浅析档案管理信息化的几点思考
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在信息化时代发展背景下，我国档案管理体系也发生了翻天覆地的改变，大部分档案部门逐渐将信息化技术应用于实际的档案管理工作中，并加强建设了完善的档案信息化管理系统，逐步提高了档案信息管理水平，促使信息资源能够得到充分的开发利用。但是，就我国目前档案管理工作现状来看，其中仍旧存在着很多的问题和不足，还需要进一步的加强与完善。
一、档案管理信息化的概念
就档案管理的信息化而言，其是在馆藏档案的基础上，在保持原来的信息内容不变的前提下，对档案的存在形式进行变革，使其达到信息化的要求，从而实现档案资源共享的目的。
二、档案管理信息化的必要性和可能性
在当今档案管理的信息量急速增加、种类繁多、信息载体多样的情况下，传统的档案管理模式已与社会的信息化发展相脱节。这就必然要求档案管理信息化，以在满足时代发展需要的同时更好的促进档案管理事业的发展，充分实现档案的功能和价值。
1.具备软硬件基础。硬件基础主要体现在各单位的档案管理部门已具备打印机、复印件、扫描仪等高新技术设备，为另外，对于计算机电脑的配置也滿足了档案管理部门人员的需要。
2.规范的管理机制。为了加强局档案信息化工作，先后制订并实施了我局诉讼档案立卷归档暂行规定等文件制度，保证了档案信息化工作持续、健康、稳步的向前发展。
三、档案管理信息化的优势分析
（一）便于存储 在对档案资源进行管理的时候采用信息化的方法，能够节省档案占据的空间，所有的档案只需要存储在硬盘中，不要再通过纸质建档的方式。另一方也解决了原纸质档案在存储期间的自然损害问题，从而便于档案资料存储的长期性。
（二）利于查询 在传统的档案管理方法中，需要档案管理人员逐一去寻找档案，档案管理的效率低下，档案管理信息化中彻底改变了这一费时、费力的查询方式，通过档案信息管理系统即可实现档案资料的即时、准确查询。
（三）便捷远程查询、实现信息共享 档案管理的信息化通过信息网络可组织、单位内部的信息共享，使档案资源的使用更加快捷，及时满足了组织、单位内部对档案信息需求。同时专用的信息技术，可实现档案资源的异地远程管理和使用，着在一定程度上更大的发挥了档案的作用。
（四）便于实现档案的分级管理 在档案管理信息化中，可通过相应的网络权限设置，对使用者的调阅权限进行规定，实现档案资源的分级管理。这在一定程度上实现了对需保密档案的保密。同时，在系统查询记录中可自动对调阅情况进行记录，以便更好的实现责任追究。
四、目前我国档案管理信息化进程中所面临的问题及解决措施
（一）目前我国档案管理信息化进程中所面临的问题
随着时代的不断发展，人们对于档案管理的信息化有了一定了认识和了解，但是就目前我国档案管理的信息化进程而言，还是存在一定的问题的。
1.在进行档案管理的时候，信息化设备还不健全，在进行信息化的档案管理时，网络的基础还是不牢固的，很多单位在没有单独的档案管理的局域网的同时，其高性能、大容量的服务器的也严重缺失。
2.档案管理信息化的软件基础不知，这主要体现在目前我国的档案管理信息化没有建立统一的管理规范，同时现在正在使用的档案管理的软件系统存在着一定的缺陷，缺乏高质量的软件系统。
3.在进行档案管理的时候，容易泄露信息，没有对安全隐患进行评估并采取有效的措施防止信息的泄露，而且，在信息化档案管理的实际运行中，还是存在着操作等问题。
（二）改善我国档案管理信息化进程中所面临问题采取的措施
1.加强档案管理信息化意识。各机构单位要充分意识到档案管理信息化的必然性和重要性，切实加强对本单位档案管理信息化建设的重视，将档案管理信息化建设工作纳入到本单位的工作计划以及工作考核的范围中来，切实解决档案管理信息化过程中出现的相关问题，加强档案信息化工作的管理和监督，从而更好的推动本单位的档案管理信息化建设。
2. 加大投入，实现档案现代化。要保证档案工作现代化的实现，和缓政府要值得投入财力，配置与档案信息化相适应的基础设施，改善档案工作软硬件环境，增加库房面积，购置档案装具，扩大室藏种类。严把档案收集关。档案馆应把国家和社会具有保存价值的档案资料接收入馆，实行集中统一管理，为档案的收集、整理工作奠定基础。在接收档案前，有关部门要下发通知，明确接收档案的范围、内容、标准及要求，及时修订和完善各种档案的整理细则、保管期限等，以确保馆藏档案更加丰富、具有特色。
3.完善档案信息化管理的相关机制。在档案信息化管理的过程中，应该不断完善档案管理的相关运行机制，使档案信息化管理的相关步骤更加得明确和完善，提高相关的技术标准，档案信息化管理的具体步骤应该明确，使管理人员能够按照具体的流程进行档案管理，从而在根本上实现对对档案管理工作人员在工作过程中的工作行为进行一定的规范和控制。
4.加强档案管理信息化的安全管理。档案的信息化管理能够在一定程度上提高档案管理的效率，但是，同时也会带来一些安全隐患，这些安全隐患制约的档案信息化管理的有效性。在档案存储的过程中存在隐患，会导致数据的失真和丢失，所以，在档案信息化管理时应该提高安全意识。切实加强信息安全意识、加强信息安全评估的组织机构、工作流程、技术标准等方面的建设和完善、加大评估工具的开发和推广力度，从而满足档案管理信息化安全评估的切实需要，加强档案管理信息化的安全管理。
5.加强档案信息化管理人员的素质。人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。
五、结语
总而言之，在现代化数据信息建设的过程中，档案信息的发展建设有着十分重要的意义。而网络信息化技术的应用，不仅有效的解决了传统档案管理模式在实际应用过程中存在的问题，还使得现代化档案工作的效率得到进一步的提升。不过，从当前我国档案信息化建设的实际情况来看，其中还存在着许多的问题。为此我们就需要根据其实际情况，采用相应的技术手段来对其进行相应的优化促进。
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