工作流服务中台在企业办公协同中的应用

来源:用户上传      作者:黄?沛　胡瀚凌

　　：随着企业信息化的发展，各业务系统面临着业务流程难落地、建设周期长、变更困难、流程标准不统一等问题。因此，能够快速进行原型设计上线、便于维护更新、业务适应性强、集成性高的工作流服务中台成为企业管理的重要工具。该文就工作流服务中台的优势，以及其在企业办公协同中的应用进行了深入分析，从多方面对工作流服务中台的结构、模块展开说明。
　　工作流 服务中台 表单 流程 流程监控
　　中图分类号：F272文献标识码：A文章编号：1672-3791（2022）11（b）-0000-00
　　Application of Workflow Service Platform in Enterprise Office Collaboration
　　HUANG Yanpei HU Hanling
　　（Shanghai Tobacco Group Co.， Ltd.， Shanghai， 200000 China）
　　With the development of enterprise informatization， business systems are facing problems such as difficult business processes， long construction cycle， difficult changes， and inconsistent process standards. Therefore， the workflow service platform， which can quickly carry out prototype design and launch， is easy to maintain and update， has strong business adaptability and high integration， and has become an important tool for enterprise management. This paper makes an in-depth analysis on the advantages of workflow service platform and its application in enterprise office collaboration， and explains the structure and modules of workflow service platform from many aspects.
　　Workflow; Service center; Forms; Technological process; Process monitoring
　　S着互联网的发展速度不断加快，行业业务复杂度增大、数据快速增长，对业务流程的自由度和适应性要求日益提高。然而大部分业务系统难以快速支持愈发复杂的业务发展需要，致使业务系统无法为企业提供其应有的价值。
　　同时，当一个企业拥有多套业务系统时，业务系统各自独立建设工作流，且大多数业务工作流具有较高的相似性，亦存在系统重复建设且业务流程标准难以达成统一的情况。用户使用时也必需同时登录多个业务系统，业务操作繁琐不便。如何才能通过主流的信息化技术，将多个业务系统联结起来，并针对不同业务提供对应的业务流程，使办公更为高效，为员工提供更便捷的办公体验，为企业提供更高的收益，是企业所面临的一项挑战。
　　1工作流服务中台的定义
　　工作流概念的提出源自于生产组织和办公自动化领域，通过工作任务的分解，由指定角色按一定的规则来完成，从而使办公效率大幅提升的同时降低生产成本，以提高企业对业务工作的管理水平。自定义工作流基本符合工作流管理系统WFMC（WorkFlowManagementCoalition）所提出的标准结构，通过将任务和用户角色剥离，提供了可由系统管理员自由设计的表单，运用不同类型的多样化自定义控件实现多形式数据的存放；通过图形化的流程设计，更为清晰地显示各业务的流程走向，每个步骤都由对应的用户角色在限定的区域内进行操作，完成后流转至下一节点，直至流程结束。
　　另外，中台一般是指搭建一个能够灵活快速应对变化的架构，快速实现前台提出的需求，避免重复建设，达到提高工作效率的目的。中台通常分为三类：业务中台、数据中台和组织中台，该文中主要涉及的是业务中台。业务中台是指基于数据和技术，结合行业应用，针对行业应用的模型及产品。业务中台具备业务属性，但本质是一些功能模块组件，基于业务中台可以快速封装出业务产品。业务中台将后台资源进行抽象包装整合，转化为前台友好的可重用共享的核心能力，实现了后端业务资源到前台易用能力的转化，具体如图1所示 。
　　结合大型集团化企业的业务场景，在进行信息化规划建设时，将自定义工作流和业务中台组合起来，构建一个工作流服务中台，从而实现集团化各级业务流程的统一处理，通过自定义的工作流服务，满足企业多样化的业务需求。
　　工作流服务中台的主要优点体现于它的灵活性、扩展性、及时性、可控性和可集成性，具体如下。
　　1.1灵活性
　　工作流服务中台提供了自定义配置的可视化表单和流程，设计者可根据不同的业务需求，通过文本框、单选框、多选框、下拉框、选人、选角色、选单位、选部门、图片、附件等多样的控件来设计符合业务需求的表单，以及图形化的流程走向图，设置串行、并行、会签等不同类型的流程分支，增加不同场景的条件判断，控制流程的走向，并支持按不同角色、不同流程节点的进行操作、数据权限的控制。

