信息时代高校档案利用服务观念的更新与发展探讨
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摘 要：随着信息技术的高速发展，我国也逐渐进入了信息化时代。在信息化时代里，人们应当将信息技术应用到生活与工作的方方面面。在高校，档案管理是极为重要的工作，若是高校无法合理进行档案管理工作，并且充分利用好档案的效用，那就会使高校在发展中遇到瓶颈。本文将对信息化时代下高校档案利用服务观念的更新与发展作出探讨。
关键词：信息时代高校档案利用服务观念发展
档案本质为信息的归纳，它不仅记载着经济体在长期发展中的种种事件，而且还能为经济体管理者的决策提供参考意见。有专家认为，人类由工业文明迈向科技文明的主要表现就在于信息管理方式的变化。传统的纸质档案已经难以满足人们日益复杂的需求，信息化技术的引入，很好的填补了传统档案的不足之处。在信息化建设下，档案的管理与利用变得更为简便，为高校的工作提供了较大支持。为了保证档案利用能够落实到实际工作中，高校应当重新树立对于档案利用的服务观念，并且将其不断更新，不断发展，从而促进自身的发展。
一、当前高校档案利用中存在的问题
高校在漫长的发展中，逐渐衍生出了属于自己的档案管理系统，并树立了相应的档案利用服务观念。随着档案管理系统的完善以及档案利用服务观念的形成，高校在档案方面的进步也一日千里。然而在实际工作中，高校的档案仍旧未得到有效的利用，其原因具体来讲可以划分为以下三点：首先，高校管理者缺乏对档案管理的正确认知，他们认为档案的管理与利用只是辅助性工作，不能为教学工作提供较大支持，这就导致了校园内档案利用服务观念的缺失；其次，档案无法及时为高校提供需求信息也是当前的问题之一，虽然档案在内行人看来，它的收集与归纳十分简单，但在外行人看来却是十分艰难，这是由于高校档案的数据及其类型过于庞大复杂所导致的；最后，档案利用与档案安全存在矛盾，也是导致档案利用无法高效进行的原因之一，由于未建立对高校档案的正确认识，所以技术人员在设计档案管理系统时，往往不会考虑到档案利用的及时性与有效性，这就使得高校在进行安全处理时，可能会导致系统出现故障。综上所述，高校档案未能得到普遍的应用，主要是源于高校人员缺乏较为完善的档案利用服务观念所导致的，如何在新形势下更新与发展档案利用服务观念，成为了人们值得思考的问题。
二、高校档案利用服务观念更新与发展的策略
随着信息化时代的到来，人们的工作方式也发生了改变。在新形势下，如何提升高校档案管理的效率成为了人们关注的问题。为了促进高校档案管理水平的提高，高校应当采用多种途径为校内人员建立全新的档案利用服务观念，以此实现档案利用服务观念的更新与发展。
1.抛弃传统观念，发挥主观能动性，形成“服务至上”的观念
由于档案管理工作一直都不被重视，所以档案管理人员往往较为懈怠，他们在工作时通常较被动，很少会去主动进行工作。为了实现档案管理水平的提高，高校应当首先改变管理层的观念，让他们树立档案利用服务观念，并且发散给档案管理人员，从而带动档案管理人员的热情。档案管理水平的提高是一个长久的过程，高校应当循序渐进。由于传统的工作方式较为被动，档案管理人员缺乏主观能动性，所以高校应当让他们克服旧思想，改变传统观念，将信息化时代下的新观念引入到档案管理工作中，从而实现档案的高效利用[1]。
当前我国经济正处于飞速发展的时期，社会对人们的自主能力要求越来越高。为了保证高校能够培养出与时俱进的人才，高校应当定期对校内人员展开培训，确保师资团队以及其他职责的工作人员能够具有较高的思想水平。档案管理人员还应当树立良好的服务理念，确保自己工作的一切重心都是围绕“人”来展开，只有这样才能保证他们具有较好的工作态度。同时，档案管理人员在日常的工作中还应当利用信息技术的优势，通过多媒体实现档案数据的整合与归纳，实现高效的档案管理。由于纸质档案已经不再被当今的社会所需要，高校还应当建立相关的信息传输平台，确保档案信息能通过互联网传输到高校中，这样的方式不仅保证了档案信息的真实性与可靠性，而且还能够防止档案信息的泄露与丢失，是一种较安全的传输方式。在通过网络传输档案信息的过程中，档案管理人员也应当发挥自己的主观能动性，及时与高校进行沟通，确保高校在有需求时能够及时翻阅到相关的档案。综上所述，高校若是想要实现档案利用服务观念的更新与发展，那么应当为校内人员树立对档案管理的正确认知，只有这样才能促进档案管理水平的提升[2]。
