浅谈医院印章档案管理现状及信息化管理

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　　[摘要] 实用印章是机关企事业单位日常管理中重要的凭证，具有权威性和法律效力，印章档案的管理又是档案管理工作中重要的组成部分。由于各种客观问题，目前医疗机构在印章管理工作中存在一定问題，管理思路落后，受重视不够，缺乏全流程统一管理等，该文拟就现今印章档案管理的信息化管理进行探讨。
　　[关键词] 医院；印章档案；信息化管理
　　[中图分类号] R197.322 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2019）02（b）-0097-03
　　根据《印章档案整理规则》（DA/T 40-2008），印章是将文字、符号和图形等按照一定的规范格式或艺术风格刻制、铸造在物体上，形成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信物和艺术品。一般包括印面、印文、边款、印纽（执柄）和印材5个构成要素。作为在社会交往中象征和证明身份、权力与地位，起凭证信物作用的印章又称作使用印章或印信；作为欣赏和表现篆刻艺术为目的的印章又称为艺术印章或文人印章。印章档案指的是国家机关、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案[1]。因此，该文所述均围绕实用印章展开。随着档案管理工作的重要性不断增强，医院综合档案室在印章管理方面不断规范，但管理中存在的问题也日益凸显，并亟待解决。该文将就笔者工作实践中发现的印章档案管理问题和信息化管理谈几点看法。
　　1 医院印章档案的特点
　　1.1 印章形制的多样性
　　医院工作性质不同于各类机关企事业机构，以从事医疗服务活动为主，根据开展的各项业务而形成各自不同的专用印章，如：单位公章、内设机构章、各类专用章、签字章等，其形状、材质、规格、印文样式不尽相同。
　　1.2 在用印章保管的复杂性
　　这里所说的复杂性指的是印章保管模式的复杂和保管人员身份的复杂。医院的科室结构和人员构成均有其特殊性，以所在单位为例，行政处室25个，临床医技科室近80个，在册职工3 000余人，其中行政工作人员仅占不到10%，医护人员占90%。大部分印章由行政处室保管，存在一个部门管理多枚印章的情况，同时小部分印章又由临床科室负责保管，此外，大型三家医院还有大量在用的财务专用章，而收费员流动性强，上述3种原因造成医院在用印章保管较为复杂。
　　1.3 印章档案的历史价值高
　　印章具有查验、鉴别如甄别文件真伪的重要作用。除此之外，医院，特别是大型三级甲等公立医院大多拥有较为悠久的历史，随着历史时期的更迭，医院在长期的发展过程中，机构的撤并、更名及内设机构增设等变动不可避免，必然产生大量失去法律效力的印章，失效印章成为记载医院历史的重要载体之一，也侧面反映了不同历史时期医疗卫生事业的发展，在医院历史乃至医疗卫生改革史方面有重要的研究价值，从这个角度上看印章档案具有较高的历史价值。
　　1.4 印章档案的成套性
　　当印章作为档案进行管理时，应与其刻制、领用、失效归档等各环节资料共同构成印章档案。因此仅仅印章实体无法构成印章档案，其相应的管理资料也是档案的重要组成部分。
　　2 当前医院印章档案管理现状
　　2.1 医院档案管理的“先天不足”
　　医院是以从事医疗活动为主的单位，从事医院综合档案管理的工作人员多为非档案学专业的行政管理工作人员兼职。非专业人员缺乏系统的培训，在档案管理工作中易出现因专业知识不足而造成的管理不规范现象，随着现代管理理念和档案信息化的发展，对人员素质的要求也不断提高，而其继续教育不受重视，档案管理人员的管理创新意识不足，管理思路滞后，成为医院综合档案管理的一大短板。
　　2.2 印章档案管理相较其他档案管理，受重视度不足
　　印章档案不同于文书档案，文书档案量大，一定时间内产生密度较大，文件办结时限短，便于定期、批量归档入库；而实用印章在机构未发生性质变更、注销或印章本身磨损严重等情况下，往往可持续使用数十年，在实际使用中，常以分散管理的模式进行保管。印章失效归档时间受上级部门政策和医院工作调整等影响，存在较强的不确定性，无规律可循。以笔者所在工作单位为例，年均发文量700份左右，相比之下，现存登记在册的印章总量仅为260余枚，其中，失效归档印章近60枚，200余枚印章仍处在用状态。也正是由于印章档案总数量远小于文书及其他档案，难以定期批量归档，因此印章档案的管理工作未引起足够的重视。
