多媒体教室管理的新思路

来源:用户上传      作者: 钱 震 江一山

　　【摘要】在当前各个学校的后勤工作逐步走向社会化的大背景下,通过何种方法对学校多媒体教室进行建设管理,才能适应社会化的需要?文中对多媒体教室服务外包的方式进行了详细阐述,并对学校自行购买、自己管理的方式与服务外包方式进行了可靠性对比分析,二种方式之间的运行成本做了比较,并提出了一些具体的做法供大家参考。
　　【关键词】多媒体教室;系统;管理;社会化
　　【中图分类号】G40-057 【文献标识码】A 【论文编号】1009―8097(2010)10―0061―03
　　
　　随着经济条件的改善、教学科研工作需求的不断增长,多媒体教室数量大规模增加;新技术的发展和利用,多媒体教室由本地操控转换成异地远程控制;功能也由过去单一的演示型向多功能、异地交互、电子监考相结合的方向发展。这一切,对系统保障提出了更高的技术要求。对于我们来说,寻求一种科学化的管理模式显得极为重要。现在高校多媒体教室管理的趋势是社会化,由社会上专业公司按照学校的要求,建设并负责多媒体教室软硬件的日常维护,学校支付一定的服务费用,安排专人监督管理。只有这样才能充分发挥投资效益,多媒体教学系统的规范性、稳定性与可靠性也能够得到有效的保障。在此,我们对具有代表性的两所高校的多媒体教室状况进行分析,提出解决的方案,供大家参考。
　　
　　一 多媒体教室的现状
　　
　　目前,大多数学校的多媒体教室由教育技术中心直接管理维护,如苏州科技学院;也有一些学校是由后勤部门负责多媒体教室日常维护,教育技术中心负责培训和监督,如常州大学。无论哪种模式,教室设备和管理人员都是完全由学校投入,设备不仅需要一次性购买,还要有源源不断的后期维护费,而管理人员,每百个多媒体教室少则2-3人,多则7-8人。
　　苏州科技学院多媒体教室分布及管理人员情况如下:
　　江枫校区:中央集中控制式多媒体教室36间,普通扩音教室4间,管理员1名;主要备机:投影机1台;计算机1台。
　　石湖(老校区):中央集中控制式多媒体教室39间,普通扩音教室19间,配备传统的书写投影仪教室8间,管理员2名;主要备机:投影机1台;计算机1台。
　　石湖(新校区):2008年新建的网络远程管理多媒体教室59间,管理员2名。主要备机:无。
　　常州大学多媒体教室分布及管理人员情况如下:
　　白云校区(老校区):中央集中控制式多媒体教室40间,普通扩音教室12间,专职管理员1名,物管辅佐2名;主要备机:投影机2台,计算机2台。
　　武进校区(新校区):中央集中控制式多媒体教室86间,普通扩音教室10间,专职管理员1名,物管辅佐4名;主要备机:投影机3台;计算机3台。
　　
　　二 目前多媒体教室存在的问题
　　
　　1 多媒体教室的视听系统多样性
　　由于教室是近10年逐年分批建设的,设备的选择和操控方法不一致。特别是老校区,有近10种操控方法,给教师使用带来了极大的麻烦。
　　2 备件、备品缺乏
　　由于学校的资金有限、设备配置又是多样,因此无法购买充足的备品、备件,一旦出现设备故障,不能及时排除;即使有备机,由于接口、控制码等的不一致,也不能在所有教室使用。造成了临时更换教室或者是老师不能正常使用多媒体系统上课的现象时有发生。若是投影机灯泡损坏,则最少耽误3-4天时间(先报修,再到外地采购,后更换);若是遇到自己无法修复,必须将设备外送时,维修周期更是无法控制。这些问题的存在,对教学影响极大。
　　3 管理人员缺乏
　　我们所管理的多媒体等教室总数量与其他高校相比,有一定的差距,管理员数量也不少。但是各校区之间相距较远,无法及时地互相支援补充,造成了维护不及时,管理员疲于奔命。甚至发生由于只有1名管理员在维修投影机时,防护不周从高处摔下来的情况。按照国家强电(含220V)维修条例,在遇到强电设备维修时,必须有2人在场,以防意外。
　　以上问题的解决,涉及到经费、人员,即使可以引进人员,但多媒体教室里面包含多种系统,有一定的技术要求,新进人员未必能够立刻满足上岗要求。况且,在高校,目前引进的人员都要求比较高的学历,让高学历的人才来做这种基本的服务工作,也是一种浪费。
