浅谈加强电子档案的管理及利用
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摘要：当前，电子档案的数量呈现逐年递增的趋势，电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，结合笔者单位实际，分析了电子档案的重要意义及其利用，提出了做好电子档案管理的若干措施。
关键词：电子档案;管理;利用
传统的档案管理工作主要以档案的实体管理为主，现代信息技术在档案管理中的运用，使得传统的档案管理工作为现代管理手段所代替。电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。
一、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。
（一）加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，档案多为纸质档案，由于档案工作的特殊性，在管理与存储过程中，存储占用空间大，保存成本高。档案管理人员需要花费大量的时间，进行手工收集、整理、保管、编研和向利用者提供服务。一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，将档案进行数字化管理，把档案保存到政府数据平台，不用担心档案受到自然环境破坏，也不用担心因为人员翻看破坏资料完整性，还节省了存储空间，减少机关单位的用纸量。信息化档案管理不再需要大量的人力进行维护、管理，减少了档案工作人员整理与装订档案的时间，提高了归档质量和检索速度，减轻了工作人员的劳动强度，节约了人力成本，提高了工作效率。
（二）加强电子档案管理，有利于满足工作的多样化需求
随着社会的进步以及工作的需要，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，解决了使用者多样化需求的问题。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
（三）加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。电子档案的应用管理，为档案使用者提供高质量的服务，这就要求我们必须拓宽知识面，努力學习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的最大社会效益。
二、电子档案的利用及主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的，现代化的档案服务方式所代替。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
2.通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆域之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
3.直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。如笔者所在单位，在档案信息化的利用方面就有深刻的体会，通过档案管理一体化平台与上级档案主管部门联网，检索、查询方便快捷，使用起来得心应手，大大提高了工作效率。
三、做好电子档案管理和利用的主要措施
强化档案利用意识，关键在于它对经济和社会发展所起到的作用，档案自身的特殊属性决定了档案馆不会像图书馆一样引起人们的广泛关注;但也恰恰是因为它的特殊属性，决定了档案馆终究不会为别的机构所替代。档案是历史的真实记录，具有参考价值、凭证价值和教育功能。加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，要从多个角度展开工作。
1.加强工作人员管理，提高档案保护意识
档案利用不仅仅是档案部门的事，也是全社会的一项重要工作，利用好档案，发挥好档案的社会价值，是全社会的责任，当然更是档案工作者的义务。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。 2.完善档案利用机制，整合各类档案资源
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。为了保证档案利用服务成为一个持续不断的卓有成效的活动，档案部门可以在档案信息网络中建立利用反馈系统，收集、整理各方面对档案服务的意见和要求，然后进行梳理、分类、制定出改进方案，以不断完善档案利用的服务机制，形成档案服务的科学的工作流程和合理的运行机制。
3.规范档案利用方式，避免不必要的损失
電子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
四、小结
现代社会正在跨入信息时代，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。档案利用是档案工作的根本归宿，只有充分发挥档案的社会作用，才能真正体现档案工作的价值和存在的必要性。
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