从专业评估探讨独立学院教学档案管理规范化
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[摘 要] 独立学院必须通过专业评估以取得本科专业学士学位授予权。专业评估是促进教学水平的有效手段，同时也起到规范教学作用。独立学院要不断强化教学质量，必须进行规范化的教学档案管理，一方面能够减少人力、物力、时间的浪费，另一方面又为后面的工作打下基础，从而提高工作效率。通过专业评估过程的材料搜集整理，不难发现，在教学档案管理中存在的问题仍较多，将现存问题一一列出，并提出相应的改进措施，以期对独立学院教学档案管理工作提供一些参考。
[关 键 词] 专业评估;独立学院;教学档案管理
[中图分类号] G271 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2019）04-0010-02
一、引言
独立学院是由普通本科高校按新机制、新模式举办的本科层次二级学院。事实上，我国独立学院由于创办的特殊历史时期导致其普遍面临着无法做到完全独立的问题，这种不独立性包括“人才培养规格对母体的依附，教学设施对母体的依附，师资对母体的依附”[1]。当然，一定的依附性可以起到实现资源共享、优化资源配置的效果。但是作为一种应时代而生的教育形式，“独”是它发展的必然趋势，并且从“独”向“强”逐步推进，才能体现其存在的价值。为了顺应上述转变，学院首先应做到管理上的独立，尤其是教学档案的管理。教学档案理论上应有一级、二级目录，主要包括学院有关教学管理工作的规章制度、各类会议、评奖获奖项目申报材料、教务、教材、课务、考务、学籍、实验实习、教研科研档案、专业建设、课程建设、师资队伍建设档案、教学管理教学评价档案以及其他特色文件等。这一系列档案管理工作做得是否到位在专业评估过程中便可得到充分检验。鑒于作者曾全程参与独立学院的专业评估，从中体会到学院教学档案管理仍存在不少需要改进的地方。专业评估往往列有评价指标体系，各评价指标再细分几个评价内容，各内容均又包含几个方面的要求。由于教学档案的管理不完善，导致在搜集整理材料的过程中出现大量重复性工作，增加工作量的同时，也大大延长了工作时间，教师本身则将重心放在评估上而影响其他教学工作的进行。因此，总结评估材料整理经验，从学院和专业教研室两方面讨论教学档案管理问题。
二、学院教学档案管理中的不足
时至今日，独立学院已经进入规范化办学和提升教育教学质量阶段，而其教学档案管理工作却严重滞后于学院的发展[2]。独立学院依托母体高校的师资和教学资源，并结合自身特有的灵活高效的运作优势开展教育教学活动。普遍存在的情况是所开专业部分与母体高校相同，因此其招收的学生均与母体高校同专业学生一起进行课堂、实验学习，如实习、考试也有相同的地方。虽然独立学院有自身的管理制度，但由于上述原因仍会出现制度混乱、档案缺失、分工不明确等现象，导致在专业评估准备阶段材料不齐，共用材料难以区分，相关数据需要重新搜集整理。主要问题有以下两点。
（一）学院和专业教研室分工不明确
学院作为大的管理系统，必须具备完善的管理体制，尤其是在教务管理上。在专业评估过程中根据评价指标体系，教学管理机构、专业教学管理文件和规章制度等必须完备。此处“规章制度”应包括学院制度和专业教研室的细化制度，然而在评估过程中发现，各专业有不少本应相同的制度却相差较大，当然也有无中生有的现象。原因是学院在招生之初没有在制度上明确区分，学院应具备哪些制度，而这些制度是否应该分专业对待，同时教研室应该具备哪些制度，这些制度怎样应用，怎样和学院大的制度结合起来，如何在今后的评估中共同产生效力。当然，除了规章制度之外，其他一些材料也有类似问题，以至于评估过程中材料重复或者材料缺失，双方都需要补写。
（二）缺乏统一规定和材料样板
当申请学士学位授予权的专业较多时，各学院教师团队虽然有一定程度上的联系，但在教学档案管理上很难做到频繁沟通和深入交流。鉴于此，各专业在准备评估材料时便有自己的一套模式，直接造成材料五花八门，即使有指标体系做指导也难以达到统一。学院在这方面没有做好充分预期并给出统一规定，也没有事先准备一套评估材料模板，等各专业材料呈上之后才发现有许多问题，而且问题多种多样。这一后果不仅使学院教务科的工作人员工作量巨大，而且浪费了各专业教师的时间，不仅影响其他教学工作，而且也导致教师工作情绪不稳定。
三、专业教研室教学档案管理中的不足
有了专业评估指标体系，各专业教研室在评估材料的准备阶段从始至终均按照评价体系每个指标要求进行。由于材料较多、涵盖面广，加上教学档案管理制度长期不完善，在材料整理时面临着许多琐碎问题。
（一）材料不齐全
