浅析国际工程项目管理之物资配给流程
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摘要:文章首先介绍了国际工程承包项目工程物资供应的特点,然后介绍了物资配给流程及要点。
关键词:国际工程;材料供应;流程;
中图分类号:F014.2 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2010)008(C)-0053-01
近年来,国际工程承包市场处在一个较快的发展时期,国际承包工程的物资配给工作也是一项计划性、系统性、综合性、地域性、时效性的复杂工作,涉及普通贸易、进出口贸易等业务范围,是项目管理过程中的重要环节。
本人结合多年国外项目物资配给的工作经验,建议其工作大致可遵循“总体采购计划―市场深度调研―分类采购计划―采购实施和计划调整―跟踪调查及档案建立”的业务流程,列述如下:
1、总体采购计划:项目开工前,须依据合同、设计、规范、可研报告等文件编制物资总体采购计划,明确物资采购的种类、数量、标准、周期、存储要求等项目。总体采购计划是物资配给工作的指导性文件,对于因设计变更等原因造成的物资种类、数量等的变化,应及时对总体采购计划做出相应的更正和补充。
2、市场深度调研:市场调研分为项目开发阶段的初步市场调查和项目实施阶段的深度调研,在进行市场深度调研过程中,须遵循以下重点:(1)区域划分:本土市场、他国市场和母国市场三部分。(2)采购原则:以本土市场为主,其他市场为辅,并侧重母国市场。(3)调研重点:本土市场是物资配给的核心市场,须在调研深度、广度方面加以侧重,包括当地的政策法规、资源分部、港口条件、运输状况、物价指数、交通条件等,以及本国的政治稳定性、经济发展潜力、风俗习惯、宗教信仰、汇率风险、政府办事效率等大环境的调查;并进行实地考察,保证调研的准确性和前瞻性。尤其要进行材料分包商比对调查,选定具备供应能力、信誉良好的供应商。对于本土市场无法配给的材料,须在母国或他国进行采购,属于国际贸易范畴,需要注意的是所在国进口规定、关税和港口等情况。
3、分类采购计划:在进行充分的市场调查后,需制定分类采购计划,即明确每种工程材料的采购地点、采购方式和采购周期等。这里,需要特别注意以下事宜:(1)合法性:不同国家对经济、贸易等的法律规定不尽相同,不能完全参照母国的常规做法。尤其要了解当地的司法流程和办事效率,多数不发达国家的司法流程比较慢,如果出现经济纠纷,即使通过司法程序加以解决,往往时间很长。如未进行充分的调研,将会对项目造成比较大的阻碍和损失。(2)合理性:对于本土采购的物资,要明确相关政策法规的要求,采购合同要严格遵循当地政策。中国公司对外承揽项目大多在亚洲、非洲、南美等经济不发达国家,当地工程材料多数属于卖方市场,而且不规范。因此要结合业主和监理公司的意见,进行材料采购前的材料检验、报批工作。对于进口物资,除提前进行检测、报批等。值得注意的是,要严格考察材料供应商的经营合法性,对于自然资源的开采是否有开采许可证。(3)前瞻性:物资配给的有效性将直接影响项目进度和成本控制,在制定分类采购计划时,要充分考虑到当地的政局稳定性、经济发展走向和材料市场的供应能力等因素,尤其要参考国际宏观经济指数来判断当地材料市场的价格指数和供应商的供应能力。这样,在科学、合理的预测基础上,有针对性的调整采购计划,尽可能的规避汇率、物价及本土供应能力的风险。
4、采购实施和计划调整:实施过程包括物资的采购、集货、运输、接收、进场和计划的调整。海外项目往往具有时间短、任务重的特点,尤其是工程材料缺乏的国家,因物资供应不及时而造成的工程延误案例比比皆是。(1)材料分包商考核:在进行初次交易后,需要在市场调研阶段的初步了解基础上,进行更为广泛和系统的考察。对材料分包商的资信、供应能力、办事效率、供应可持续性等方面,要做全面的分析和比对,优中选优。(2)市场供应能分析:采购过程中要有针对性的进行市场跟踪,对于关键物资和大宗物资的供应渠道和供应能力要做全面分析。尤其是货源紧张、供应商单一的物资,要充分认识到供应风险,以及由此可能造成的项目风险,未雨绸缪。(3)采购计划的调整:基于上述原因,需要对采购计划进行实时的、准确的、前瞻的调整工作,使其更具有可行性和操作性。
5、跟踪调查及档案建立:在物资采购过程及接收完毕后,须及时建立、更新客户档案和市场信息。(1)材料分包商调查表:材料分包商调查表是客户档案的必须文件,主要体现并记录客户的基本情况和双方交易情况,须存档备查。(2)合格分包商名单:在进行完善的供应商调查后,须对资信较好、具备供应能力、价格合理、质量合格的供应商进行分类,列出合格分包商名单,作为物资采购的指导性文件。(3)材料价格信息:承包商需要对市场价格走势作全面的跟踪,一方面控制物资采购成本;另一方面,对于物资价格变化比较大的物资,可以对业主进行索赔,而价格跟踪记录及相关资料势必不可少的。
6、在档案建立过程中,须遵循以下原则:(1)完整性、连续性:海外项目的人员流动比较大,在档案建立方面需要保证不因人员的变动而造成档案的遗失或中断。对于重要档案,需要海外公司集中管理,并建立电子档案。(2)客观性、保密性:档案的建立不应掺杂个人主观因素,对市场、客户的基本信息要做好准确、客观。同时,客户档案须专人管理,对外保密。
结束语:大多海外项目的材料费占总投额的50%左右,物资配给工作的成效性将直接影响项目的进度、质量和成本控制。因此,海外项目队物资配给工作的分析、总结工作则格外重要。本文只是在物资配给工作的一个方面进行了初步的探讨,请广大读者批评指正。
作者单位:中国大连国际合作(集团)股份有限公司
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