　　
　　三 服务外包的可行性探讨
　　
　　根据调查了解,许多高校都面临着和我们相似的问题。一些高校已经开始采取了多媒体教室服务部分或全部外包的模式,并且取得了比较好的效果。既节省了资金、人力,又使得服务上了一个新台阶。
　　1 服务外包试点选择的分析
　　根据学校具体情况,可选择一个校区或部分楼宇甚至一栋楼做服务外包试点,可从如下几方面选择试点区域:
　　(1) 缺少管理人员,一定时期内又无法引进合适的人员;需要更新改造一批多媒体教室,或新建一批多媒体教室。如常州大学武进校区和苏州科技学院的江枫校区;
　　(2) 存在大量问题较严重的多媒体教室,学校又暂时无经费彻底改造的区域。
　　2 原有设备系统的处理
　　(1) 确实不能使用的,做报废处理;
　　(2) 对全校多媒体教室进行梳理、调整。为了使各区域内多媒体教室的操作方式尽量统一,可以把性能较好的、与非外包区多媒体教室功能相近的设备调整到非外包区;把需要更新设备的调整到外包区。今后再根据具体情况,逐步扩大外包区域。
　　
　　四 服务外包的优势
　　
　　1 适应了当前服务社会化的大趋势;解决了人手不足,服务不到位的矛盾;
　　2 对原有系统进行整合,统一操作方法,方便了使用者。培训可一次到位;
　　3 由学校一次性投入,改为按年分步投入,资金压力减少;
　　4 节约了维修开支和人力成本。按照5年一个承包周期核算,只需每年投入总额的1/5,并且由于外包公司集中采购,总费用也有下降空间;设备产权仍为学校所有。
　　5 专业公司的引入,拥有充足的备件、备品,缩短了维护反应时间,延长了设备的使用周期。
　　
　　五 学校自行购买设备并使用5年的成本分析
　　
　　设备选型和系统构成可以按照各学校自己情况确定,这里的设备选型和价格等计算方法仅供参考:
　　1 每间教室的设备购买成本(合计18700.00元):
　　投影机(夏普XR-M832XA 分辨率为1024×768、亮度3200ANSI流明):7500.00元
　　控制讲台(常州久瑞1.4米,含面板接口和读卡器或电磁锁):2400.00元
　　中央集中控制系统(不采用网络远程控制系统):800.00元
　　多媒体计算机(17寸CRT):4000.00元
　　音响系统(声赛耳,移频功放、3只界面话筒和1对50W音箱):2500.00元
　　幕布、吊架、分配器、线材:1500.00元
　　2 系统使用成本,只考虑投影机(合计5000.00元):
　　投影机常规保修时间:灯泡为6个月,整机2-3年。
　　按每两年更换一次灯泡计算,在5年内至少需购买2只灯泡,价格2000.00元/只,需支出4000.00元;
　　按3年内免费维修,三年后每年平均支出500.00元维修费用计算,5年内需支出维修费用1000.00元;
　　为方便计算,其他设备的使用成本暂时忽略。
　　3 管理成本(3750.00元):
　　按40个多媒体教室配备一个管理人员计算,每年工资等费用最少不低于3万元,5年总计15万元,相当于五年内管理费用,合计3750.00元/套;
　　4 资金成本(1500.00元):
　　一次性支付18700.00元和5年分期支付,利息差为2000.00元。

　　校方自行购买设备每个教室5年的总成本:18700+5000+3750+2000=29450元
　　外包方案每个教室5年的总费用:4000元/套、年 × 5年 =20000元。
　　可以看出,学校自己购买并进行维护管理时,每套多媒体教室设备在5年的建设和维护资金额度为29450元;而采用外包方式,5年内,学校投入为每套20000元,每套教室在5年的使用周期中,两种方案价格相差9450元。
　　学校自己购买并进行维护管理时,40套的总费用为117.8万元;而采用外包方式,40套的总费用为80万元;两种方案价格相差37.8万元。并且学校不需要购买备用设备及备件,大大节约了建设资金,降低了使用成本。
　　
　　六 多媒体教室管理服务外包的责任划分
　　
　　1 外包公司承担的工作
