基于大数据背景下的高校人事信息策略
来源:用户上传
作者:
摘 要：随着社会的发展变化，高校深化改革不断加大，高校人事管理也应适应社会的变化，为提高人事工作效率、提供精准决策依据，提升人事数据利用价值、提升业务档案管理水平和改善教职工服务质量，高校人事信息数据化是发展的必然选择与趋势。
关键词：高校;人事管理;信息数字化
随着我国的社会发展变化，高校深化改革不断加大，人事工作是深化高校改革的重要制度之一。同时，在全球数字化、大数据的驱动下，人事管理工作的内容和方式都发生了翻天覆地的改变，从单纯的数据记录到数据分析，从手工记录到信息数据化。对于众多高校来说，学生管理都已经全面实行校园数据化的管理，然而教职工的管理还未广泛普及，导致信息化程度低，进程缓慢等。高校作为人才济济的教育行业排头兵，为适应新时代的社会需求与改革，应积极推进教职工的人事信息数据化改革，为高校进一步实现教学科研目标和提升教学质量提供保障，从而达到提高工作效率，降低管理成本，提升学校决策准确度的工作要求。
一、高校人事现状
1997年召开的首届全国信息化工作会议，将信息化定义为：信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。人事管理信息化是历史进步的必然趋势，信息化生产力代替原始生产力，使用新的智能化工具代替原始纸质材料，不仅使得材料完整保留，日后有依可循，还为科研教学提供有力保障。2018年4月，教育部在《教育信息化2.0行动计划》中也指出：到2022年，我国要基本实现“三全两高一大”的发展目标，即教学应用覆盖全体教师、学习应用覆盖全体适龄学生、数字校园建设覆盖全体学校，信息化应用水平和师生信息素养普遍提高，建成“互联网+教育”大平台，推动从教育专用资源向教育大资源转变、从提升师生信息技术应用能力向全面提升其信息素养转变、从融合应用向创新发展转变，努力构建“互联网+”条件下的人才培养新模式、发展基于互联网的教育服务新模式、探索信息时代教育治理新模式。
自2000年起，随着高校的扩招，教师和学生数量都大幅度增加，导致了在新时代下，传统人事管理无法满足当前工作的需求，为了解决这一困扰，部分高校开始探索计算机融入人事管理的问题。通过研究，简单使用信息数字化代替了传统人工信息处理与信息存储。在进入2015年后，随着高校的发展，与教师队伍质量和水平的进一步要求，这一简单处理无法满足现状，难以助力高校建設。高校又开始探索大数据，大数据这一方向，希望借助信息数据化能够收集、存储、整理、分析等工作，使之更高效、更准确、更全面。也能为学校发展提供预测与决策的基础保障。
二、高校人事数据化的重要性
对于人事工作来说，实行校园数字化最大的特点就是“人事数据共享化”。在传统工作的理念下，每个行政部门都长期习惯于“单打独斗”，各部门都有各自的信息系统，认为一件事只需一个部门出面解决，并没有形成学校内部全部信息的数据化管理，这就为后续的数据统计工作带来诸多困难，尤其是在进行一些针对性的数据统计时，数据关联到不同部门需要进行协同作业，但由于数据归属的分割，又导致需要不同部门分别进行统计，在极大程度上浪费了人力资源和时间资源，并且由于在信息统计梳理过程中参与的人员较为复杂，工作协调配合还需花费大量时间进行磨合，可能会进一步造成工作效率的低下，进而导致数据统计工作的整体迟缓。具体举例来说，在高校进行上报数据时，需要多个部门进行高频率的沟通，既增加各部门反馈的时间成本，由于口径问题，信息处理也比较凌乱，难以统一;且针对不同填报数据的字段、用途、时间节点与口径，人事信息反复统计，工作重复性高，消耗大量的人力资源和时间成本，使之资源的综合利用率较低。在信息化生产力下，工作人员可以摒弃原始传统的工作方式，利用校园大数据系统打通各部门之间的屏障和数据阻隔，根据不同的需求进行更快速的人事信息采集，进而进行数据的统计与分析，减少不必要的重复性工作，提高数据的利用价值。总而言之，对于高校人事管理工作而言，通过引入信息化技术和大数据系统，能够有效打破过去不同部门之间进行协同工作的壁垒，进一步降低工作难度，提高信息搜集的效率，避免由于基础性的信息统计工作而浪费大量的人力资源，在一定程度上提高了高校整体的运作效率，数据的信息化处理也可以在一定程度上解放人力资源，将高校内部的人力资源转移到更具创造性的工作岗位，优化整体的资源配置，进而提高整体的管理效果。
