科技成果转移转化项目档案管理的问题及思考

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　　摘 要 在国家大力推动科技成果转移转化的情况下，该项目档案管理工作日趋重要。本文总结了科技成果转移转化项目档案管理现状及管理体制机制存在的问题，提出了科技成果转移转化项目档案管理的工作设想。
　　关键词 高校科研院所 科技成果 转移转化 档案 管理
　　中图分类号 G275.3 文献标识码 A 收稿日期 2017-12-25
　　Problems and Thoughts on Archives Management of Transfer and Transformation Projects of Scientific and Technological Achievements
　　Zhang Fan， Wei Wei
　　Abstract Under the circumstances that our country vigorously promotes the transfer and transformation of scientific and technological achievements， the archives management of the project is becoming more and more important. This paper summarizes the current situation of the archives management of the transfer and transformation project of scientific and technological achievements and the existing problems in the management system mechanism， and puts forward the assumption of archives management.
　　Keyword scientific research institute of colleges and universities; scientific and technological achievements; transfer and transformation; archives; management
　　 2016年4月21日，国务院办公厅印发《促进科技成果转移转化行动方案》，与修订《促进科技成果转化法》、出台《实施〈促进科技成果转化法〉若干规定》，形成了科技成果转移转化工作“三部曲”。在中央顶层设计推进和地方积极贯彻落实下，高校和科研院所作为科技成果产出的中坚力量，积极响应“大众创业、万众创新”号召，掀起了科技成果技术转移转化的热潮。然而科技成果转移转化项目档案工作并未引起相应的重视，“科技成果转移转化档案工作管理模式与规章制度研究”课题组对高校和科研院所进行了充分的调研，并作为科研院所的档案工作人员，从实际工作中总结发现当前面向科技成果转移转化项目的档案工作在体制、机制和制度层面存在诸多问题。
　　 一、科技成果转移转化项目档案管理现状及问题
　　 科研档案管理工作是科研活动的基础和真实记载，是提高科研质量、促进科技工作，为国家经济建设和社会进步服务的重要保证。作为科研院所，科研档案是我们档案工作中最主要的组成部分。在实际中我们将科研档案分类管理，即纵向项目档案和横向项目档案。
　　 其中，纵向科技项目是指由国家、省、市科技主管部门或机构批准立项的项目，因其管理较为规范，体系相對完备，项目研究周期、研究内容比较明确，归档范围、归档过程相对清晰。然而科技成果转移转化项目即横向科技项目因其来源广泛，不同的企事业单位的需求不同，内容涉及科技开发、科技服务、成果转让等诸多方面，在研究过程中经常会随着市场行业的变化调整研究内容，其管理相对松散，归档范围存在相对不确定性。因此，目前存在高校和科研院所的科技成果转移转化项目档案管理办法缺失、管理体制机制不健全、归档率偏低、归档内容不完整等现象[1]33。
　　 1.科技成果转移转化项目档案归档标准缺失。目前，国家及相关部门未出台任何专门针对科技成果转移转化项目档案的制度标准。我国科技档案工作领域现行最重要的法律依据《科学技术档案工作条例》是1980年发布的[2]15。在科研项目档案管理方面，仅有的一个国家标准《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-92）还是1992年制定的[3]86。其内容早已不适应我国科技发展的巨大变化。中国科学院做为我国自然科学最高学术机构在2006年发布了《科研课题档案建档规范》，参照此规范进行归档科技成果转移转化项目档案时我们发现，应用研究课题文件和发展研究课题文件归档范围包括成果推广应用阶段，按照其提供的归档范围，共包括五个阶段：研究准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励阶段、成果推广应用阶段，但是课题组从项目的准备阶段到最后的成果推广应用阶段需要很多年的不断探索和积累，周期持续时间长达数年或数十年，这对于档案的收集和留存在实际操作过程中存在巨大困难。
　　 标准的不适应性使得科技成果转移转化项目档案管理无规可循，不可避免地造成归档率低、归档内容不完整等现象。因此在当前科技成果转移转化热情不断高涨、转化规模不断增长的形势下，制定科技成果转移转化项目档案管理标准规范成为广大档案工作人员的共同呼声。
