实施实名制管理，实现机构编制档案的信息化管理

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　　摘要：实名制档案管理是记录机构建立，改革发展的一种重要手段。在实现机构编制档案的信息化管理过程中，实名制管理发挥着重要作用。建立实名制档案管理模式，利用互联网系统进行信息化管理，有利于提高机构档案资源的利用率。本文从档案实名制管理的重要性以内涵入手展开分析，着重讨论如何构建机构编制档案信息化管理体系，以达到信息化水平的最大化。
　　关键词：实名制管理;编制档案;信息化管理
　　中图分类号：G271
　　文献识别码：A
　　文章编号：1001-828X（2019）010-0059-01
　　档案管理工作是机构工作的重要内容之一，它可以提供历史资料查询、绩效查询等服务。可以通过它了解一个机构的工作效率，人事变动等内容。档案管理工作的开展和机构的工作效率息息相关，实施档案实名制档案管理工作，可以利用其恢复机构历史资料的原貌，是提高单位整体档案管理工作水平的关键。
　　一、实名制管理的重要性及内涵
　　1.实施实名制管理的重要性
　　档案信息工作的收集和录入是机关工作的重要内容，是机关工作顺利展开的重要保证。传统的档案管理模式就是用纸张记录，在互联网没有普及之前，都是纸质档案。在信息查询、档案录入、档案转出等方面存在很大难度，导致档案管理工作效率不高，极大降低了档案管理工作的水平。在互联网普及之后，随着单位档案信息化管理工作的开展，信息化管理水平不断提高。实名制管理的信息化，也就是档案管理的信息化。主要是依靠计算机等科技手段对信息进行实名制管理，这在很大程度上提高了档案管理水平，打破了传统档案管理工作的局限。实行档案的实名制和信息化管理，有效加快了档案管理工作的进程。实名制档案管理工作的有效开展，弥补了传统档案管理中的不足，可以通过已整理的资料看出单位工作的效果和不足。
　　2.实施实名制管理的意义
　　实施档案实名制管理是档案管理信息化的客观条件，只有档案实名制管理的水平上去了，机构编制的档案的信息化管理水平才会提高。实名制管理是指机构编制、财政、人事等各个部门之间的相互配合、协同工作[1]。它是机构单位根据系统上的在编人员数目进行实名经费预算、分发，各部门共同实行编制数额、实发金额相对应的一种制度。实名制管理作为一种新型的管理模式，确保了单位各项工作的有效开展。在这一管理模式下，机构档案管理工作要做好各项资料的分类，提高单位在信息收集的准确性以及规范性。在档案资料管理工作的过程中，对档案资料按照时间先后、类别等方面进行编号整理，以便于资料的寻找。保证现有资料的整理与机构现有的情况相对应，比如说机构现在编有多少人，资料上就对应多少人的名字。一些离职或者退休的人的资料应该单独整理，这样有利于单位其他工作的开展，也便于以后查找资料。档案实名制管理工作的实施，有助于领导者了解单位的具体情况，结合单位的具体情况实施一些细则。
　　二、构建机构编制档案信息化管理体系
　　1.加大档案实名制管理的宣传力度
　　对于一个机构来说，档案管理工作是特别关键的，档案管理工作既是机构其他各项重要职能工作顺利开展的基础，也是机构工作顺利开展的重要组成部分。做好档案管理工作，可以帮助领导者、决策者更好的了解机构的具体情况。做好档案实名制管理工作，有利于提高机构在整个市场当中的竞争力。但是就目前的现状而言，好多机构对档案实名制管理工作的重视度不够，所以要加强宣传力度。首先决策者应该重视实名制管理这一工作，从决策者自身出发，定期宣传实名制管理工作的内容和重要性，机构可以将档案实
　　名制管理工作的重要性等内容印发在员工手册上。也可以定期举行有关实名制管理内容的讲座，提高机构内部档案实名制管理的意识和水平。
　　2.健全档案管理实名制的机制
　　健全档案管理实名制机制是档案管理工作是否顺利展开的关键，故此，必须结合各机构的实际情况，不断完善管理机制。在实际操作过程当中，应该建立监督部门对其不定期抽查，看档案实名制管理工作是否符合规范[2]。机构领导者要把职能切实落实在每个管理人员身上，应该大力支持管理人员的工作，帮助管理人员顺利开展工作，齐心把档案管理工作做好。领导应该积极参与到管理过程中去，为完善管理机制提供支持和依据。
　　3.提高实名制档案管理的服务意识
　　档案管理工作人员的素质和档案管理的效率密切相关。管理人员服务意识不高的一个原因在于管理人员的文化还有专业水平不太突出，因此应该加大对管理人员个人素质以及专业水平的培养。不断帮助管理人员学习专业知识，定期组织培训，以此帮助其高管理效率和水平。除此之外，还要加强其对法律法规的学习，做到合法守法、有法可依、有法可循。积极借助别人的成功经验和方法，以达到档案管理效率的最大化。
　　4.建立互联网档案管理模式
　　在如今快速发展的信息时代，要想提高档案管理的现代化水平，就需要建立一套健全的网络管理机制。以往传统的档案管理模式浪费了大量纸张以及人力资源，不仅效率低下，而且管理水平较低。伴随着信息时代的到来，传统的管理模式逐渐被社会淘汰，所以必须要建立一套完善的线上管理模式。现如今的信息存储技术不再是像以前那样，而是存储在数据库当中。这就有效保證了信息的完整性以及安全性。这从根本上避免了机构的不必要损失，像以前发生不可预测的灾害时，例如火灾、水灾等，可能会出现档案烧毁、档案遗失、档案遇水之后出现字迹模糊等情况。然而在网络管理体系出现之后，有效避免该情况的发生。网络管理体系的发展不仅提高了档案管理工作水平，而且还有利于单位其他重要职能部门工作的开展。线上管理模式的开展有效规避了档案遗失等问题，而且可以真正达到资源共享，提高了资源的利用率。
　　综上所述，不断完善机构档案管理机制，实行档案实名制管理以及信息化管理，是当今时代发展的必然要求。各部门应该在信息化管理的优势之下，不断改革管理模式，提高机构编制档案管理信息化水平。实行机构编制实名制管理，不仅有效提高了资源利用率，还加快了管理工作的信息化水平。
　　参考文献：
　　[1]李慧琴.以实名制管理促进机构编制档案管理信息化[J].办公室业务，2017（11）：52，54.
　　[2]刘丽炜.关于机构档案编制过程中实名制档案管理的探讨[J].建筑工程技术与设计，2018（6）：2836.
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