提高文书档案年度整理归档质量的策略研究
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摘 要：对于档案业务工作的开展而言，文书档案年度整理归档是其中一项重要的工作环节，在各级别单位的档案整理工作当中都存在较为重要的现实意义。当前，我国发展已经进入了新阶段，文书档案的年度整理归档工作也应当切实做到与时俱进，符合当下社会环境，并且需要对其进行有效创新，这样才能提高该项工作的整体质量。文书档案年度整理归档对于各个单位文书档案管理工作都有重要的影响意义，但是在多方面因素的影响之下，文书档案年度整理归档也会暴露诸多问题。相关单位与工作人员需要切实把握该项工作存在的问题，并且从不同角度着手选择科学的策略，不断提高该项工作质量。
关键词：文书档案;质量;归档;整理;策略;问题
文书档案整理归档工作主要包含有文書处理与档案管理等方面，相关单位的文书部门需要将已经结束办理且存在重要利用价值的文书档案按照其形成过程当中存在的内在联系与规律进行分类整理，之后将文书档案进行装盒、归档的过程。在文书档案年度整理归档工作当中，相关人员需要对文书档案进行整合处理，将临时性、重要性稍差的文书档案剔除，将重要的、参考价值与利用价值明显的文书档案进行整理。如果文书档案年度整理归档工作存在严重漏洞，就会导致文书档案以零散状态存在，这样很容易造成文书档案丢失、损坏等，影响文书档案的保管与日后查阅，对于相关工作的开展存在极为不利的影响。在此背景下，针对文书档案年度整理归档工作存在的相关问题进行分析，并在此基础上选择科学的解决策略十分关键。
一、文书档案年度整理归档的基本原则
（1）保证其内在联系。在文书档案的年度整理归档工作当中，工作人员需要遵循文书档案的形成规律，并且保持其内在联系，对其不同价值进行合理区分。对于该项工作的开展，保存并非是最终目的，利于保管及利用才是根本目的，相关人员应当切实遵循文书档案之间的形成规律，并且保持其联系的同时对其价值加以区分，这样可以便于文书档案在日后得到有效利用。
（2）区分价值。相关人员在进行文书档案年度整理归档的时候，需要依照相关规定要求，对不同文书档案的价值以及范围进行区分处理，还要划定相应的保存期限。对不同价值的文书档案进行区分之后，可以让其更为集中，为日后文书档案的利用奠定较好基础。文书档案的客体形成之后，就与未来的用户存在了某种潜在价值，而文书档案价值只有在客体被实际利用之后，才能转变为现实价值。
（3）便于保管及利用。在文书档案的年度整理归档工作当中，相关人员也需要确保文书档案便于保管以及利用，这也是检验文书档案年度整理归档实用性的标准。从某种角度而言，保管与利用是相辅相成、互相影响且互相制约的关系，相关人员不能片面强调两者中的某一方面而忽视另一部分。相关单位在该项工作当中也不能取消分类处理的原则，工作人员一定要将便于保管及利用作为基本的出发点，这样才能切实实现文书档案年度整理归档的基本目的。
二、文书档案年度整理归档存在的问题
（1）认识程度不足。在实际工作的开展当中，文书档案年度整理归档存在的首要问题就是相关单位及人员对该项工作未能给予应有的重视。很多单位与管理人员在文书档案年度整理归档工作中仍然未能认识到该项工作开展的必要性，也没有针对该项工作的实际开展提供强有力的支持，很多领导都无法认识到文书档案年度整理归档的实际意义，也无法掌握该项工作对于单位整体运行的重要作用。在此背景下，文书档案年度整理归档工作就无法获得应有的支持，后续环节无法顺利进行。此外，该项工作如果无法得到有效重视，上级领导就不会投入相应的资金等，该项工作的方式也会较为落后，人员结构的更新与调整也会停滞不前，这也是导致该项工作质量不达标的关键问题。
（2）收集存在难度。在文书档案年度整理归档工作当中，很多科室以及工作人员都没有重视到文书档案收集以及整理的重要价值，这样就会造成“轻档案、重经营”的错误思想不断蔓延。这样一来，会导致相关工作人员的主动性与积极性严重不足，在文书档案的收集方面不够认真，导致文书档案收集的完整性受到严重影响，无法确保后续年度整理归档与收集之间的合理衔接。
