事业单位人事档案管理信息化建设初探

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　　摘要：近几年，随着互联网的发展，我国各行各业都处于飞速发展阶段。为了跟上时代步伐，不断提高办公效率和服务质量，事业单位应该以信息化办公为目标进行信息化建设。人事档案管理是事业单位管理工作中的重要环节，必须实现信息化建设。本文主要简单介绍了事业单位人事档案管理工作，对实现人事档案管理信息化的意义和实现路径进行了研究，希望能够为相关研究提供借鉴。
　　关键词：事业单位;人事档案管理;信息化建设
　　引言
　　随着社会发展，事业单位迎来了新的发展良机与挑战，在信息资源不断增多的背景下，传统档案管理已经无法满足事业单位的实际发展需求，对档案管理的有效性产生严重影响。因此，事业单位需要重视档案管理信息化建设，认识到档案管理信息化建设的重要性以及档案管理中存在的问题，并结合单位实际发展情况，制定科学有效的解决策略并加以实施，以此来提升档案管理信息化建设的有效性，将档案管理的实际作用与价值发挥到最大化。
　　1加强事业单位人事档案管理信息化建设的必要性
　　事业单位人事档案管理工作是依照国家法律法规所履行的社会管理职能，它具有一定的社会价值。我国公民的档案大多数都交由事业单位相关人事档案管理部门进行保存和备案，以便在需要时可以更方便地找到档案所在地。同时，事业单位对于人事档案的管理也可以看作是对社会人力资源的整合。对于国家而言，人才战略的实现是推动国家发展的关键所在，事业单位在进行档案管理的过程也是对人力资源进行整合的过程，可以帮助企业和其他单位为今后的人力资源管理提供一定的便捷，这样一来就会大大提升企业整合人力资源的效率，帮助企业高效发展。
　　2事业单位人事档案管理的现状
　　2.1事业单位领导层对人事档案管理的重要性缺乏认识
　　目前各地事业单位都建立了人事档案管理基本制度，也有专人对相关工作进行统一协调和管理。但在实际操作过程中，部分事业单位领导人员对人事档案管理的重要性没有一个深刻的认识，认为人事档案管理工作仅仅是一些资料收集、保管和记录的事务性工作，对事业单位的业务发展没有实际帮助，更不能带动单位经济效益的提升。这种意识普遍存在且由来已久，造成了事业单位人事档案管理得不到重视，服务质量自然难以得到保证。
　　2.2对人事档案管理工作人员综合素养要求较高
　　人事档案管理是一项综合型的业务工作，业务量较大且事务繁杂，特别是在一些人员流动性较大的单位，人事档案的转入转出也很频繁。这些都对人事档案管理工作人员的综合素质提出了要求，如业务熟练度、沟通能力、信息技术应用能力等。
　　2.3平台使用率过低
　　事业单位在进行档案管理信息化建设过程中，需要结合实际情况建设相应信息化档案管理平台，以便相关管理人员利用平台对档案资源进行管理。但是在当下信息化实际建设过程中，虽然部分事业单位已经建设了信息化管理平台，但是在实际使用过程中，信息管理平台的使用率较低，对档案管理的信息化建设造成严重影响，进而制约事业单位的发展。
　　3提升事业单位档案管理信息化建设有效性的策略
　　3.1正确认识信息化建设
　　事业单位管理层和工作人员既要认识到人事档案对单位发展的重要，也要认识到信息化档案平台建设的重要性，在短时间内转变人事档案建设和管理的模式，利用計算机技术和网络信息化技术解决传统人事档案管理中遇到的问题，提高人事档案工作效率和质量。事业单位管理层要强化人事档案信息在选人用人中的重要性，通过对人事档案的数据化、科学化使用，实现事业单位用人制度的科学性、合理性，避免选人用人中的人为因素，为事业单位可持续发展提供助力。
　　3.2提升信息化档案管理系统水平
