如何做好企业涉密档案的保密工作
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摘要：为进一步加强企业涉密档案管理，明确涉密档案管理人员的责任和义务，预防和杜绝失泄密事情发生，确保秘密档案管理利用和安全。本文主要阐述如何做好企业涉密档案的管理工作。
关键词：档案管理;保密性;措施
1做好企业涉密档案保密工作的重要性
企业在发展进程中，会开展一定的商业活动与业务经营活动，在执行此类活动时，会产生大量的涉密载体，主要表现为数据、文字、图纸、符号、影像与声音等形式，其中记录着企业的秘密信息，主要介质表现为光盘、纸介质与磁介质等。为实现企业的科学性发展，应重视对科技档案资料的合理化管理，及时处理好科技档案资料的保密工作，这与国家、企业间的根本利益密切相关，关乎发展的全局，旨在实现企业的可持续发展。企业涉密档案保密工作的实施，应配备一定的档案管理团队，增强档案管理意识，还要具备细致、严谨的基本态度，进而提高科技档案保密质量。通过对涉密档案资料的保护，能及时保护企业的合法权益，也能借助企业的保密信息来为企业后续决策的制定提供条件，重视对档案资料的信息保护，还要及时对档案予以开发与利用，从而凸显其重要价值，这对于企业发展而言意义深远。
2档案管理的保密性工作内容
2.1加强档案库房的保密管理
通过加强档案保密管理，可以避免档案出现盗取现象。在档案管理过程中，要严格执行档案库房、阅档室和办公室 “三分开”原则，还要安排专人进行档案库房管理，将库房管理机制完善化，给予库房保密性一定的保障。通过对库房的控制，可以强化库房的保密管理。所以企业要投入一定的资金，以此来将档案管理的硬件设施投入落实下去。
2.2加强涉密档案的保密管理
在企业不断发展过程中，具有较多核心机密信息，所以必须要做好涉密档案保密管理工作。如果出现涉密档案泄漏现象，极容易造成诸多知识产权的缺失，对企业的发展经营造成严重的影响。所以在档案管理过程中，对于涉密档案，要制定专门措施，强化安全管理，确保涉密档案的保密性。
2.3合理划分档案保管期限和保密期
在档案管理期限的明确过程中，要从档案实际内容出发，并对档案内容的基础价值进行深入分析，然后给予企业实际需求，对档案的保管价值、期限等进行确定，所以在档案保管期限内，要积极开展档案保密管理工作，确保档案内容的完整性，以免对档案价值造成影响。而对于涉密的档案来说，要做好密级标注，从档案的密级程度出发，进行独立化的装订和保存，将档案在运输或利用中出现泄密的现象降至最低，以免对企业发展造成影响。
3档案管理保密性中存在不足之处
3.1对档案管理的重视程度不足
现阶段，一些企业积极开展档案管理工作，但是在实际上，一些企业没有对档案管理予以高度的重视程度，并对档案管理存在着一定的心理误区，也没有将档案管理的保密性充分发挥出来。对于档案管理工作来说，可以不断增强企业的经济效益和社会效益。但是在实际上，一些企业在档案管理中，出现了盲目乱借、甚至丢失现象，而且还出现了档案泄密问题。造成这种现象的原因，主要是由于档案管理工作的重视程度严重缺失造成的。
3.2缺少完善的档案保密制度
目前，我国档案管理工作有其局限性，档案利用效率不高，档案信息的安全性、保密性得不到保证，档案管理流程的严密性严重缺失，流失现象经常出现。在执行操作方面，档案管理保密工作的规范性也存在着缺陷，缺少相关管理制度的构建，不利于档案保密工作的顺利进行。究其原因，都是由于缺少完善的档案管理制度造成的，档案工作的专业性、系统性严重缺失。
3.3档案管理软硬件设施严重缺失
在企业发展和经营中，档案扮演着极其重要的角色，但是一些管理人员缺少对档案管理的高度重视，专人管理严重缺失，也没有设置专门的档案室，一定程度上很难保证档案管理的保密性，导致档案泄密现象始终没有得到解决。虽然一些企业设置了档案室，以此来管理和保管档案，但是档案室范围比较狭小，保存空间受到了极大的限制，而且一些库房条件不达标，极容易破坏到纸质档案，威胁到档案的完整性和全面性。总之，档案管理设施严重缺失，很难保证档案的保密性。