　　2.3 印章档案缺乏全流程统一管理
　　目前医院虽然分别针对印章刻制、领用、在用印章保管及失效印章等各个环节分别制定了各自较为成熟的一套管理流程，但各流程相对独立，未进行全流程统一管理。此外，印章档案具有实体与其形成至注销整个生命周期中其他资料分离保管的特点，也导致失效印章归档入库时易发生相关信息不全，印章信息查询困难以及难以确切掌握机构内各类印章状态、去向等问题。
　　3 印章档案信息化管理的构建
　　随着科学技术的发展，计算机及网络技术在管理工作中得到广泛应用，信息化档案管理已成为大势所趋，利用大数据更有利于检索和管理。该院已通过电子办公系统成功构建医院用印管理系统对主要产生法律效力的医院公章、法人章等重要印章的用印审批进行信息化闭环管理。针对目前印章档案管理中存在的问题，并遵循印章档案成套管理原则，对印章刻制、失效印章归档管理环节进行整合和信息化处理，提升管理效率。
　　申请刻印部门的申请发起和各相关责任人审批环节均在系统中进行，新印章刻制完成后，其印模留存、领用登记、失效归档登记、编号等环节均由医院综合档案室印章档案管理人员操作录入，通过上述方式代替传统手工审批、登记、检索。
　　通过信息化管理，可实现印章档案生成、在用状态、归档状态及信息追溯的全程管控。其目的在于：实现印章刻制申请环节无纸化、规范化，减少审批环节的漏洞；做到印章状态变更的及时编辑维护，实现在用印章动态监控；通过信息手段将印章登记信息及印模等图像信息合并管理，形成印章档案管理数据库，实现印章档案数据检索、调取、统计的便利性。 　　4 印章档案信息化管理的优势
　　4.1 有效提升印章档案管理效率
　　在印章档案管理方面，充分利用信息技术构建本院的印章档案登记、备案制度，在电子办公系统（OA）或基于电子办公系统单独开发系统，整合印章刻制审批及失效归档两个环节，构建印章信息化管理系统，即形成医院印章管理数据库，相较纸质材料登记、人工检索，其效率大为提升，更便于日常查询。此外通过印章档案数据化，可更为便利地制作与印章实体有机联系的印模集，大大提升失效印章实体的整理、归档效率。
　　4.2 便于日常维护管理
　　由于印章实体与其形成至注销生命周期通常较长，其形成和失效时间具有随机性，采取传统纸质登记的方式不利于原始资料的保存。通过信息化管理，对与印章实体配套的相应资料及印章信息维护进行数字化保管，维护更加及时、便捷，也便于查询，实现印章档案全流程监控，杜绝管理的随意性，更加规范。
　　4.3 促进医院综合档案信息化建设
　　印章档案管理作为综合档案管理的一部分，其信息化管理系统应纳入整体档案数据库管理，成为医院综合档案数据库的子系统，实现印章档案管理的特殊性和综合档案管理的普遍性的有机结合。通过信息化管理还可提升综合档案管理人员的业务能力，启发和拓展档案管理思路。
　　5 印章档案信息化管理需注意的问题
　　印章档案信息化管理系统的设计应从实际应用角度出发，符合档案管理的要求，以人为本，需注意几点。
　　①流程设计上必须在现有的档案管理框架下，理顺印章刻制和失效印章归档具体流程，并充分考虑2个环节整合后程序的连贯性和便利性。同时，系统应易于操作，实现图像采集和信息录入功能的统一，便于印章档案数据的检索、编辑修改，有利日常数据维护。
　　②印章档案是医院综合档案的重要组成部分，应进行延伸管理，严格控制。因此对印章档案信息化管理后，必须保证信息的安全性和系统的稳定性，对不同级别管理员设置相应权限，严格遵守保密制度，同时，设置防火墙、安装防病毒软件维护系统保障系统安全，不定时对印章档案电子信息进行存盘备案，防止信息被篡改。
　　③“追求卓越是一个旅程，完美—零缺陷—是这个旅程的虚构的目的地”[2]在实际应用中，利用PDCA管理工具，对系统流程进行持续改进和优化，使之更适应工作需要。同时，信息化管理模式对档案管理人员的要求更高，档案管理人员的定位发生变化，工作内涵进一步丰富，需要不断加强档案管理人员的管理水平和信息处理能力，与时俱进，实现创新管理、科学管理。
　　6 结语
　　综上所述，印章档案管理具有实践和理论双重意义。档案管理人员应自觉将现代管理理念融入档案管理工作。对印章档案的信息化、科学化管理，并在工作实践中探索更优的管理方式，是对档案管理工作的深化，也是对档案文化的拓展和延伸，希望该文的一点薄见能为医院档案管理工作同道們提供一些新的思路。
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　　（收稿日期：2018-11-08）
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