高校数字档案馆建设：现状、困难与策略
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摘 要 数字档案馆建设不仅需要配置专业的硬件设备、软件管理系统、专业维护人员，同时需要各职能部门相互合作，共建共享，最后达到共赢。本文通过目前高校数字档案馆建设发展现状，分析问题所在，给出了完善数字档案平台建设方案。
关键词 云计算 数字档案馆 电子档案 高校
中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2018-09-03
Abstract The construction of digital archives not only requires professional hardware equipment， software management system and professional maintenance personnel， but also requires various functional departments to cooperate with each other， build and share and finally achieve a win-win situation. This paper analyzes the current situation of the development of digital archives in colleges and universities， analyzes the problems and gives a plan to improve the digital archives platform.
Keyword cloud computing; digital archives; electronic archives; colleges and universities
加强高校档案资源管理综合治理，建立符合我国国情的数字档案管理模式，不仅要求在技术上有所创新，还要求有所传承，为档案事业在数字时代的发展提供新的发展活力。高校作为科技、人才资源集聚地，顺应信息时代发展潮流，根据国家档案局发布的文件、指南，积极推进数字档案馆建设，实现档案管理现代化、档案信息服务网络化、档案资源建设数字化，逐步提高民众对我国档案馆事业的认知和定位，无形中提升档案工作在整个社会中的地位。
一、现状
1.数字档案资源重复保存。由于缺少统一管理平台，高校各职能部门、学院所产生的各类电子文件信息资源存在被多个部门、多种对象保存的情况，造成管理维护成本倍增。例如，本硕博毕业论文电子版，档案馆归档，同时图书馆论文系统中也有上传电子版文件[1]6;本科毕业生成绩电子版，档案馆归档，同时教务管理系统中也有相应数据。在高校数字档案馆建设中，要加强各类信息资源的整合、共享、开发，做到用最少的人，最低的成本，做最多的事情，发挥档案馆最大的作用。
2.数字档案资源缺乏深加工。高校档案的工作职责是制定各职能部门、学院的归档范围，对归档范围内的档案资料进行收集、鉴定、整理、编目、统计等基础工作;同时征集各种有收藏和利用价值的实物、文件材料、音视频资料等档案信息进行保管和利用。而对数据信息资源整合、共享、挖掘上所做的工作甚少。
3.数字档案资源分散。随着信息化、网络化的发展，各个职能部門建设适用于自己部门的管理系统，办公自动化系统、教务管理系统、资产管理系统、财务管理系统、人事管理系统等等都是数字档案的重要数据来源，还有学校各类活动、工作所产生的音像档案、照片档案、各种汇编材料以及校园新闻等资料散存于学校宣传部门和资料室中。各类别档案分散式保存和管理，都是数字档案馆建设的基础。
二、困难
1.各自为政，缺乏协同。高校档案管理工作兼具管理性和服务性，不产生明显的经济效益，相对于学校其他工作而言，难以引起学校领导和其他职能部门的重视。在数字档案馆建设中，兼职档案员工作水平参差不齐，数字档案馆建设参与意识普遍不强，存在“各自为政，缺乏协同”的现象，在档案资料的收集、整理、数字化以及系统平台数据资源归档过程中都没有给予档案管理部门足够的支持，造成校内各职能部门系统平台数据资源建设互联互通困难。
