浅谈项目全生命周期档案管理现状及对策

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　　摘要：一个项目能否顺利实施并经过验收合格，取决于全生命周期中的很多直接或间接因素，有技术因素和管理因素，资金因素和人力因素等，其中也有一个很重要的因素——档案管理。本文所说的档案既指项目中的所有资料材料，还包括管理这些材料资料的机制办法等一系列机制措施。档案管理是项目建设、实施、管理过程的形成的具有重要价值的各种形式的有效记录，关系着项目的申报、立项、开题、实施、监理和验收等全生命周期中的关键环节。本文先阐述目前大多数项目全生命周期中档案管理的一些问题和不足，分析存在的原因，并试图从深层次提出解决这些问题的一些针对性措施，从而提高项目实施的整体质量，保证项目顺利进行。
　　关键词：项目;全生命周期;档案管理
　　中图分类号：G271
　　文献识别码：A
　　文章编号：1001-828X（2019）010-0143-01
　　项目分类很多，项目按管理需要的不同分为新建项目、扩建项目、改建项目、迁建项目和恢复项目;按照行业不同有建筑项目、机械项目、互联网项目等，一个项目的顺利实施可能涉及到各个领域，各个环节。当前，信息化技术快速发展，许多传统领域都越来越多的积极与信息化进行融合，信息化推动着、改变着传统的工作和管理方案。项目实施管理中，也越来越多的用信息化技术和方法进行管理档案。一些基础较好、有信息化基础的单位和新项目，运用信息化速度较快，效果较好;而一些基础薄弱甚至是空白的单位和项目，运用信息化速度较慢，效果较差。综合分析，当前项目中档案管理存在的一些问题和不足主要体现在以下几个方面。
　　一是档案管理数量巨多、环境较差。由于生产力发展等社会局限性原因，以前许多企业特别是建筑、重工等传统行业的档案资料大多是人工图，图纸大小根据显示比例的不同又分为A4、A3、A2等，订装后很厚，纸质版档案具有数量多，体积大，保存起来需要占用大量的人力物力财力等缺点，保存的地点大多是一间闲置的房间，没有定制相应的管理办法和保存环境的设置，大多不能保持保存房间的恒温恒湿环境，容易造成纸质档案缺失、内容模糊不清等事件。
　　二是档案管理重视结果、轻视过程。档案管理是对项目实施的各个环节的一个及时准确的记录，项目重结果、轻过程现象严重。该项目实施过程中完成的资料，大多是验收的缺啥补啥，甚至是弄虚作假。档案资料很有有人专门的去管理，档案管理流程不规范，借阅档案没有相应的手续和流程，即使一些制度相对完善的项目，却少有人真正执行，良好的制度和规定成了摆设。
　　三是档案管理机制落后、安全性差。有的项目档案资料管理停留在纸质化、手工化管理阶段，有的项目的档案资料是电子版，直接存放在电脑或者其他存储介质中。要找档案资料时费时费力，效率低，而且一旦电脑和其它存储介质没有相应的安全防护措施，极易被不发分子恶意攻击，造成档案资料的丢失，一些有商业机密的资料如果被恶意公开和流入竞争对手，会对单位和企业造成不可估量的损失。
　　当前，随着大数据、云计算、人工智能等为代表的新一代信息技术迅猛发展，信息技术革命正以传统产业难以比拟的增量效应、乘数效应和技术外溢效应，不断向其他领域的产品和服务渗透，信息技术领域已成为提升科技创新实力、推动经济社会发展和提高整体竞争力最重要的动力引擎。随着中国制造2025、“互联网+”行动、大数据行动、新一代人工智能、IPv6行动及大众创业万众创新等一系列国家重大计划和行动的深入实施，我国开始全面迈向信息技术的新时代，新一代信息技术成为带动经济增长的重要引擎。针对项目中档案管理存在的问题，可以采取以下有针对性的措施。
　　一是档案管理应信息化、自动化。信息化带来的便利是传统方法所无法比拟的，项目的实施中，要积极使用那些优秀工业设计软件，如CAD、UG、Pro/e等，不仅大大减少工作量，提高工作效率，还方便重要档案资料的管理和存放。现在市场上优秀的办公软件涵盖了各行各业，技术和应用也很成熟。档案管理过程中应使用办公自动化软件，解放人力，提高档案管理的信息化水平。同时借助办公自动化软件的强大功能，可对档案进行有条理、有章节的分类分区管理，方便查找和借阅，大大提高工作效率和质量。而且，在办公自动化软件+人工辅助的管理模式下，档案存放、借阅和归还等有一套完整有序的流程可操作，这样也实现了档案管理工作的自动化。
　　二是档案管理应制定制度、严格执行。无规矩不成方圆，完善的档案管理制度并且严格执行，能够有效促进项目的顺利实施。项目实施的各阶段都要制定相应的符合阶段要求的规章制度，并且严格执行。该做什么工作，由谁来做，具体怎么做，合格的标准是等一系列问题都要根據制度来执行，而不是根据人的经验和一时的想法来执行，这样可以规避人为因素和其他不可控的因素对项目和档案管理带来的不确定性和风险。真正杜绝档案资料的不及时性和可操作性，真正改变只要项目完成就行，不管过程怎么样的错误思想和做法。
　　三是档案管理应顺应潮流、敢为人先。档案管理有一定的工作机制和流程，在很多时候是符合当前项目需要和实际需求的。但是，随着信息化技术的迅速发展，档案管理从业者应有互联网思维，应有超前思维，在保证工作安全和完成的前提下，应有应用互联网积极推进档案管理工作的预判性。如推动档案管理云端化，这样不仅减少了企业的信息化投入，还大大提高了档案管理的安全性。企业管理者要积极顺应时代潮流，在档案管理方面加大资金投入和人员培养力度，借助企业上云等优惠政策，积极改变不合时代发展趋势的规章制度、思维定势和固有做法。
　　随着大数据、云计算、人工智能等为代表的新一代信息技术迅猛发展，信息化在项目全生命周期档案管理中的应用会越来越广、越来越深。作为档案管理从业者应不断加强自己的知识储备和能力储备，以行业趋势为指引，以信息技术为手段，以安全可靠为基础，以高质量发展为目标，不断探索档案管理工作的新模式，不断提高档案管理为项目全生命周期服务的能力和水平。
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