　　(1) 委派专业工程师常驻学校,负责所有承包范围内的多媒体教室的日常维护管理;并按一定比例投放备用投影机和其他备件,出现故障时立刻替换,确保教学活动的正常进行。重大设备故障在4小时内解决,一般故障1小时内解决(也可以双方商定);
　　(2) 将学校指定的教室一次性更新成全新的多媒体教室,更新的内容包括投影机、主控桌、中控、计算机、扩音系统、组合幕布等多媒体教室所有必需设备,更新设备产权归属学校。购买设备的技术指标符合学校多媒体教室建设规范中指定参数要求。
　　(3) 外包方案包含负责维修和维护,使用多媒体教室教学系统发生的一切费用。包括墙上网络接口起的所有与多媒体教学系统相关的所有设备和设施。如多媒体讲台以及讲台上和内部的设备(计算机、中控、IC卡控制器、扩音机、交换机等)、线路,安装在建筑物上投影机(含投影机灯泡、液晶板等配件)、投影屏幕、音响(含电池)及线路等。教室内的供电、照明、校园广播不在此范围。
　　(4) 外包公司确保多媒体系统的性能(亮度、色度、对比度、音响以及计算机软硬件等指标)达到日常教学需求。(按照学校多媒体教室建设规范要求)
　　(5) 外包公司与校方的建设、管理合同一次性签满五年;学校按每年每间教室支付一定的使用费(大约是学校新建多媒体教室投资的1/5)。实际总额按照承包的多媒体教室数量由双方商定)。
　　2 学校管理员的工作
　　(1) 接受教师的报修信息,对多媒体教室按时巡查;
　　(2) 给外包公司下达维护、维修等工作任务,检查维修、维护质量和进度;
　　(3) 处理突发事务;
　　(4) 听取教师意见的反馈,负责教师技术咨询;
　　(5) 签发维护费支付意见;
　　(6) 向外包公司提出改进工作建议,不断提升服务质量。
　　
　　七 外包工作质量要求
　　
　　1 维修时间:日常小故障在接修后20分钟内到达现场并解决问题;计算机系统、投影机灯泡、IC卡控制器、中控故障和投影屏幕等在接修后4小时内修复;投影机、计算机、中控、控制器、功放等设备硬件故障在一周内修复,在设备待修复期间,承包方以备用机替代,确保教学能够正常进行。
　　2 配件要求:承包方使用的维护备件、配件(包括投影机灯泡)必须达到学校多媒体教室建设规范要求,禁止使用三无产品和质量达不到技术要求的配件。
　　3 保养工作:及时更换亮度低于标定值50%的投影机的灯泡,投影机每月至少进行一次通风口除尘,每年至少一次全面清洗。非特殊情况下,计算机每两月至少更新一次系统补丁、病毒库和插件,每学期开学前,重新安装一次系统和应用软件。
　　4 咨询工作:协助校方进行教师的多媒体系统的使用培训工作,及时指导不会操作设备的教师使用多媒体设备,热情解答教师提出的问题,虚心接受教师的意见和建议,不断提高服务水平。
　　
　　八 学校需要提供的条件
　　
　　1 免费向承包方提供必要的值班维修场地,并提供必要的通信、网络条件。通信、网络所发生的费用由承包方承担。
　　2 学校向承包方提供维护保障所必须的资源与设备维护资料。包括目前使用部分设备,不论期限长短全部将质保权移交给承包单位。(有效质保期内的设备也由承包方联系生产厂家维修)
　　3 制定相关的工作细则,包括维修时间、配件数量和技术指标,投影机亮度指标等。起草双方认可的违约金实施细则等。提供修理流程空白凭证。
　　九 维护经费的支付
　　1 总维护费按照每年10个月分摊,按月进行支付,即当月上旬学校支付上月的维护费。
　　2 月维护费用的实际金额按照学校考核的结果核算,即月分摊金额扣除月违约金。具体违约金细则由双方协商的制定。
　　3 每学期结束前,承包方按照学校支付的金额开具发票。
　　总之,推行多媒体教室服务外包以后,我们可以通过专门人员、监督机制和工作流程三个方面对承包公司进行管理,提高维修质量和速度,确保多媒体设备运行稳定和状态完好。当然,不同的学校有着不同的特点,可以在此方法的基础上加以调整充实,完善细节。比如,在合同的规范上、技术环节的要求上等等。服务外包的模式,特别适合即将新建的或者是大规模改造升级的多媒体教室的管理,还有就是管理人员不足的学校。

转载注明来源:https://www.xzbu.com/9/view-954473.htm