2.孤立存在，缺少统一。随着计算机技术在高校的广泛应用，网络化在学校教学科研等日常工作中体现出越来越重要的作用，各职能部门纷纷投入资金建立相应的网络管理系统，比如办公自动化OA系统、教务管理系统、后勤资产管理系统、财务管理系统、科研管理系统等。然而各个系统之间却是孤立存在，互相无法访问，再加上没有统一的数字化标准，使得各个系统之间的数字信息难以实现共建共享。各系统为高校数字档案馆建设提供了档案资源基础，但又缺少统一归口。因此，须通过制定和建立规范的数字档案管理制度和标准，形成数字档案管理标准体系，才能确保数字档案馆建设的实现。
3.重视不够，经费不足。专业的软硬件设施是高校顺利开展数字档案馆建设的物质基础，如果没有配套的软件管理系统和硬件存储设备资源，必然会影响高校数字档案馆建设顺利进行。然而，现实中各种主客观因素造成学校对档案工作的重视程度不够，投入档案建设的经费不足，使得数字档案馆建设资金短缺，成为影响高校数字档案馆建设全面推进的重要因素之一。
4.技术提升，人才缺乏。档案信息化水平在逐步提升，对高校档案工作人员的综合素质的要求也不断提高。数字档案工作人员不仅需要具备扎实的档案管理专业知识，而且需要熟练掌握计算机技术、网络通信技术以及多媒体技术。目前，许多高校普遍缺乏这样的复合型人才，尽管学校花费大量资金购买先进的硬件设备，也因为专业人员配备不足，难以发挥应有的积极作用，进而影响高校数字档案馆建设。
三、策略
笔者认为，高校数字档案馆建设的思路是：以档案信息资源整合为途径，以创新数字档案馆为思路，以推进各职能部门管理系统与办公自动化（OA）对接为手段，以完善OA系统中档案数据汇集为目的，最终建立档案信息资源库，搭建高校档案信息资源服务平台，做大做强档案信息化功能和档案信息服务。 1.统一平台建设。高校档案馆归档的文件主要由本校教学科研机构和各职能部门在管理过程中形成的发文和收文。智慧校园建设、OA系统的推行，学校的收发文均可借助OA系统，从文件拟稿到形成电子文件的归档，整个过程由OA系统与档案管理系统对接，最终实现“一键归档”。用户通过身份认证系统，实现一次性登录，获得多方位的检索服务，不用多次往返于不同部门或不同网站之间，使利用者真正体验到统一平台的便利，提高公共档案信息共享平台的用户满意度。
2.规范档案目录。档案目录是由档案馆（室）编制，由众多著录条目组成并按一定次序编排的，用于检索档案信息的摘要，能够准确方便地查询到相应的信息资源并能引导档案信息资源分类、整合。数字化的档案和电子档案都应该使用统一目录集中管理的方式。编制档案目录的原则是：首先，根据馆藏档案结构和不同类型档案的差异性，在档案管理系统中制定档案树形结构。其次，除了按照传统的全宗、年度、类别的整理方法外，整理过程中要面向需求，根据来源、事由，形成相应的主题，以满足用户日益增长的档案信息需求。
3.整合档案资源。许多高校内的各职能部门都建有自己的信息管理系统，但由于管理职能的差异，彼此之间相互隔绝，形成了多个分散异构的档案信息孤岛[2]28。档案资源整合以“档案资源集约化、管理工作规范化、服务社会优质化”为目标，首先需要学校高层领导的支持和重视，制定相应的规章制度;其次，以OA系统与档案管理系统对接为契机，实现電子文档的在线归档，推动其他职能部门对档案馆开通数据库读取权限，逐步实现全校档案信息系统对接;最后，建立档案数据中心，各部门电子档案实时在线归档。
4.加强安全意识。档案信息的安全是推进档案数字平台的重要保障。要把握好开放和安全之间的关系，在履行保护档案资源信息安全的前提下，合理规划档案的开放与控制，做到档案资源共享。首先，制定安全级别管理、权限控制管理、用户身份鉴定等一系列标准。其次，全面保障档案信息安全，保证档案信息的保密性、真实性、完整性、未授权拷贝，在所寄生系统的安全性等方面做好安全防护。
参考文献
[1]于英香.档案大数据研究热的冷思考[J].档案学通讯，2015（2）：6
[2]徐欣.整合高校档案资源 实行“大档案”管理研究[J].档案学研究，2008（10）：28
★基金项目：本文系江苏省高校档案研究会档案科研课题“‘互联网+’时代数字档案信息服务发展策略研究”（项目编号：jsgdz2018-06）的阶段性研究成果。
★作者简介：马雁云，南京邮电大学档案馆馆员，硕士研究生，研究方向为档案信息化建设。
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