石油企业集团固定资产管理探析
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作者: 任子瑜
【摘 要】 文章针对当前石油企业集团固定资产管理存在的主要问题,指出了落实责任、健全机制、按期清查、建立档案、考核监督等程序及方法,提出加强石油企业集团固定资产动态管理是解决问题的根本途径。
【关键词】 石油企业集团;固定资产;动态管理
石油企业集团是国民经济重要的支柱产业,随着我国经济体制改革的渐次推进和逐步深化,石油企业集团逐步推向市场,面临着自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的新趋势,加强内部财务管理已成为石油企业集团的共识。石油企业集团的固定资产管理虽然建立了比较健全的管理制度,形成了比较规范、系统的管理方法,但在具体实践过程中尚未得到足够的规范和控制。石油企业集团加强固定资产统一管理的意义不仅在于大幅度提高资产的使用效率,降低成本,而且可以通过资产管理提升企业形象,促进集团内部营销、投资等方面有效的规范和改善。
一、石油企业集团固定资产管理现状
(一)考核体系不健全,资产管理松散
集团内部对下级公司考核主要是纵向考核即分专业中心考核,如销售板块主要分为五个专业中心,分别为零售管理中心、商业客户中心、物流配送中心、润燃中心、会计核算中心。资产考核主要应在会计核算中心,而会计核算中心事务繁杂,仅靠一名资产管理员工作根本无法到位。其他专业中心对资产的考核仅限于实物管理模块PM与财务模块AM是否一致。上级会计核算中心事实上无法真正考核到下级各专业中心的资产运营状况,因为考核机制不健全,对其他专业中心的约束力度不够,客观上造成了部门之间相互推脱、管理不到位等现象。同时由于反映资产总量、结构等的考核指标内容不够准确,资产账实相符程度、数据更新程度、资产利用合理比例、资产闲置存在问题没有相应的考核指标,考核指标的不完善,导致当前资产管理不能真实反映财务管理状况、资产问题及结构状况,监控的职能不能有效发挥。
(二)资产账实不符,资产清查起不到应有作用
由于上级公司重点考核账务系统之间的对应情况,而账务系统与实物状况的相符情况因为考核难度较大在考核中处于略化状态,资产管理制度得不到有效贯彻和落实。每年例行的资产清查耗费了大量人力、物力、财力,但因种种原因账面迟迟得不到调整。账实不符主要有三种情况:一是账有实无资产,如锅炉,固定资产模块中使用年限25年,加油站配置的均为小型锅炉,至多5年即处在报废状态,供暖效果大为减弱,各片区只有占用其他费用重新配置新锅炉,账面上的锅炉已不是原来的锅炉;二是账无实有资产,账面使用年限已到,作报废处置,资产仍在用;三是由于资产调拨引起的账实不符。
(三)责任主体不明,各职能部门管理相互脱节
石油企业上市以来,集团在全面建立落实各项制度、加强资产管理方面做了大量艰苦细致的工作,固定资产管理工作有了显著的进步,但由于固定资产管理工作本身的复杂性和历史遗留,现有管理体制不完善等因素的制约,固定资产管理制度的执行仍不到位,各专业中心与职能部门之间仍缺乏协调统一。固定资产的购建与运营管理涉及到多个专业中心和职能部门,各个部门职能不同,角度不同,既相互联系,又相互制约,在实际运行过程中,部门之间缺乏很好的配合,事先控制意识不强,存在一定的漏洞和风险。
二、对固定资产实施动态管理是解决其现状的根本途径
针对以上固定资产管理使用过程中存在的问题,笔者认为应从以下几方面加强固定资产管理,做到账账、账卡、账实相符,保证信息完整准确,核算真实,为加强固定资产控制管理提供翔实数据。
(一)健全机制,解决实物资产管理者缺位的问题
