图书出版的高效管理实施项目管理和ERP
来源:用户上传
作者: 李彦雪 刘 博
(1．北京市科学技术研究院，北京100089，2．北京科学技术出版社，北京100035，3．北京市射线应用研究中心，北京100012)
摘要：伴随出版社改制的逐渐进行，图书出版业竞争日益加剧，高效的图书出版管理将为出版社带来更多的经济效益和社会效益，项目管理与ERP的实施可以实现高效管理。
关键词：图书出版；项目管理；ERP
中图分类号：G237
文献标识码：A
文章编号：1672-8122(2011)01-0058-02
图书市场竞争激烈，图书出版的高质量和高效率已经成为出版社追求的目标。而图书出版的高质量、高效益取决于高效的管理。图书出版是系统工程，在出版过程中实施有效的管理可以提高出版社的综合竞争力和经济效益、社会效益。目前，许多出版社尝试或开始实施项目管理和ERP。
一、图书出版与项目管理
在人们正在进行关于图书出版引入项目管理时机是否成熟、能否实施图书出版项目管理等问题的激烈讨论中，很多出版社已经开始尝试实施项目管理。
(一)项目管理与“做项目”不同
出版社指任一人担当“项目管理”一职负责图书出版管理的方式其实只是“做项目”或管理项目，而不是项目管理。项目管理要求在一定资源约束下完成一次性任务，并达到一定目标，管理的内容是项目本身的范围、实施的时间、发生的成本、完成的质量。时间、成本与质量本身互有矛盾。图书出版实施项目管理就是科学统筹出版社现有人力、财力，使得图书出版实现(任务)多、(进度)快、(质量)好、(成本)省。因此，项目管理本身是一种统筹方法、一种管理手段。而“做项目”也许只是在从事一项具体的工作，负责整个出版环节的一个结点。
(二)不是所有图书的出版都适合实施项目管理
图书出版要兼顾社会效益和经济效益，但不是所有图书的出版都以经济利益为目的，另外图书出版管理与日常管理是融合在一起的，因此图书项目具有一般项目共性，但也具有特殊性。
实施项目管理的图书应为大型重点图书、树立品牌的图书、引进版权的大型套书等。因为每本(套)书的出版，不论其产生的经济效益和社会效益有多大，所经过的出版流程都是一样的，出版社做不到对每本(套)书都实施项目管理。
出版社大多是职能式组织结构。虽说项目本身无大小，但实施项目管理时，项目组为I临时组合，要从各职能部门中抽调有关人员组成项目组。参加该项目的人员，要接受职能部门领导和项目组领导的双重领导。完成任务以后，项目组就撤销，并不打乱原来设置的职能部门及其隶属关系，具有较大的机动性和适应性。这种结构能加强各职能部门的横向联系，便于沟通信息，最大限度地利用人才资源。项目组领导要在项目实施之前，对项目进行全面考虑和统筹，详细制定项目组成员每个人的工作任务和任务开始、结束时间，合理安排、调度现有资源。出版社每年出版图书上百种甚至上千种，出版计划本身将图书分为重点图书和一般图书，如果全部实施项目管理，项目组之间必然出现交错现象，必然出现一个人属于几个项目组的现象，既不利于资源调度，也不利于管理。而每个人的任务及开始、结束时间都已安排妥当，如果一人的工作发生拖延或遇到一些困难而不能及时完成时，在一个项目组内还可以通过及时调整人员或工作来保证项目的按时完成，但如果很多项目同时进行，一个环节出现问题，影响的将不再是一个项目，适时调整以然不能在一个项目组内完成，其结果会是所有项目受到影响。
(三)图书出版实施项目管理要求出版社实现信息化
图书出版实施项目管理，要求出版社信息化的程度很高。图书项目管理的内容是范围、时间、成本和质量，但管理的过程与图书一般出版过程并不相悖。出版过程也是投入与产出的资金运作过程。每本书的出版都要经过市场调研、形成选题议案、提交选题报告、进入出版流程、发行及反馈等过程，哪一环节也不可或缺。项目管理则要在其中对图书的选题质量、编校质量、装帧印制质量进行监督和调控，使出版的图书质量高、内容紧跟市场。项目管理还要对图书出版的全流程包括进度、成本和风险等进行监督和控制。
项目管理的主体是出版社，对象是图书项目，项目管理过程的关键是项目计划。项目组要做出完备而又符合实际的进度计划、成本计划和质量计划。项目实施过程中，要严格按计划执行。一旦进度、成本、质量与计划发生偏离，项目组要及时组织力量，根据实际情况和图书本身情况对项目计划做出调整或对实施过程做出调整。项目组成员要对负责的岗位工作有全面的认识，并对相关工作熟识了解。项目实施过程还要求项目组特别是项目组领导对财务资金运转情况、图书策划方案、发行情况、图书营销宣传等信息了如指掌。这就要求信息共享不仅在项目组内实现，还要求在出版社内实现。项目实施后期的发行、营销、宣传和信息反馈都要求出版社有较高的信息化程度。实施项目管理要求出版社实现信息化，由于项目组本身打破了职能格局，从一定程度上消除了各职能部门之间存在信息孤岛的现象，因此从另一方面来说，实施项目管理可以促进出版社信息化建设。
二、图书出版与ERP
(一)ERP是一个较为完整的管理信息系统