这一问题是最突出且最普遍的。首先从师资队伍方面讨论，由于评价指标体系中未曾明确指出所需材料内容，但是主要部分如学历学位、职称、专业技能、获奖等证明材料一般都有。即使只有主要部分，材料仍然无法做到全部齐全，更不要说其他部分了。一是部分材料更新或者有新的材料却无法在此期间出具，二是材料暂时用于他用却又缺少电子版本而无法呈上。
（二）材料模板不统一
模板不统一的现象集中体现在教学文件上。如教案是手写还是电子打印稿，教学日历的幅面，还有文件的封面名称、格式。
（三）材料不独立 很多时候由于独立学院与母体高校的资源共享，出现学生一同上课、考试、实验的情况，而在评估中却需要各项材料独立。因此为了达到评估要求，在整理材料时需要逐一分拣，委实费时费力。更麻烦的是长期的习惯已经使学生和教师都淡化了这一意识，因此不少材料都使用了相同的封面和署名，没有突出独立学院的独立性。
四、改进措施
以上从学院和专业教研室两个方面总结了教学档案管理中的不足，主要针对专业评估暴露的问题进行探讨。那么更重要的是如何改进这一局面，将各种不足加以弥补和改善，并将教学档案管理制度化、规范化，更要常态化。
（一）学院方面
从学院管理来说，由于专业较多，为了规范管理，避免今后的重复工作，（1）应该全面制订各类型教学材料的统一模板，并及时下发各教研室。长期实行标准化文件填写和材料整理方式，可使教师形成规范化意识。（2）明确各专业教研室责任，规定哪些材料必须由教研室准备或者编写，对各专业共用的材料也应下发，另外，如有材料更新或撤销应尽快通知各教研室，通知由学院逐级或直接下达，搜集包括各系主任、教研室主任的联系方式，组织成一个纸质和电子同步通讯录并不定期更新。（3）从开设专业之初便应以独立为出发点，对各专业教学文件实行统一模板、统一封面、统一名称，总之避免与本部文件混淆，与本部要求不同的地方也应及时告知各专业授课教师。随后授课教师自行通知学生，强调如实验、实习报告应以独立学院的要求为准，使他们具备这种意识。
（二）教研室方面
如学院无要求，应在内部实行统一规定，采用统一教学文件模板的同时，搜集每位在任教师资料，包括各种身份证明、职称证明等，扫描成电子版并指派某位成員统一保存，如哪位教师有新的材料必须及时制作电子版上交给保管员。这一要求可使大家养成及时上传资料的习惯，形成足够完善的人员档案库。对教学日历等教学文件，注意区分独立学院与本部，各授课教师应分类保管。将每位教师的课程大纲、实验指导、试题库、多媒体课件等电子版搜集整理，并制作相应目录进行归档，建议在每学期初进行更新。
对每一级别的教学档案管理应有专人负责，避免职责混淆。此外，应对档案管理人员进行考核，合格方能上岗。吉林工商学院张根连认为档案管理人员的素质高低与教学档案工作的质量高低有直接关系，并认为应从政治素质、档案知识、计算机应用技能三方面对其素质进行提高。[3]
随着计算机应用的普及，许多研究也指出应不断创新教学档案管理，加强档案信息化建设。南通大学邱云贞在谈如何加强高校教学档案管理工作时指出，应加大硬件设施的投入力度，增设电脑、互联网系统、扫描仪、复印机、缩微设备等，引进先进的档案管理软件。事实上，许多独立学院对这类资源并不缺乏，问题是如何充分利用，这就回到了档案管理人员的素质问题上，是否具备这种现代化档案管理意识。
不论从哪个方面，教学档案管理效果都是由人的行为控制，因此，培养人的管理意识最为重要。管理人员、教师、学生都必须在长期制度下养成规范教学档案意识，从自身做起。教学档案是在教学实践中逐步积累形成的一系列原始资料，是教学管理工作的缩影。教学评估又是通过对教学档案的审查来评估一所学校办学条件、办学水平的途径。好的教学档案管理工作将有效推进学校办学效益，从而促进办学质量。
五、结语
教学档案管理规范化是长期任务，必须由涉及人员共同努力。在管理意识的推动下，定期或不定期地对教学档案进行整理归档，有助于今后各项教学工作的进行，不仅省时省力，还节约了大量人力物力。教学评估相当于是教学档案管理工作的一次大清扫，扫出不合格的地方、有漏洞的地方，并让人们及时完善。通过教学评估不仅能够提高对教学档案管理重要性的认识，也对今后工作制度化、规范化起到警示作用，对其他类型档案的管理工作也有很好的参考价值。我们更希望通过本次评估，船山学院在教学管理方面有更好的方式方法，以求更快达到学院的办学目标，提高办学质量。
参考文献：
[1]陈量雄.论独立学院的依附性及其独立之道[D].中南大学，2011.
[2]袁媛，徐彬，关雅丽.优化独立学院教学档案管理工作的几点建议[J].科技信息，2012（5）：320.
[3]牟玉枝，胡华，关尔晨.从高等学校教学评估看院级教学档案管理[A].人本·质量·特色·创新：山东建筑大学教育教学研究文集[C].2007：119-121.
编辑 冯永霞
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