学校档案工作信息化管理之我见
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摘要：为了更有效、更快捷地开发和应用档案信息资源，充分发挥学校档案在学校管理工作中的作用，就必须实现档案管理的信息化。这就要求学校对档案信息资源进行挖掘、开发和利用，还要有效解决学校档案信息化建设中出现的问题。
关键词：学校档案工作;信息化;管理
什么是档案信息化建设呢？关于它的概念有多种表述。一般来说，档案信息化建设是指在国家档案行政管理部门统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理，实现档案信息的社会化和网络化服务的活动。这就要求学校以信息技术广泛应用于档案管理活动为主导，对档案信息资源进行数字化建设与服务。这主要包括基础设施建设、应用系统建设、档案信息化资源建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面的内容。那么，如何加强学校综合档案信息化建设呢？
一、加强学校档案信息化建设的思考
学校档案信息化建设是学校信息化建设的组成部分。因此，在建设过程中要从全局出发，将档案信息化建设纳入学校信息化建设整体规划，与学校信息化同步发展;还要加强各类标准的制定工作，以有效实现信息互通、资源共享;要从实际出发，建设标准与本学校实际相结合，追求投入最小化、效益最大化;采取必要措施，确保信息安全、数字档案可靠和内容的真实。
二、学校档案信息化建设的重要性
随着互联网应用的广泛普及和深入，网络化工作模式已经渗入到了当今社会各行各业，人们必须以网络的高效率来适应社会的发展需要，但是由于种种原因，我国的档案管理在信息化的进程中普遍处于相对滞后的阶段。随着我国学校各项管理工作向信息化发展，学校档案信息在学校日常管理中的地位越来越重要。为了更有效、更快捷地开发和应用档案信息资源，充分发挥档案在学校管理工作中的作用，现代的学校就必须实现档案管理的信息化，优化传统的档案管理模式。这其中包括应用网络客户端对服务器中的海量存储实现档案检索的自动化、运用缩微技术实现档案存贮的缩微化、运用现代通信技术实现档案信息的网络化等。档案工作的信息化已经成为档案工作人员不得不面对的新课题，学校档案工作的信息化建设已成为学校档案管理的发展趋势。
三、实现学校档案信息化建设的步骤
学校档案在实现信息化建设的过程中主要经历以下几个步骤：
1.配置专用服务器等设备;
2.档案馆内部的局域网络环境的搭建;
3.建立和应用专业的档案管理应用系统;
4.真正实现档案信息化。
四、学校档案实现信息化中可能面临的问题及应对策略
第一，原有館藏资料实现信息化以后所面临的数字档案的权威性问题。
解决办法：从网络计算机技术上可考虑对原有档案资料实现信息化管理，综合档案逐步实现全文数字化和可以在网上查阅档案目录和全文，以后归档的电子文件采用只读、防修改、不可再修改功能（如在原始电子图片实现水印处理等相关方式）。
第二，综合档案信息化的长期保存的问题。
1.首先要认识到档案信息化是基于传统档案所存在的，它只是用来提升档案管理和工作效率的一种手段，不能脱离原有档案资料而独立存在。因此，信息化档案与原始档案资料之间并不冲突，而是一种补充和提高的作用。因此，信息化档案和原有纸质档案资料应该并存。
2.对于所有信息采用双机热备机制，以确保所存储的数据不被丢失，并定期做好备份，逐步实现可在内部局域网上查阅档案目录和全文。随着电脑硬件的发展，优质的存储设备不断出现，相信该问题在不久的将来肯定会得到有效的解决。
第三，信息化档案信息的安全问题。
解决办法：一方面可以从技术上对局域网内的系统进行安全措施防范，如设防火墙、安装杀毒软件、设定权限等方法。另一方面，对于所使用的信息化档案管理应用系统或其他应用系统采用身份认证及安全分级和加密处理，并在源代码中做必要的安全防范保密处理。
第四，信息化档案馆（室）建设过程中面临的相关技术问题。
解决办法：这些问题，应该不是信息化建设的瓶颈和难点，可以从软件系统上得到解决。
五、如何对档案信息资源进行挖掘、开发和利用
1.档案人员熟悉业务;
2.档案信息资源开发;
3.档案信息资源开发方法分析。
主要通过以下几种方式进行档案信息资源开发：（1）各种形式的电子文件的采集和接收;（2）馆藏档案的数字化;（3）档案信息编研工作。
六、学校档案管理信息化的意义
1.教育发展表明，学校档案管理信息化在促进教育现代化、学校管理规范化、提高教育资源利用率、实现资源共享、优势互补等方面发挥着纸质档案无可替代的重要作用。
2.学校档案管理信息化是学校其他各项工作规范化、标准化的基础。因此，学校档案管理信息化系统的建设和完善必将有力地促进学校各项工作的改进和提高，促进教育管理水平和办学水平的提高。
3.学校档案管理信息化系统是重要的教育工作平台，它不仅能够方便快捷地实现对学校所有师生、员工档案的日常管理，积累管理经验，而且可以逐步实现与名校名师建立合作联系，改进、创新自身工作，不断提高管理工作效率和学校管理水平。
总之，学校档案管理信息化系统建设是一项长期复杂的系统工程，需要各方面的共同努力才可稳步实现，并向更高的台阶迈进。
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