通过建立权责清晰、分工明确、互相沟通、紧密配合的资产管理体制,为资产管理各项工作的顺利开展奠定基础。针对石油企业集团资产存放地点分散、资产管理涉及部门多、管理难度大等特点,成立专职或兼职的实物资产管理部门。主要对本企业所使用资产的实物形态进行管理,具体负责存量资产基础数据的管理,并加强与其他资产管理部门的配合,及时掌握和了解实物资产的动态变动情况;全程参与固定资产的投资至处置全过程,投资项目的审批、评估、决算等资产管理工作,参与本单位中长期投资规划、制订资产管理制度,进行资产运营分析;组织存量资产的清查盘点,监督检查、统筹各单位的资产管理,定期对各单位资产管理情况进行通报。使用单元的资产变动需在第一时间向实物资产管理部门申报,由其登记后转至财务及各管理部门,保证资产的变更步调统一,各部门账账、账实相符,维护资产的安全完整和保值增值。
(二)摸清家底,加强固定资产清查盘点工作
由实物资产管理部门牵头,财务部门(负责维护ERP中的AM模块)、资产管理部门(负责维护ERP中的PM模块)、使用部门等相关部门组成清查小组定期不定期地进行盘点。根据盘点结果详细填写盘点报告表,并与AM及PM核对。发现账实不符的,应编制固定资产盘盈、盘亏表,设备使用部门发生变动的,应补办固定资产调拨单,并及时作出报告。固定资产管理部门、使用部门应查明固定资产盘盈、盘亏的原因,包括状态的改变、使用部门的改变等,提出初步处理意见,经有权人批准后作出相应处理。固定资产清查包括房屋建筑物、油品集输设施、运输设备、机器设备及其他设备。此外,还需将土地和在建工程列入清查范围,对盘盈、盘亏的资产进行技术鉴定,按规定程序进行处置,并上传到固定资产管理系统,更新AM和PM系统中的数据,确保固定资产账实相符。清查盘点结束后,实物资产管理部门应整理、汇总清查情况,查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符,固定资产的保管、使用、维修等情况是否正常,并对清查盘点中发现的问题及时查明原因,形成资产清查报告。对于清查中发现的资产内部存放地点或使用人等相关信息发生变化的,要出具“实物资产调整单”,对于盘盈、盘亏的资产,要出具“固定资产盘盈(盘亏)处理单”,履行相关审批程序后,交财务部门进行账务处理。
(三)强化管理,全面建立资产管理档案
根据资产清查结果,同时借助固定资产数据集中核算模块,结合存量固定资产管理的具体需求,将固定资产卡片中的相关内容纳入系统,并将资产使用、管理部门、保管责任人、资产调拨、转移、报废以及实物资产的图片纳入集中核算系统,建立固定资产管理档案,实现统一固定资产账目、统一核算,通过软件实时查询全系统任何一项实物资产的相关数据信息,直接打印资产管理卡片、下载资产图片。固定资产管理档案主要包括各项存量资产的保管责任人、管理承诺书、管理卡片、图片、证照资料、建筑图纸、盘点、报废、毁损情况等资产管理内容,旨在对全部实物资产逐项建立数据和图片档案,将其作为会计资产价值核算的补充和延伸,与会计账簿相辅相成,为固定资产的动态管理提供初始依据。一是整理相关数据及图片,实地测绘制图。对全部固定资产逐项进行实地拍摄、测绘制图、账实核对,并记录各项资产规格型号、数量、品牌等重要信息,将资产的各项信息全部纳入固定资产集中核算信息系统。实地拍摄要做到全局与部分相结合,既包括资产组全貌图片,又包括分类资产图片,还包括单项资产图片。如加油站资产图片音像资料应包括加油站全貌图片、所属加油机图片、单台加油机图片、加油机标签(品牌规格型号)等内容。实地测绘制图指平面投影制图,要标明位置、刻度及比例尺,如加油站测绘制图包括占地面积、房屋、罩棚、加油岛等建筑物投影图、消防通道等虚拟标示图标。二是规范资产管理档案样本。区分不同资产管理单元和资产性质和类别,充分考虑了资产变动、更新及维护等情况,设计加油站资产管理档案、油库资产管理档案和办公资产管理档案等不同的模版,并制订出规范性文件,对资产管理档案编制的方法步骤、各类资产的数据项目内容、图片格式以及图片拍摄方法、测绘制图标准、软件的操作流程等各项具体工作作出了详细的规定,保证资产管理档案内容的规范和格式的统一,建立一套内容翔实、数据准确、直观明了、查阅方便的固定资产电子数据库。三是集团公司对各单位的资产管理档案进行了考核验收和综合评定,对部分单位存在的不足提出了整改建议,并督促落实,确保了固定资产管理档案的编制质量。通过资产管理档案的建立,将资产的会计账目、实物资产明细表、资产实物图片、测绘制图信息和资产管理卡片登记册的相关信息有机地结合起来,保证了资产核算、保管信息的完整、准确和一致。
