浅论高校基本建设档案的管理
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作者: 汤建容
摘要: 基本建设档案是高校档案的重要组成部分,它有其自身的收集整理原则、方法及内容,加强高校基本建设档案现代化的建设是必需的,本文对高校基本建设档案的管理进行了探讨。
关键词: 高校基本建设档案管理
基本建设档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。高校基本建设档案是指在高校所属的范围内进行的勘察、规划、建设(新建、扩建、改建,以及大、中型维修)管理等活动形成的应归档保存的文字、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种载体的文件材料。高校基本建设档案是高校基本建设历史和现状的真实记录,是学校规划、建设和管理工作的重要组成部分,也是学校的宝贵财富。为了提高高校基本建设档案工作的质量和管理水平,充分发挥基本建设档案在工程建设、生产管理、工程维护和改建扩建中的作用,就需要对高校基本建设档案进行科学、系统、规范的管理。
一、基本建设档案收集整理的原则及方法
1.实行基本建设档案统一领导、分级管理的原则。实行“谁主管、谁负责,谁经办、谁负责”的原则,形成层层负责、职责分明、坚持齐抓共管的档案管理工作机制。由基本建设档案形成部门整理档案,即由学校基建后勤处、后勤服务集团的兼职档案员负责组织整理并统一向档案馆移交。
2.收集基本建设档案材料时,应保证基本建设档案材料的完整;整理基本建设档案材料时,应根据文件材料的形成规律,按保持基本建设材料之间的有机联系,便于保管和利用的组卷原则,对基本建设档案文件的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。
3.文字材料的排列是正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列。
二、基本建设档案归档的具体内容
1.综合管理材料。包括上级有关基本建设工作的文件;基本建设工作规章制度;基本建设工作总体规划;基本建设工作计划、总结、简报;基本建设工作年度(季度)总结、统计报表;基本建设工程财务预、决算;全校性总体规划、设计总平面图;水、电、气管道分布图;地质勘探、地形测量材料。
2.可行性研究材料。包括项目建议书及其报批文件;项目选址意见书及其报批文件;可行性研究报告及其评估、报批文件;项目评估报告、论证文件;环境预测、调查报告,环境影响报告书及批复;设计任务书、计划任务书及其报批文件。
3.设计基础材料。包括工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录,化验、试验报告,重要土、岩样及说明;地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备的安装测量定位、观测记录;水文、气象、地震等其它设计基础材料。
4.设计文件。包括总体规划设计、方案设计;初步设计及其报批文件;技术设计;施工图设计;技术秘密、专利文件;工程设计计算书;关键技术实验;设计评价、鉴定及审批。
5.工程管理文件。包括征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书;承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件;施工执照;环保三同时、消防、卫生等条件,水、电、气、暖供应协议书;产权证书。
6.施工文件。包括开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要;设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批;土地施工、设备及管线、电气仪表安装调试记录、质量检查、评定;竣工报告、竣工验收报告。
7.监理材料。包括监理合同协议,监理大纲,监理规划、细则及批复;监理通知,协调会审纪要,监理工程师指令、指示,来往函件;工程材料监理检查、复检、实验记录、报告;施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告;质量事故处理文件、设备制造索赔文件等。
8.基本建设财务、器材管理。包括财务计划、年度计划;工程概算、预算、决算;主要材料消耗、器材管理;交付使用的固定资产。
9.竣工验收文件。包括竣工验收报告;全部竣工图纸;质量评审材料;工程现场声像材料;竣工验收会议决议文件。
三、高校基本建设档案的现代化建设
1.利用多媒体技术,实现基本建设档案的数字化。高校可充分利用多媒体技术对原始资料进行处理,将基本建设档案转化为电子数据储存、传输和处理,便成为可视化、动态化、数字化的多媒体基本建设档案信息资源。
2.应用现代科技,实现基本建设档案系统管理。高校可选用电脑管理软件来实现基本建设档案信息的收集、整理、移交、归档、鉴定、销毁、查询和统计,简化传统的手工过程,提高科学化管理。
3.结合校园网和办公自动化,建立基本建设档案网络信息平台。高校档案馆可利用档案管理软件与校园办公自动化系统接轨,实现基本建设档案数据资料的网上采集和归档。
4.注重基本建设档案的个性化发展。即应用现代信息技术对基本建设档案信息进行加工、提炼和深层开发,为学校和社会提供多种类、多形式、多层次的服务。
参考文献:
[1]高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范.
[2]长江师范学院档案工作制度汇编.
[3]信息时代档案学理论研究与实践.
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