（3）工作人员素质水平不高。对于文书档案的年度整理归档工作开展而言，工作人员是重要的影响因素，只有保证 工作人员的整体素质与能力水平得到提高，才能有效确保文书档案年度整理归档的自身质量。很多单位在实际工作当中不重视文书档案管理工作，因此没有对档案管理人员进行全面、有效的培训与考核等，这会造成工作人员在实际操作当中长期缺乏专业的理论知识培训，造成工作人员在文书档案管理的相关知识和技能方面停滞不前，无法与不断进步的信息技术相适应，难以满足新时期文书档案管理工作的各项要求。
（4）信息化与现代化程度很低。目前，我国已经完全进入了信息化社会发展阶段，因此，文书档案的年度整理归档工作也需要向着现代化、信息化方向去发展。但是，很多单位因为经费投入不足等原因，造成单位库房的设备难以满足文书档案整理归档标准的最低要求，档案安全保管的标准化和信息化程度也比较低，从而导致管理质量低下。随着计算机网络技术的发展和普及，档案管理的现代化程度已经成为档案管理效率提高的一个重要原因，如果管理人员仍然无法实现该项工作的信息化、现代化发展，就会造成文书档案年度整理归档受到不利影响。
三、提高文书档案年度整理归档质量的主要策略
（1）给予高度重视。对于文书档案的年度归档整理工作开展而言，无法离开相应的理念进行指导。相关单位的管理人员需要切实认识到文书档案年度整理归档管理的重要价值，选择新型的现代化管理理念加以指导，有步骤和计划地开展文书档案的年度整理归档工作，并且从人力因素、设施投入以及资金支持等方面入手，确保信息化理念在文书档案年度整理归档工作各个环节当中得以贯彻。只有依靠相应的理念进行指导，才能确保文书档案的年度整理归档工作得到有效保证。相关领导首先需要认识到该项工作的价值与必要性，并且要在单位中进行宣传，确保各级工作人员从思想意识上认识到文书档案年度整理归档工作的内涵，这样才会形成上行下效的局面，确保相关意识得以贯彻。 （2）开展信息化管理。当前社会已经进入信息化发展阶段，对于文书档案年度整理归档，相关人员也可以多选择一些信息化操作手段进行处理，比如建立信息平台等，将文书档案的相关信息输入信息平台。这样一来，就可以在信息平台中查找到文書档案的具体信息，免去人工查阅的不便，既可以保证文书档案整理归档工作向着信息化方向迈进，也能有效提高文书档案整理归档的自身效率。
（3）做好电子文件的整理归档。在文书档案的年度整理归档工作当中，电子文件的整理归档也是其中重要的组成部分，相关人员需要按照“一文一件”的处理原则进行整理归档，并且按照电子文件的保管期限、年度等进行分别处理，将正文与附件、转发文件与被转发文件等归为一件文件，如果请示、批复以及报告等电子文件较为松散，相关人员可以选择电子管理系统进行检索匹配分析。相关人员可以将电子文件的主要信息录入电子管理系统，并且可以利用协同系统直接进行信息导入，而对于电子文件的分类、保管期限等，可以在后续进行整理的时候进行修改或者补录等。针对电子文件的编号，相关人员可以选择电子文件的处理系统，按照设定的规则进行自动生成处理，针对不同时间段的电子文件，相关人员可以将其内部数据进行打包处理，用刻录光盘的形式进行保管，这样可以确保电子文件整理归档的质量，延长其保管期限等。
四、结语
在各单位实际工作的开展当中，文书档案年度整理归档都是不可缺少的重要环节。目前，我国社会整体发展进入了一个新阶段，信息化技术的应用也十分广泛，这也给文书档案年度整理归档工作提出了新的要求与挑战。相关单位的管理人员需要切实认识到该项工作的重要价值，为文书档案年度整理归档的开展提供有力支持，从事该项工作的人员则需要把握好文书档案年度整理归档的基本原则，并且对该项工作暴露出的问题进行总结分析，在此基础上选择科学的处理方案，实现文书档案年度整理归档的深入革新。
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