2.预测高校的信息需求，及时提供相关档案
随着我国教育业的深入发展，各个高校的竞争越来越激烈。为了培养出更加优质的人才，高校应当结合社会与国家的实际需求，不断改进教学方式，调整教学目标，以此培养出专业知识水平与实践能力并存的综合型人才。高校作为我国高等教育必不可缺的一部分，是我国素质教育的重要根据地。为此，高校应当将培养学生的前瞻性列为教学的重点内容。高校在培养学生前瞻性时，应当注重校内团队的前瞻性培养，只有这样才能确保学生能够形成独到的前瞻性。在档案管理中，前瞻性是发挥主观能动性的重要前提[3]。
传统的档案管理中，档案管理人员的工作形式较为被动，其主要原因为档案利用服务观念的缺失。若是想要让档案管理人员的工作从被动转为主动，形成自主能力，那就应当首先培养他们的前瞻性。这就要求了档案管理人员在进行日常的工作是，应当进行积极的思考，并实时收集高校的相关资料，把握高校的具体行动方向，从而将高校在发展过程中可能应用到的档案资料及时整理归纳，放在易于拿取的位置，当高校需要应用这些档案时，档案管理人员可以及时提供。为了实现档案管理人员前瞻性的培养，高校应当提升档案管理人员的专业素养，确保他们能夠具有较好的预测力和洞察力，还有独到的分析力。高校可以为档案管理人员开展网络授课，从而培养他们与时俱进的意识。档案管理人员既要能从宏观上预测国家教育行业的大体发展方向，又要明确高校的教学方向，只有掌握好这两点才能作出合理的预测。此外，档案管理人员还应当深入调查高校的校领导，了解他们的行事风格，这样能够帮助档案管理人员从容面对可能出现的信息需求，进而实现档案管理水平的提高[4]。 3.宣传档案利用的重要性，保证档案利用的针对性
高校档案利用服务观念较为落后的原因还包括宣传的缺失。为了能够帮助校内人员形成较先进的档案利用服务观念，高校应当通过多种途径进行观念的宣传。现代化信息技术的发展为我国档案管理提供了很好的助力，高校应当发挥信息化技术的优势，通过网络媒体实现档案利用服务观念的传播。同时，高校还应当保证档案利用的针对性。高校档案的类型较为多样化，且其部门较多，档案管理人员应当与各个部门进行日常联络，确保自己能够及时了解部门的需求。档案管理人员还应当对高校档案进行分类，可以按照重要程度，也可以按照部门分类。在分类过程中，档案管理人员应当秉持认真精神的态度，確保档案分类的科学与合理。同时，档案管理人员在日常的工作中还应当开动脑筋，不能顽固不化，不断发现和掌握档案管理的规律，提高工作效率。高校应当为档案管理人员提供有利的工作环境，确保档案管理人员能在不受外界干扰的环境下完成工作，实现档案利用的高效。此外，高校还应当给予档案安全高度的重视。由于信息化时代下的档案管理主要依托于计算机，所以高校应当加强对计算机的防病毒处理，并且在档案管理系统中设立防火墙，以免遭到黑客程序的攻击，进而造成档案信息的泄露，影响高校的发展。档案管理人员还应当对档案信息实行备份，确保档案信息在丢失或者其他不可用的情况下，仍旧能正常开展工作。综上所述，高校应当加强对档案利用服务观念的宣传，确保校内人员能对档案利用具有正确的认知，档案管理人员也应当认真面对自己的工作，为档案利用的高效提供保障。
结语
档案管理在我国高校中发挥着重要的作用。高校若是想要提升档案管理水平，将档案充分的利用起来，那就应当对校内人员实行档案利用服务观念的培养，确保他们对档案具有正确的认知。档案管理人员也应当严格约束自己的行为，确保工作的认真有序，并结合现代化信息技术实行高效的管理，促进档案管理水平的提高。
参考文献
[1]曾冀.架起信息时代诉讼档案利用之桥——小议诉讼档案信息的开发利用[J].黑龙江史志，2015（13）：91.
[2]李申凤.信息时代如何提高档案利用服务能力[J].黑龙江档案，2016（5）：87.
[3]张艳荣.高校档案利用中安全保密实践探讨[J].兰台世界，2015（29）：81-82.
[4]邢立华.试论档案利用工作中信息伦理问题[J].现代企业文化，2016（26）：111-111.
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