简谈学校书报刊及档案信息的一体化管理
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作者: 侯文俊
现代信息和传媒技术的迅速发展,为学校的教育教学工作提供了丰富的教学资源,为了能够全面、高效地服务于学校的教学工作,学校图书馆作为收集、贮存和传递文献信息资源的土渠道,工作内容和方式就必须从分散型服务转变到综合型服务上来,实行以数字化、网络化、海量化、微缩化、高速化、高智化等为主要特征的信息管理服务一体化。
随着我国教育教学改革的不断深化,新的教育理念之一就是从以学科为中心的教育观向学科兼容观转变,在某一学科的教学过程中,其相关学科的理论和知识的需求也越来越多,综合程度越来越高,可查阅的资料也越来越多、越来越丰富。一个问题的解决,往往需要检索相关方面的教学信息,而对于教学理论的研究要求更高,既要清楚了解已有的研究成果,有哪些成功或失败的经验教训,以避免重复劳动,少走弯路,又要求弄清楚有待解决的问题,以使自己在这方面的研究具有更强的针对性。这些工作,在信息社会的今天,单靠图书、报刊或档案的分散服务已不能满足教育教学的需要,必须打破图书、报刊、档案等文献资料各自为政的状态,紧密结合,互相补充,走信息一体化的道路,充分发挥三者的整体功能,实现资源共享,以最小的代价,最快的速度,取得最佳的查阅效益。同时,实现图书、报刊、档案等文献资料一体化还有利于资源的综合性、整体性、系统性开发;有利于控制和协调;有利于信息的纵横交流、相互补充;有利于调动图书、报刊、档案各方面工作的积极性并使其协同发展。
一、信息管理服务一体化的特征
随着现代信息技术的高速发展,网络和信息数字化的普及,图书、报刊、档案的工作模式发生了较大的改变,其角色正在发生着深刻的变化。对于学校来说,也必须充分利用新的科学技术成就,主动适应现代教育条件下的教学需求,将学校的图书、报刊、档案等资源实行一体化管理和服务,其主要特征有以下几个方面:
1.文献资料的集中管理
淡化出版物的类型、语种以及信息资源的载体,强化按科别进行分类,使师生能够按照科别分类系统高效查阅相关的信息,而不至于把有限的精力花费在不同信息源之间的转换或重复查阅上。
2.服务方式的多元化
对文献信息的搜集、整理工作,目的是为了给师生提供系统的、连续的、完整的教育教学信息,服务于学校教学是学校图书、报刊、档案等文献资源不变的主题,因此信息的管理与服务就必须根据现代教育理念下教育教学改革对教学信息的需求,运用各种方法和手段,及时沟通各种信息渠道和网络资源,利用所掌握的文献信息资源及检索工具,检索、筛选、加工出师生所需要的专项教学信息。将单纯提供文献的浅层服务向提供综合信息等多元化、深层次服务转变,将单纯的收藏、借出与还入向集收藏、借还、阅览、咨询、导读等各种服务形式于一身的综合性服务转变。
3.分类知识的网络化和密集化
依托校园网和教育网或因特网,将电子出版物、学科专业特色文献以及分类收集的网络资源有机地结合在一起,链接到校园网主页下,实现电子出版物和网上资源的网络化,资源的网络化便于将相关信息进行筛选、浓缩和密集,方便师生的查询和信息的获取,从而为他们提供更为有效的便捷化服务。
4.纸质文献与数字文献的有效融合
从文献资料构成要素来看,纸质文献多是关注藏书、读者、管理人员、技术和设备,而数字文献则多是关注数字化资源、网络连接、电子设备管理维护人员、技术和设备。由此看来,两种文献既有收藏、整理、传递文献的共同属性,从而有着不可分割的联系,同时又因构成因素、特征、功能、作用等方面的差异而形成了两个相对独立的体系。一般来说纸质文献提供的资料教学专业水平高,内容分配和布局合理,而数字文献在信息传递的速度和广度上则更胜一筹,并使管理与服务向更深层次发展成为可能,所以两者是相辅相成、互为补充的混合体,以纸质文献为依托,有效融合数字文献应是学校信息管理服务一体化的一个发展方向。
5.管理服务人员的一专多能
管理服务人员的一专多能是信息管理服务一体化的又一特征,文献信息的多元化需要一专多能的管理服务人员,他们不仅要精通一个学科,对该学科师生的咨询进行解答,还需要具备对本学科档案文献进行综合利用,甚至是进行二次开发的能力。