4 做好涉密档案的管理工作
4.1从保管职责、条件和人员等方面进行具体要求。
4.1.1涉密档案人员应负责涉密档案的接收、保管、借阅及日常管理和安全，对进入涉密要害部门的人员严格履行“要害部位进出入”登记手续。例如，我公司保密要害部位是文书档案管理，严格要求按照“谁主管，谁负责”的原则，做到责任到人，严密防范，确保安全，门外还挂统一警示标志，禁止无关人员进入，每季度会向公司保密办书面报告保密要害部位管理情况，接受上级公司保密委的抽检，党领导小组负责人、各岗位涉密人员对本部门本岗位进行经常性检查，发现问题及时报告解决，把事故和隐患消灭在萌芽状态，确保涉密档案的安全。
4.1.2对涉密档案实体按要求进行单独、分密级妥善保管，编制涉密档案文件目录，做好涉密档案借阅（复制）登记工作;涉密人员需要借查阅复印涉密档案时，应遵守 《档案室涉密档案借（查）阅管理制度》，填写 《档案借查阅（复印）审批证明》，按规定权限办理审批手续，履行登记，填写出入登记表和涉密档案借查阅登记薄，在涉密文件复制件加盖档案室“视同原件”管理印章。
4.1.3做好通信和计算机管理，严格执行计算机“涉密不上网，上网不涉密”的规定，凡涉及国家秘密和公司商业秘密的信息，严禁在计算机上储存、处理，工作U盘不准存储个人材料，严禁工作U盘在个人电脑上使用。
4.1.4不得在非涉密办公网络上存储处理涉密信息。非涉密办公网络缺乏安全保密防护措施，如果存储、处理涉密信息，泄密风险很大。因此，不在非涉密办公网络上存储、处理涉密信息。不得在门户网站上登载涉密信息。隐患分析：门户网站是建立在互联网上的信息发布平台，在门户网站上登载涉密信息，相当于将涉密信息发布在互联网上。防范对策：严格遵守信息，公开保密审查制度，对拟在门户网站上登载的信息进行严格的保密审查，确保涉密信息不上网。
4.1.5不得使用具有无线互联功能的计算机处理涉密信息。隐患分析：具有无线互联功能的计算机，在开机状态可自动与无线网络连接，可能被他人远程控制，即使关闭联网程序也可以使用技术手段，通过无线网络将其激活，窃取信息，同时，无线上网传输信号暴露在空中，可被任何具有接收能力的设备截获。防范对策：处理涉密信息的计算机，必须拆除机内的无线网卡等无线互联设备，切断无线网渠道，无法拆除的，不得用于处理涉密信息。
4.1.6计算机需要维修、升级、检测工作时，由我公司信息中心负责或公司指定的服务部门进行，确保涉密信息不被泄露，涉密档案不被窃取。计算机管理人员应始终保持安全保密意识，确保计算机使用符合保密规定要求，并自己接受公司保密办的检查和整改。
4.2提升档案保密人员的素质。
以国家安全利益至上为宗旨，推进“两学一做”学习教育制度，档案保密人员应进一步增强“四个意识”，拥戴核心，服从核心，紧跟核心，牢记使命、忠诚履职。狠抓档案人员专业能力的培养，学习先进的理论和管理方法，实践中锻炼提高。提高企业档案人员的综合素质，是管理涉密档案的关键之一。涉密档案管理人员无论在什么场合都要时刻警惕，不做违反保密制度规定的事。牢记国防科技工业涉密人员行为“十不准”，做到守口如瓶，万无一失，保管的涉密资料不泄密、不损坏、不丢失、不散亂，严禁将工作中知悉的国家秘密泄密给无关人员。
结束语
各行各业都在朝着信息化以及自动化的方向发展，也正是因为这样，必须做好涉密档案的保密工作，处理好网络环境，从而保证企业能够快速的发展。为了能够有效的提升档案的保密效果，必须保证工作人员具备一定的职业道德以及政治素养，还要适时的开展相应的保密教育工作，从而促使企业快速发展。
参考文献：
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[2] 芦宝生.企业涉密档案管理探讨 [J].陕西档案，2009（2）：29—30.
[3] 王 霞，王婷婷.信息时代对档案保密管理工作的挑战及对策探微[J].现代交际，2018（15）：119+118.
（作者单位：上海市南电力（集团）有限公司青浦分公司）
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