信息安全软件与设备，保证实体档案数字化加工设备、档案信息等的安全性。此外，在档案信息利用平台上实现不同权限的设置，授权等级大致包括：不能浏览公司电子档案、查看档案记录;可以查看档案记录，但不能浏览电子档案;可以浏览电子档案，只是不能下载档案信息;可以浏览并下载档案信息，但是要限定下载的次数;可以浏览电子档案，不限定下载次数。针对其他的身份鉴别，公司可使用电子签章和口令、密钥等技术，在检索档案信息方面进行身份识别，确保公司档案的使用者根据权限严格分级使用档案信息，从技术上禁止使用者随意进入档案管理系统修改档案信息，或者不经过批准就查阅权限以外的档案，提高档案信息使用的安全性，保护新明实业的商业秘密。
三、结语
总而言之，在信息化发展时代，新明实业作为一个现代企业，在日常的经营与管理中务必要认识到档案的重要价值，把档案数字化加工落到实处，同时完善档案数据库，促进档案资源的共享，有效保护数字档案信息的安全与秘密，从而提高公司的档案管理质量，为公司的发展和进步提供可靠支撑。
【参考文献】
[1]王宁.企业档案数字化建设工作探讨[J].建材与装饰， 2018（10）：212.
[2]冯睿.企业档案数字化建设的探索与思考[J].兰台内外， 2017（04）：28.
[3]王肖.数字化背景下企业档案管理策略探讨[J].城建档案，2018（12）：76-77.
[4]曾祯.浅谈企业档案数字化工作的对策及建议[J].现代国企研究，2018（06）：65-66.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15245157.htm