　　1.2扩展性
　　工作流服务中台支持设计者根据业务场景的变化，对现有的表单和流程进行扩展、修改，生成新的流程版本，系统支持对新旧流程版本的过渡和交接，并对历史版本进行管理，有助于业务可持续的改善与发展。
　　1.3及时性
　　工作流服务中台具备短信、移动设备通知、系统站内信、邮件等多样的提醒方式，实现第一时间告知用户相关信息，提醒用户对未完成的业务进行处理，并可通过流程配置，通过人工、自动提醒两种方式对逾期未及时处理的用户进行催办提醒，提高业务流转效率。
　　1.4可控性
　　工作流服务中台支持对新版本的业务流程进行流程演练，通过输入数据模拟执行流程并返回演练结果，及时发现流程潜在的风险并修改，确保流程上线后的平稳运行。同时，对已上线运行中的流程进行监控管理，可人工干预流程节点走向，记录相关流程处理日志，从而减少实际使用过程中出现的风险。
　　1.5可集成性
　　工作流服务中台提供标准接口服务，各业务系统通过调用表单流程定义、数据获取、流程发起、流程查看、流程终止等服务接口，实现各自业务审批流程在工作流服务中台的集成，同时便于集团化企业掌握各业务系统的应用情况，使管理更为规范、高效。
　　2工作流服务中台的实现
　　工作流服务集成方案包括前台、中台和后台。其中，工作流服务中台遵循国际标准，结合WFMC参考模型，实现了完整的工作流生命周期管理，其中包括表单设计器、流程设计器、事件管理器、流程监控、外部系统接口，具体如图2所示。
　　工作流服务集成方案中，后台由各业务系统提供业务数据，中台通过外部系统接口接收数据，按表单设计器和流程设计器预设的流程模板进行业务流转，由事件管理器进行业务流程事件的处理，并由流程监控提供业务流程的状态信息，从而为前台的各业务场景提供了工作流审批服务。
　　工作流服务中台主要提供了表单设计器、流程设计器、事件管理器、流程监控、外部系统接口五大模块，具体如下。
　　2.1表单设计器
　　提供了界面布局的设置，系统预设上下、左右、左中右等不同布局风格，并提供桌面应用和移动应用的展示模板。
　　提供了多样化的控件，主要包括单行文本输入框、多行文本输入框、下拉框、单选框、复选框、部门选择框、人员选择框、时间日期框、附件上传等，同时支持上传自定义控件，设计者可通过这些控件，个性化地定制符合业务需要的表单。
　　提供数据关联功能，支持静态、动态数据与控件的关联设置；通过起草视图、审批视图、打印视图等多视图的方式，结合用户角色权限，区别设置界面展示元素及操作功能，具体如图3所示。
　　2.2流程设计器
　　采用图形化的方式提供流程的展现与设计功能，包括流程节点设置、流程角色分配、流程操作权限、流程转向条件等，便于设计者进行解读并修改维护。
　　通过流程节点设置绘制完整业务流程，根据业务需求对各节点分配执行角色，支持设置到部门、人员、角色，并提供不同权限的操作控制。
　　采用智能算法和优先策略，实现流程节点的串行、并行、竞争、会签等流程走向控制，支持设计者对每个分支节点设置转向条件，设置校验逻辑，在实际业务流转过程中，系y会根据预设条件自动实现业务的流转和校验，具体如图4所示。
　　2.3事件管理器
　　事件指流程节点可能出现的所有动作，它驱动了流程的运转与执行，事件管理器中将正向流程、反向流程所涉及的所有事件提炼为流程启动、流程通过、流程退回、流程转发、流程移交、流程中止、流程恢复、流程完成、流程取消、流程终止等。
　　上述流程事件是工作流引擎中必不可少的环节，使得流程设计器中定义的流程能够按照预期的业务进行流转。
　　2.4外部系统接口
　　外部系统接口是承接外部系统和工作流服务中台的桥梁，负责将各业务系统的数据集成至工作流服务中台，及审批结果的跟踪与反馈，实现业务数据的闭环流转。
　　外部系统接口提供了表单身份认证、模板获取、数据保存、流程发起、流程查看，使各业务系统有了统一的工作流接入标准，便于业务系统快速实现流程审批业务，也为企业管理业务流程提供了便利。
　　2.4.1身份认证
　　工作流服务中台提供身份认证接口，确认用户身份，确定是否具有访问权限，从而保证数据和系统的安全，以及授权访问者的正当利益，如表1所示。
　　2.4.2模板获取
　　工作流服务中台提供表单模板编号配置，外部系统可通过接口获取工作流服务中台的表单模板编号，根据数据字典提供对应的业务数据，如表2所示。
　　2.4.3数据保存
　　外部系统通过接口将业务数据传送至工作流服务中台，由工作流服务中台根据数据字典组装表单数据模板，包括主表信息和各从表信息，如表3所示。
　　2.4.5流程发起
　　业务流程发起时，工作流服务中台将流程发起人、发起流程表单标题、附件、数据等信息返回至外部系统。
　　2.4.6流程查看
　　业务流程发起后，外部系统可通过接口获取流程表单模板编号、发起人、审批人、审批意见等流程信息。
　　2.5流程监控
　　流程监控是指对各业务系统的业务流程进行实时监控的过程，掌握流程流转情况，从而保障流程的正常运转。
　　流程监控提供流程日志、任务监控、模板管理、流程仿真等服务，便于管理员对各流程状态进行管理，同时管理员可查看各业务流程的流转情况，及时对有异常的流程进行处理，同时可以对发起流程预测，发现流程潜在的问题并调整。
　　3结语
　　该文针对于当前企业业务系统的所存在的问题进行分析，引出了工作流服务中台的概念，分析其在改善业务系统上所做出的提升和亮点，结合工作流服务中台的业务操作流程介绍，突出工作流服务中台的灵活性、扩展性、及时性、可控性、可集成性的特点，为集团化企业的业务流转提供更完善的管理方案。
　　 [2] 陈赞.基于工作流引擎的统一业务流程中心的设计与实现[D].南京：东南大学，2018. [4] 崔德岩.基于工作流引擎下办公自动化管理系统的设计与实现[J].电子测试，2019（4）：62-64. [6] 朱锐彬.基于工作流引擎的企业业务支撑系统设计[D].南昌：江西财经大学，2018.


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