（一）为学校提供及时、准确的决策依据
在整个高校人员管理中，从预测、决策开始，到拟定计划、组织实施、进行控制等管理运行过程中，始终贯穿着信息的作用，所进行的预测工作是否准确、决策内容是否正确，切实关系到学校的生存与发展，尤其是现代高校之间的竞争愈发激烈，各项决策的重要性更需要得到广泛关注，而数据是高校在进行各项决策前的重要依托，通过客观的数据能够为事件的可行性提供可靠的思考依据，也能够最大程度避免个人主观意念的偏差而带来的错误判断，因此，数据信息在高校进行决策过程中具有重要的地位和作用。但需要注意的是，人事数据本身涉及到各个维度，并不是一成不变的，而是时刻都在变化，动态化的数据更是增加了工作难度，尤其是使用传统方式收集、汇总、分析等，导致数据信息滞后，无法更准确地为预测提供依据，更无法显示实时状况，使其人事数据难以发挥最大的利用价值，且落后的数据信息还可能造成使用者对现实情况认知的不准确性和片面性，进而影响整体的判断和决策。而且在传统工作模式下，数据整合费时长，准确性低，浪费成本，难以准确分析数据。基于此种背景和现实需求，使用信息技术取代传统的数据统计工作已经成为必然的趋势，信息技术可以在较短时间内整合、分析数据，并且提高准确性，让数据能够发挥其最大使用价值，并且基于数据本身的动态性特征，利用信息技术可以实现日常数据信息的快速更新和修正，大大提高了数据信息更新的效率，实现数据的全面同步，进而在高校出现数据统计需求时，可以快速统计出最新信息，为高校的日常管理、决策提供扎实的数据支撑，对于高校自身的管理运作具有不可替代的重要作用。 （二）提升文档管理水平
目前人事工作保留了许多原始的工作方式，仍保存原始纸质业务档案，带来一系列的问题：首先，在工作使用中，诸多纸质档案可能造成无法快速查找的问题，需要耗费大量时间和人力，造成档案本身的使用效率较低，不利于信息数据的充分使用和价值发挥;其次，纸质档案由于本身的材质问题无法长期保存，不符合档案长期留档、长久使用的需求，为后续的工作带来一定的工作难度，甚至可能造成部分档案信息的损坏缺失，重要的信息数据无法挽回;最后，纸质档案在长期保存的过程中也可能由于工作人员的保管不当而出现丢失、无法找到。因此，原始的纸质档案在保管方面存在不可忽略的问题，需要进行改善和优化，为解决此类事情，建议全面使用数字化管理，一方面来说，针对过去留存的纸质文档可以利用计算机扫描技术，将这些文档进行数字化处理，制作电子档案，便于长期的文档保管，也便于后期信息统计和整合，且有利于使用者全面了解数据变化和事情发展;另外一方面来说，近期的数据可以在已数字化处理的电子文档基础上进行丰富和更新，有利于数据整体的连贯性和完整性，并且通过此种方式来实现信息数据化存档，突破传统文档保存方式的限制。总而言之，从文档的保管角度来说，引入计算机技术进行数字化处理符合该项工作的发展需求，极大程度提高文档的综合管理水平，提高后期文档的搜查、统计效率，将文档按类型存储，可迅速查找，做到有据可依，有理可查，提高信息处理的准确性与时效性，为数据使用奠定良好基础，还可以解决传统纸质文档的材质保存期限问题，并且最大程度避免工作人员的工作失误而可能带来的文档丢失现象。
（三）提高信息联动性，减少管理资源浪费
