关于信息化时代医院档案管理工作

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　　【中图分类号】R19 【文献标识码】A 【文章编号】1672－3783(2011)12－0333－01
　　【摘要】医院档案是医院在各项工作活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。医院档案不仅涉及到医院本身历史发展的全貌，更关系到人民群众权益和健康，做好档案工作功在当代,利在千秋。在现代社会信息化快节奏的今天,对档案管理的要求越来越高,加强医院档案的管理有着非常重要的意义。在本文中，笔者主要对信息化时代如何做好医院档案的管理工作展开详细讨论。
　　【关键词】医院；档案管理；信息化
　　 档案管理是医院现代化管理的组成部分,虽然只是医疗业务的辅助部分,但却是医院领导决策的重要依据。在信息技术高速发展的今天，各类信息资源呈爆棚态势。信息技术的应用也不断深入，而在这样的大趋势下，档案管理工作信息化也必然成为其中的一部分。
　　一 医院档案管理工作信息化的必要性
　　随着计算机技术、网络技术，通信技术的发展，医院记录档案信息的载体日趋多样化，包括文本文件、图形、图像文件、音视频文件、电子报表、电子邮件、网页文件、数据文件等，在管理方式、载体形式、服务模式等方面对原有管理方式都产生了巨大的冲击，医院档案管理陈旧的工作方法已难以适应现代化档案工作的发展要求。如何对数字化档案信息进行有效管理、有效开发和合理使用，是医院档案工作现代化建设的首要议题和工作重点。
　　二 信息化时代医院档案管理工作信息化建设的途径
　　
　　2.1 加强信息化管理意识:医院层面的重视对于推进医院档案信息化管理工作有着关键性作用。医院各级人员要根据《档案法》和《医药卫生档案管理办法》等有关法律法规,增强对档案管理重要性的认识,特别是提高医院领导干部的档案管理意识。档案室负责人和领导的宣传对接应该做好，保证医院对其的重视。同时还要向各科室宣传，以增强科室人员的档案信息化管理意识。档案室工作人员应向院方领导强调档案信息化工作的必要性，提供优秀案例供院方参考，建议医院主管领导在档案工作中加大信息化建设投入力度，并提出可行性方案。
　　2.2 完善相关的设备:配置稳定可靠的高性能硬件设施是档案信息化管理的技术基础，对于信息化档案管理环境下的档案采集管理以及利用都很重要。在具体的操作方面，医院应该根据各医院的实际情况，争取最大限度地对档案管理工作进行投入，配备较先进的计算机设备和辅助设备，在保证服务器、磁盘阵列、PC机、网络交换设备有效、稳定运行的基础上，还需配置扫描仪、刻录机、音视频数字化采集和转换设备、数码相机、数码摄像机等辅助设备。建设基于医院内部办公网络的档案管理平台，把数字档案存储在专用数据服务器上，检索工作站通过专网访问，为内部用户提供查询、更新、事务管理等服务，实现档案的科学化管理。同时根据自身的实际条件，尽可能的加大对档案管理工作的资金投入，配备较为先进的技术设备，同时在医院内部构建一个档案网络平台，为用户提供查询、更新、事务管理等服务。
　　2.3 建设高素质的档案管理队伍:医院应该积极采取多种方式对档案工作者的综合素质进行培养提高，保证工作人员的高度责任心，认真严格地依据有关规定进行档案管理工作，同时根据工作发展需要来补充自身的专业知识储备，做到与时俱进。另外，积极参加相关的培训学习，系统全面学习档案信息化管理方面的本领。尤其是计算机技术和网络知识，并将其运用到档案数据信息的管理方面。
　　2.4 做好档案信息化建设:档案信息化建设的核心问题是档案信息资源建设,没有可提供利用的档案信息资源为基础,档案信息化的速度与效率均无从谈起。医院档案信息资源包含电子病历、财务数据、收费系统、辅助科室检查数据、影像检查数据库、病案、统计等多部门或者其中数个部门的电子数据库,因此必须整合信息资源,在保证数据安全保密前提下实行统一管理、资源共享。在整合信息资源的基础上构筑一个档案信息查询平台［4］,使档案查询更加便利,并且不受时间、空间限制,实现网络查询、远程查询,变实物档案室为虚拟电子档案室等。
　　2.5 完善档案管理制度:首先要完善基础性工作的规章制度，确保文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列工作按照统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行。其次，加强信息技术的规范化，及时处理电子文档归档、管理，进一步完善档案信息开发、档案数据结构、档案数据库建设等工作。再次，将档案工作人员是否遵守医院档案信息管理制度的情况固定纳入医院岗位责任制和考核办法之中，从而有效激励和约束工作人员的行为，保证医院档案工作的规范化、标准化。
　　三 医院档案管理信息化需要注意的问题
　　3.1 档案的安全问题:档案信息共享是信息化档案工作在目前比较直观的优势。但在目前的安保措施下，档案存在的潜在风险还是比较大，计算机病毒以及黑客入侵等因素都有可能对档案管理系统造成影响，破坏档案信息。为了提高医院档案的利用效率，更好地服务于医院管理工作和病人的需要，实现档案信息共享，医院档案部门与医院内部及部分因特网用户实现互联，包括医院内部工作人员、上级主管部门、病人在内的很多客户端设备可以进入档案系统，获取需要的信息，在方便获取的同时，也使档案的安全性受到威胁，电脑黑客和计算机病毒都有可能入侵档案管理系统，破坏档案信息。
　　3.2 纸质档案的处理:对于纸质档案数字化处理的方式有两种，一种是翻拍，就是直接将纸质档案拍摄成彩色和黑白的数字图像。第二种是扫描，用高速扫描仪将拆散的档案扫描成黑白数字图像。扫描仪无法对装订的病案进行处理，必需拆散档案，扫描完之后再装订。经过图像文件转化后的档案资源以图像文件格式存储，同时把档案的相关信息和图像管理信息存储在数据库服务器上并将纸质档案放回。
　　四 结束语
　　 档案是昨天的遗产,今天的财富。在信息化时代，医院建设逐步向数字化方向发展，作为医院管理工作现代化的有机组成部分,医院档案管理工作必须紧跟时代潮流,才能适应医院管理现代化的要求。
　　参考文献
　　［1］ 孙晶. 浅议如何做好医院档案管理工作［J］. 现代营销(学苑版),2011,(8).
　　［2］ 余强. 浅谈医院电子档案管理［J］. 电脑知识与技术,2011,(24).
　　［3］ 李中尧,王静. 新时期医院档案管理初探［J］. 企业研究,2011,(16).
　　
　　作者单位：056002 河北省邯郸市第一医院

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