ERP(Enterprise Resource Planning，即企业资源计划)是20世纪90年代兴起的一种新型的企业管理思想，具体表现为建立于信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策支持和业务运行的管理平台和工作平台。t2JERP是提高出版社信息化水平的重要途径，实施ERP的出版社将建立完善的、集成的管理信息系统平台，消除以往由分散的计算机应用现状所带来的信息孤岛现象，增强各个部门的协同，优化业务流程。
ERP系统在出版业中的应用，首先是以ERP软件的应用为标志的。出版社对ERP的个性化要求非常高，要经过长时间的磨合和调整才能完全适用。ERP作为一种管理工具，它整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力，并将计算机硬件和软件融为一体。一般的，出版ERP系统以财务管理平台为核心，并将编、印、发、财务等流程一体化，实现财务、出版的流程化管理。ERP系统一般设有若干子系统：编务管理系统、出版管理系统、发行管理系统、财务管理系统以及其他系统。虽然各个出版社的图书出版流程都大致相同，但由于各方面的原因，每个出版社的资金运作形式，图书出版具体流程都不尽相同，这就要求ERP系统要能满足出版社的个性化要求。
(二)ERP是一种先进管理模式
出版社是内容产业，但同样需要管理的创新。ERP在出版社的应用，不仅是一套软件的应用，还是整套管理思想的革新。ERP提供给出版社一体化的出版管理平台，可以对供应(如纸张等原材料)、生产(即图书出版)、销售(如发行、
营销)等整个供应链及相关资源进行有效的控制。
ERP的实施是对整个经营管理系统的再造，这可能会涉及到每个员工。全面实施ERP需要出版社每个岗位、每位员工的积极配合。对出版社而言，ERP首先为各部门建立了高速信息通道。信息化和标准化的系统管理使出版社各权力层权力清晰化。ERP提供的共享信息流避免了个别人因工作权限而在某些问题上人为产生的主观影响，但标准化的系统管理会一定程度地对原有权力结构产生冲击，继而冲击原有管理思想和管理模式。ERP系统上线之前，应充分认识到ERP系统的实施会不可避免地冲击原有的管理思想和管理模式、作风和习惯、程序和方法，以及责权关系和体制结构等。因此，如果不改变管理思想，即使开始实施ERP，也只会收效甚微。
三、图书出版可实现项目管理与ERP结合
(一)项目管理与ERP各有侧重点
项目管理的优势得天独厚，许多出版社都开始尝试。项目管理的优势在于明细预算和精细管理，出版社对于图书的出版都有大致的成本估算，但项目管理能从细处着眼，可以同时对图书出版时间、质量、成本进行控制，能最有效地调动出版社人员的积极性，最优化地配置出版资源，对图书出版流程进行监督、控制从而有效提高图书出版质量和速度。
ERP是市场经济的产物。ERP的管理是“双核”的，一方面ERP侧重于对供应链进行管理，系统包含先进的管理思想；另一方面ERP管理的实现是与出版社信息技术的先进程度相结合的，系统包含了信息技术。但ERP作为一种管理工具仅仅提供一个规范体系，是提升企业竞争力的基础，不会像实施项目管理那样在图书出版上能收到立竿见影的效果。
因此，同时实施项目管理和ERP才是图书出版的高效管理模式。
(二)图书出版实施项目管理和ERP可实现精益生产和敏捷生产
现代企业与市场经济都是当前出版社面对的最现实的生产环境，这就要求图书生产必须实现高效管理。出版社可以在对整个生产过程实施ERP的基础上对重点图书等实施项目管理。实施项目管理和ERP要求出版社能改变沿袭已久的工作方式，并对出版流程和业务进行适当重组，几乎所有员工的工作方式都可能要进行调整和改变。
实施项目管理和ERP可以实现精益生产。精是指高质量，益是指经济效益和社会效益。图书出版实施项目管理和ERP，不仅可以建立出版社信息化平台、实现社内资源有效协调、有效控制整个供应链，还能对图书生产进行精细化管理、实现定人定岗定责定权益。有效管理的目标就是有效地生产――出版社能及时出版人们需求、喜欢的图书，并高质量、低成本地出版图书。
实施项目管理和ERP还可以实现敏捷生产。敏捷生产的出发点是对图书和市场的分析和判断，其着眼点是对图书市场做出快速反应。快速反应的含义不仅是速度，还包括质量和成本。图书出版是内容生产过程。可以传世的巨作，内容都是经过千锤百炼的。但市场经济条件下，也要实现敏捷生产。目前图书出版呈现多品种、大稿量、短周期、个性化的现状和趋势。能够做到快速反应、出版及时才能抢摊图书市场。出版社实施项目管理和ERP，可以使出版社在信息化条件下，协调出版现有资源，在对图书项目进行系列分析的基础上，迅速实施项目管理，以及时出版优秀图书。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/7/view-1097353.htm