现代高校发展的规模越来越大，日常管理过程中也涉及到诸多部门，目前，由于各部门间的业务划分以及管理权限不同，所产生的数据更新程度也有所不同，无法形成联动处理，进而导致管理资源的浪费，影响高校整体的运作效率和管理水平，影响高校本身的综合竞争实力。具体举例来说，年底学校在计算绩效分配时，对于教学量的计算，由各学院教学秘书负责教师的教学任务，上报教务处;对于科研工作，由各学院科研秘书负责教师的科研数据，科技处负责汇总与审核;两方数据审核后，统一报人事处，人事处工作人员与各位老师核对，并折算当年的工作绩效。在这一项工作过程中，需要由校内的多个部门独立完成，但不同部门拥有自己独立的数据系统，中间可能存在数据库不一致、口徑偏差等问题，使得工作人员需要进行反复沟通和校对，寻找差异点，也存在数据库无法合并的问题，进而极大程度增加数据统计的工作量和工作难度，降低工作效率。基于此种情况，可以通过实行信息数字化管理，建立一个全面的信息库，管理人员在学期初就可获得教学量的基本情况，中间若出现变化可由教师填写、部门审核，年底人事处直接进行绩效分配。通过此种方式打通各个服务平台的互联，形成有效的联动机制，减少手工办理的错误率。打破部门间的手工传递壁垒，资源整合、资源共建、实现资源共享。总而言之，随着高校本身发展的规模越来越大，其内部设置也更加精细和多样化，自身管理逐渐趋于复杂，需要引入信息技术来打造各部门间的联动机制，有利于数据的快速采集、统计和共享，也避免传统统计工作带来的大量人力资源和时间资源的浪费，且减少工作错误的发生而影响整体的管理效用。
（四）改善服务质量，方便教职工
虽然各学校、各部门都有信息系统，但数字化不彻底，若涉及多部门间的配合，还需纸质提交。待一个部门审批签阅完，再送到另一部门，让教职工为一件事情跑前跑后，无法一次成办理成功，从而形成教职工与部门之间的矛盾，使教职工怨声载道。一方面影响学校整体管理的现代化发展水平，影响综合运作效率，甚至可能造成校园管理的内部矛盾，不利于校园的稳定运行;另外一方面来说，教师本身属于教育型、科研型职工，其日常的工作重心在教学、科研方面，学校在日常管理中需充分考虑到教师的精力有限问题，为教师的日常工作生活提供足够的便利，尽量避免由于日常管理问题而占据教师的时间，进而可能会影响教师在教学、科研方面的精力投入，影响高校的综合教育水平和科研水平。因此，为改善服务质量，方便职工，对于人事工作，可使用大数据化管理，教职工可通过移动终端在线上一键办理人事的各项业务，各部门间也可在线上进行审批，实现电子化，具体举例来说，职工在日常工作及生活中可能需要的各种证明和工作申请，包括在职证明、收入证明、职称证明、信息查询及修改、请假、出国业务、辞职调离、内部调配等，为教职工免去办理等待时间，也减少教师一遍又一遍的填写个人信息，计算机信息技术可以实现一次记录，随调随用，提高人事服务质量，也简化办理审批流程，同时减少工作人员与办事人之间的矛盾，简化部门间的传阅与审批，简化传统审批过程的繁琐性，规范审批流程，提高审批效率。总而言之，在高校内引入计算机技术，实现校园信息的数字化管理，有利于更好地服务教职工，减少教职工因校内办事而造成的大量时间投入，简化不必要的工作流程，让整体的管理更加人性化，也不断提高教职工对于高校管理的满意程度。
三、结语
综上所述，人事工作的内容不仅仅是单一的存储，还关系到高校长期的生存与发展。想要扮演好自己角色，就要利用新的科技手段来到达。大数据是信息化发展的新阶段，它不仅实现各个部门管理数据的共享，提高管理效率，增强信息利用价值，也提升高校人事管理的质量和水平。
参考文献
[1] 华宁.航天A 研究所信息化建设中信息质量控制研究[D].西安：西安电子科技大学，2010.
[2] 教育部关于印发《教育信息化2.0行动计划》的通知[Z].2018-4-18.
[3] 席睿.加强高校人事管理信息化建设的思考[J].智库时代，2019.
作者简介：程瑶（1988.02- ），女，汉族，广东中山人，硕士，助理工程师，研究方向：高校人才引进、人力资源管理。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/4/view-15187748.htm