　　实现人事档案管理信息化建设，自然少不了相配套的信息化管理系统的支持。完善的信息化管理系统可以帮助从业人员快速整理和调取相关人事档案信息，并能在最短的时间内完成信息整合。首先，要完善系统的基础性配置，全面完善相关系统的硬件和软件，促进电子信息化，同时规范化操作模式，全面实现模式整合化，最大限度地提升从业人员的工作质量和效率。对于纸质的人事档案而言，也要尽快将其转成电子版妥善保存。借助系统最终实现录入、储存、调取、查阅一体化。另外，在大数据时代，要尽量减少纸质档案，可以通过电子扫描仪将纸质档案直接转换成电子版，并放在信息管理库中以便查阅。对于部分涉及个人隐私的信息应当加以权限设置，其他的内容可以在不损害他人利益的前提下公开查阅。
　　3.3提高人事档案管理人员的综合素质
　　人事档案管理工作人员的综合素质直接影响了事业单位人事档案管理工作的服务水平。必须通过多种手段来提高人事档案管理工作人员的综合素质，除了业务培训和思想教育外，还可以通过建立奖惩制度来保证人事档案管理人员的工作水平。人事档案管理人员的选用应考虑单位的实际情况，优先选择工作年限较长，对业务较为熟悉的员工来担任人事档案管理员，避免由于人员流动对人事档案管理工作造成影响。加大培训力度，对人事档案管理人员进行有针对性的培训教育，一方面是提高他们的业务水平和工作能力，另一方面也是通过岗前、岗中培训提高人事档案管理人员的思想境界和综合素质，保证人事档案管理工作的顺利进行。要建立奖惩机制，规范人事档案管理人员的行为，保证人事档案管理制度的严格执行。
　　3.4不断完善硬件设施
　　事业单位进行档案管理信息化建设，基础硬件设施是必不可少的。第一，为了确保在网络环境中有效实现数据共享，事业单位应增加资金投入，加强硬件设备建设，为人事档案管理提供性能更好的服务系统。第二，人事档案文件的数量非常大，硬件设施必须适合存储大量文件数据，并保证可靠性，防止由于硬件故障而丢失文件信息。第三，大容量存储设备容易受到外部环境的影响或破坏，这反过来对文件存储构成威胁，因此，硬件设施必须具有一定的外部抵抗性。第四，事业单位应定期安排专业人员对设施进行检查和维护，及时发现设备故障，避免因设备故障造成损失。
　　3.5注重对档案信息资源的安全防护
　　事业单位档案管理的信息化建设具有耗时短、效率高以及准确率高等优势。但是在当下实际建设过程中，无论是单位领导人还是相关管理人员，都容易忽视档案信息资源安全性的问题，进而严重影响档案管理信息化建设。因此，在实际建设过程中，首先，需要加强相关管理人员的安全意识，对档案资源进行安全鉴定，明确档案的开放范围与安全密保程度，以此来提升档案安全管理的有效性。其次，对存储档案资源的计算机进行杀毒，以实际情况为基础，装设相关杀毒软件、防火墙，注重对相关硬件设备进行升级维护。在信息化档案建设过程中，以《全国档案信息化建设实施纲要》为基础，充分利用数据备份、数据恢复以及防火墙等功能来提升档案管理的安全性。在此过程中需要注意，单纯依靠相关安全软件保护档案资源，无法确保档案资源的绝对安全。因此，事业单位需要以自身实际情况为基础，构建有效的档案信息化管理安全体系，以此对安全问题、风险进行识别、监控、处理以及报告等，进而确保档案资源的安全管理。
　　结语
　　随着计算机和网络信息技术的不断发展，事业单位人事档案的信息化建设成为事业单位发展的时代性需求，对事业单位人才梯队建设和人才使用提供可靠的数据支持，为事业单位数据信息共享和交流提供技术基础，为事业单位可持续发展创造更为有利的条件。
　　参考文献：
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　　[2] 粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（16）：128-129.
　　[3] 陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子（上中旬），2015（7）：144.
　　（作者单位：黑龙江省牡丹江市事业单位创业就业服务中心）
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