二、实现信息管理服务一体化的条件
学校书报刊及档案实现一体化综合服务的条件概括起来可以分为两个大的方面。
1.相适应的硬件建设
相应馆舍和配套设施的建设,如书架、计算机、阅览室等要落实到位,这是实现文献一体化综合服务的基础,没有这些硬件的支持,一体化服务只能是一句空话。
学校自动化、网络化的工作环境是实现书报刊及档案文献一体化综合服务的前提。学校图书档案没有自动化的管理系统,没有优秀的学校图书档案管理系统软件,实现不了书、刊、报等文献资源的快捷检索,也就谈不上快捷的服务;没有网络的连接、没有局域网、教科网、公共网、因特网等的依托,也就谈不上书报刊及档案的检索与利用,更谈不上所有文献的一体化综合服务。
2.高素质的管理服务队伍
观念的转变是实现文献一体化综台服务的动力。书报刊及档案服务方式的变革,要求学校图书馆的管理理念必须由重藏轻用到藏用并举转变,服务方式必须由分散服务向一体化服务的转变。如果不能清醒地认识到这种变化,必将导致学校图书档案管理服务的滞后,因此必须从思想上转变观念,并以此为动力,切实提高自身的综合素质。
高素质的服务队伍是实现一体化综合服务的关键。学校书报刊及档案文献一体化综合服务需要集多种服务于一身,必然要求一岗多能的服务人员。传统服务框架下,管理人员长期工作在单一的岗位上,技能单一,这已严重阻碍综合服务的效率,因此必须大力进行人才的引进和自身员工的技能培训,以适应现代教育条件下工作的需要。
三、实现信息管理服务一体化的措施
1.人才保障
现代教育条件下的文献信息管理服务需要掌握新技能的新人才,根据学校实际情况,一般来说可采用针对性地引进专业骨干人员和对现任工作人员开展继续教育相结合的方法,通过岗位培训、短期培训、学术活动等方式,使他们掌握图书、报刊、档案的信息管理和信息服务知识,掌握现代的信息技术;使他们具有收集、筛选、整理网上信息的能力;具有较强的规划能力和应变能力,能较好地处理可能出现的意外问题;具有一定的外语基础,以便从网上收集调阅相关的教育教学信息。
2.宏观上建立统一的书报刊及档案信息中心
首先将原有的封闭管理和相对独立的运转体系转变为开放性的服务机构,面对师生的信息服务形成统一的整体以达到资源合理配置,统一管理。严格按照国家统一的分类、著录、标识等规范标准对文献进行加工、整理、编目等,做好基础工作。
3.微观上进行分门别类的收集与整理
比如可按学科分为文科类、理科类、综合类,每类下面再按文献的相关性设置相应的分类,这样对文献基础层面的管理工作可以做到各司其职,责任明确,为宏观层面的一体化服务提供资源保障。
4.业务机构重组与服务内容延伸
从机构上彻底改变传统的书报刊及档案分别管理、分别服务的模式,设置与图书、报刊、档案以及电子文献一体化综合服务的相应机构,从现实情况出发,机构可设置为某一类文献整理部和文献服务部。
5.夯实常规管理与提高服务层次
从服务内容上除了为师生提供信息咨询、文献查询、新书导读等传统服务外,还应开展新书通报、预约、教改查询、学科导航、教科研选题等服务。另外还应把文献资源利用情况的调查分析作为一项日常性工作,以提高文献资源服务的层次、服务的水平和服务的针对性。
综上所述,建立学校书报刊及档案一体化管理服务体系,是教育教学改革的需要,是现代信息化社会的要求,它需要先进的科学技术和高素质的管理服务人员作支撑,因此,在管理与服务的过程中,必须紧跟时代步伐,不断提高人员素质,完善服务体系,以最大程度地发挥书报刊及档案的资源效益,最大程度地服务于学校的教育教学工作。
参考文献
[1]张莲芬.信息时代图书档案情报一体化的实现.兰台世界,2006(8).
[2]李玉琴.浅谈图书档案情报工作一体化管理.河南教育学院学报(哲社版),2005(6).
[3]夏南红.学校图书档案文献一体化综合服务探微.运城学院学报,2004(4).
作者单位:
山西太原师范学院图书馆
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