(四)理顺流程,加强资产的动态管理
实现存量资产的动态管理,首先需要明确实物资产增减变动管理流程,规范固定资产的购建、验收、入账、交付使用、调拨、维修、更新、出租、出借、报废、盘盈、盘亏等事项的审批程序、交接手续、操作流程、各相关部门应提交的核算单据、资料以及核算方法等内容。同时,要求各实物资产管理单元完善实物资产管理台账PM,及时与财务部门的数据AM进行核对。未按要求履行相关审批程序和交接手续的实物资产,不得擅自变动,从而使实物资产的增减变动与财务资产核算实现实时链接,保证固定资产的账实相符。对于新增的资产或低值易耗品必须附验收单,更新的资产必须要有旧资产的处置方式方可付款。设置《废旧资产处置审批表》,经相关部门认证后将处置收入及时交入银行。对于未处置闲置的资产,实物资产部门、财务部门同基建部门共同管理,在处置和调用时须有三方人员签字。其次,严格执行定期全面清查盘点制度,了解资产变动状况,并及时对资产管理数据进行维护、更新。再次,以资产管理档案为依托,建立资产管理档案数据维护、更新制度,将数据的维护和更新作为资产日常管理的一项重要工作来抓。明确管理单元和资产管理员的责任,对变更资产和新增资产及闲置资产每月进行调查,及时补建、更新和维护资产管理档案;对处置资产账面处置与实物处置不同步的,要区别对待、分步进行销账,提足折旧实物资产继续使用的,可对残值先计提减值,待实物处置时再核销账面。在资产的整个运营周期,发生变动均实时拍照归档,不断提高和完善资产管理档案的质量和实用性,保证资产管理档案内容的完整,达到资产动态管理的目标。
(五)经营资产,实行保值增值责任制
对闲置不用或利用率不高的资产制定专门的制度和措施,鼓励并监督合理流动或参与市场经营,通过资产的优化配置,充分挖掘资产的效能,获取相应的经济利益。将资产利用率、资产租赁收入等指标纳入考核范畴。同时对账销案存资产加强后续管理,核定变价收入预算,跟踪监管,避免资产的流失。
(六)强化监督,建立资产绩效考核机制
建立资产运营分析制度,定期对资产运行情况和经营质量进行定量、定性分析,作出真实客观的综合评价,提高资产投资回报率。重点关注加油站的营率分析,准确把握加油站运营情况,及时分析暂时关闭加油站的原因,可以从加油站的销量、年租金支付额、运行费用、差价收入、可研报告销量等多方面进行分析。通过对资产投资和运营质量的分析,构建资产绩效考核机制,将资产管理状况纳入年度考核指标,变纵向考核为纵横结合考核,即对专业中心考核与对分(子)公司考核相结合,上级及同级实物资产管理部门、审计部门、监察部门具体负责资产管理的监督检查工作,检查监督各部门职责履行情况、实物资产的管理情况、资产定期清查制度的落实情况、资产管理档案的管理情况、资产数据的维护和更新情况等内容,每月随机抽点样本,检查账实相符程度,并及时通报检查中发现的问题,奖优罚劣,跟踪整改落实情况。
固定资产管理工作是一项常抓不懈的工作,企业的各级领导必须充分认识到固定资产管理的重要性,明确相关责任人的职责范围,将资产管理责任落实到人,定期考核责任履行情况,对固定资产加强动态管理,使得固定资产管理制度有效、长足地发展。●
【参考文献】
[1] 张冬香.如何加强煤炭企业固定资产管理[J].会计之友,2009(10).
[2] 张方瑞.浅谈煤炭企业固定资产管理存在的问题与对策[J].会计之友,2009(10).
[3] 霍彩珍.定职院校固定资产管理管理探析[J].会计之友,2009(9).
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