　　 2.科技成果转移转化项目档案管理体制机制不健全。在当前科技创新日益活跃，科技成果不断转移转化的背景下，各高校科研院所单位承担的科研项目数量较多，为便于管理基本上都采取分职能、分类别的方式管理相关项目，这就造成项目档案归档将涉及科研项目管理部门、成果转移转化管理部门、项目课题组和档案管理部门等多个部门，要将一个项目从始至终形成一套完整的档案进行归档，将需要多个相关部门的协调配合。而目前大多科研院所科研档案的归档模式，主要采取由科研项目管理部门或成果转移转化管理部门定期下达归档课题清单，档案管理部门监督指导课题组完成归档工作。但调查中发现各部门的工作职责及归档流程并不明确，不仅归档耗时长，还经常产生管理部门与课题组在归档时出现重复收集或部分研究过程文件无人负责等现象，导致项目资料收集不齐全，档案完整率低。 　　 3.科技成果转移转化项目形式多样造成项目档案归档困难重重。第一，科技成果转移转化是促进科技与经济结合、实现科技支撑经济社会发展的重要途径，其模式、路径多种多样，目前主要形式有：技术转让、委托研究、合作实施、自我创新、技术指导、产研开发、协同创新等。不同形式的转移转化过程不同，产生的资料也会有很大差别。这为我们的档案收集带来了诸多困难，如何形成一套行之有效的跟踪项目研究过程，收集项目资料的流程是我们急需解决的难点。
　　 第二，对于成功推广应用的科技成果，按照目前实际工作中的情况来看，并不是单一的一个项目，而是一个课题组相关多个项目进行打包完成，多个项目都有所涉及，并不能清晰地将每个项目单独剥离和分类，其中可能会包括基础研究课题、应用研究课题等多方面的成果，因此目前的归档范围可操作性不强。
　　 第三，在科技成果成功推广应用之后，与合作方签订合作协议后，并不代表着项目的终结，签订合作协议其实才是成果转移转化档案管理的开始，后面的验收、结题以及产业化公司的相关文件，都需要囊括在项目档案归档范围之内。
　　 第四，由于行业变化、企业自身状况等诸多原因，部分转移转化项目会出现终止等情况，此类档案如何归档目前无明确指导。
　　 科技成果转移转化项目的多样性给项目档案的接收、整理带来极大的麻烦，也给科技档案资源的整合共享造成巨大障碍。因此，如何提升科技成果转移转化项目档案管理水平，最大限度地挖掘科技成果转移转化项目档案的潜在价值，实现科技成果转移转化项目档案信息资源的社会化共享，是科研档案管理机构和管理人员亟待解决的重要任务。
　　 二、关于科技成果转移转化项目档案管理的思考
　　 1.建立健全适宜成果转移转化档案的管理模式。将成果转移转化档案工作纳入各单位的科技成果转移转化管理办法中，即做到同步管理、同步实施，从宏观管理方面加强对成果转移转化档案管理工作的政策指导，从有利于知识产权的保护，促进科技成果转化的需要出发，建立健全符合自身特点的贯穿科学研究与技术开发工作全过程的规章制度，通过有效的管理，切实提高科技成果转移转化档案的真实性、系统性和完整性，提高科研档案在科技成果转化中的利用效果，促进科研档案与成果转移转化工作的紧密结合。同时，把科技成果转移转化档案管理与其他相关工作管理办法结合，将资料收集完全纳入日常相关工作的环节，强化档案收集的及时性和完整性。
　　 2.完善档案管理组织架构，使其更加适宜科技成果转移转化档案的管理。建立档案工作负责制，档案工作领导小组组长由单位一把手担任，具体执行由分管领导负责的组织架构;形成档案管理部门牵头，科研管理部门、转移转化管理部门、项目课题组全部参与，从档案室专职档案员到各部门兼职档案员各司其职、各尽其责的檔案工作责任体系。细化具体分工，明确管理文件和研究过程文件的收集责任人，细化归档范围，建立健全档案接收审核制度，建立更为完善的组织架构。做到档案工作与科技成果转移转化工作的同规划、同部署、同落实，实现档案收集工作全面覆盖，做到应归尽归、应收尽收。
　　 3.强化成果转移转化工作与档案信息化同步，提升成果转移转化项目档案的利用价值及服务模式。面对网络时代信息社会的发展方向和档案利用需求日益增长的趋势，将档案数字化工程列为我国档案信息化建设的重要内容已成共识。档案数字化应与实际工作中科技成果转移转化档案电子文件的归档统筹规划、同步进行。以实现纸质文件与电子文件双套制归档的目标， 跳出电子文件打印成纸质文件之后便任其自生自灭、日后又重新扫描“还原”成数字化文件的恶性循环，为健康开展档案数字化工作奠定良好的基础。
　　 目前，已归档的成果转移转化档案的利用基本上还是传统的查询、借阅的方式，而项目执行过程中会产生合同、技术协议等大量电子资料。在档案收集过程中，随着项目的实施应同步进行电子资料的收集工作，实现以数字化档案代替原件提供利用，以实现激活档案、人机共识、便于检索、优化利用，借助网络，通过信息交换、互联互通，多渠道实现信息资源最大程度的共享与增值。逐步建立成果转移转化档案大数据平台，进一步改进和加强科技成果档案管理工作，更好地发挥科技成果档案在科技成果推广中的作用。
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　　参考文献
　　[1]王雪萍.面向科技成果转移转化的科研项目档案资源共享与服务模式创新探索[J].四川档案，2017（1）：33-36.
　　[2]徐拥军，张斌.我国科技档案管理体制机制的现存问题[J].档案学研究，2016（2）：14-21.
　　[3]王新才，陈荷艳.国家科技计划项目档案管理标准规范建设思考[J].档案学通讯，2013（2）：84-88.
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