高校档案资源建设的思考
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摘 要 本文通过阐述档案资源对学校发展的作用，揭示建设开发高校档案资源的必要性和重要性，以信息时代、智慧时代、大数据、大档案为背景，给出了高校档案资源优化建设的几条可行性途径。
关键词 高校档案 资源建设
中图分类号：G273.5 文献标识码：A
高校档案资源建设是高校档案工作的一项战略性、基础性工作，关系着高校档案事业的稳定，关系着高校档案工作的发展前景。信息时代、智慧时代、人工智能时代的背景下，档案信息资源的需求、利用日益加大，如何以最优的姿态发展好高校档案工作，充分开发档案信息资源是摆在高校档案工作者面前的一项意义非凡的课题。
高校档案记录了学校成长的过去和现在，也承载了学校发展的未来。高校档案资源建设是档案馆最基本的业务工作之一，是档案馆面向校内师生、面向社会大众提供档案服务的物质基础和必需的前提条件。加强学校档案资源的建设力度，不断丰富档案馆藏，调整优化档案馆藏结构，对于奠定学校档案事业基础，推动高校教育事业发展都具有非常重要的意义。
1档案资源对学校发展的重要作用
高校的档案资源反映了学校建立、发展、变革的过程，记录了学校教育教学管理的过程和成果，也体现了组织管理的发展和变化。档案资源对于学校的建设和发展具有不可替代的作用。
第一，具有凭据参考的作用。高职档案中包含有学校在教育办学管理过程中应当遵循的国家教育法律法规、各项方针政策以及具体落实的措施。这些资料不仅是高校办学管理必不可少的政策依据，还是学校未来发展方向的政策指南，是学校实现可持续健康发展的政策性纲领性依据。
第二、具有总结经验的作用。高职档案就是一部高校发展的史书。通过对历史资料的审视和反思，运用批判的眼光继承历史成功的经验和优秀成果，吸取和总结历史教训，从而扬长避短，避免失误。在社会经济体制转型、社会变革不断加深的当代社会，高校已经从传统计划经济体制之下转向市场经济体制，面对不断出现的新情况新矛盾，高校需要不断适应新形势，找到新的发展之道离不开档案留下的宝贵历史财富。
第三、具有宣传和教育的作用。高职档案保存的信息资源可以生动的再现学校的校史沿革、教学成果以及突出的人物事迹，各类具体的实物档案具有极强的事实说服力，反映和体现学校老一辈教育工作者艰苦奋斗、自强不息的坎坷建校过程。通过对档案资源的挖掘和展现，可以极大地增强师生的爱校情怀和自豪之情，从而激励师生奋发向上，为校争光的信心和决心。
2档案资源建设的几条途径
2.1树立“大档案”意识，不断开拓视野、解放思想，扩大高职档案收集范围
作为高校的档案工作者要树立终身学习的意识，不断学习和借鉴国内外先进的档案管理经验。目前西方国家档案馆的成功经验很多，其中非常重要的一条经验就是档案收集范围非常广泛，超出了传统档案收集范围，形成了一种“大档案”的档案收集格局。我们可以学习和借鉴这种“大档案”的经验做法，突破传统档案收集的条框限制，建立起内容丰富、结构合理、形式多样、特色突出的高校档案馆藏体系。
加强馆藏档案资源层次性建设。除按照传统档案收集范围对学校党群、行政、教学、科研、财务、基建、设备、外事等各类活动形成的档案资料进行系统收集之外，要加强对校外民间档案的收集力度。具体做法，一是征集学校历届领导、历届校友、知名教师学者的私人档案，宣传学校的档案征集政策，鼓励以上人士捐赠档案;二是在学科建设、重大改革的过程中，尽可能多地征集散存在教师个人手中的各种学术、建设资料。征集档案的类型，不能局限于文字资料，图纸、模型、教具实物、照片、影音资料等具有较高学术和史料价值的资料都可以作为档案征集的范围，尽可能全面地体现学科建设过程和重大事件发展的全貌。
2.2开展档案与学校其他相关部门的资源整合和联系
档案资源建设要与学校发展紧密联系，特别是在推动学校学科建设和“双高”建设过程中，积极发挥档案为学校发展服务的作用。在进行学校文化建设的过程中，不仅可以利用现有档案资源，还应该积极拓展“口述校史”“校史记忆”等口述档案的形式，从多个角度、侧面、生动、真实地再现学校的发展历程，以“大众记忆”的方式弥补学校现有馆藏档案资源无法满足的历史空白。
在大档案视角下，高校可以根据实际情况，将学校档案馆、校史馆、文博馆、图书馆等文化资源部门融为一体，整体构思、统一布局，形成高校信息资源的宏观概念。运用网络信息工程的技术和手段，实现信息资源的共建和共享。
2.3对学校档案资源进行有序、规范的数字化加工
档案资源的信息化是高校档案工作步入现代化水平的重要标志。目前在我国发达地区的各级各类档案馆中，有很多已经实现了档案馆藏资源的数字化，包括目录级以及全文的数字化。另外，很多政府部门和高校正在实现电子档案的在线归档，跨部门间的协同合作，从而实现信息资源的共享利用。在高校，档案资源信息化起步较晚，建设进度也比较慢，但是在开放、共建、共享的新时代理念倡导下，应该建设以现有的档案信息管理系统为支撑，以档案目录数据库，全文数据库、档案信息发布平台为基础的档案利用平台。具体操作中，一是要以现有档案资源为基础，首先扎扎实实地进行档案实体基本整理。二是要按照规范性、安全性、真实性、效率性的原则，以利用率为导向，有条不紊、按部就班、逐步推进开展档案资源的数字化加工工作。三是反复调研学习档案数字化工作流程，制定学校档案数字化工作方案，选择适合学校实际情况的数字化加工形式。目前，国内高校档案数字化加工工作外包的案例很多，档案数字化外包不仅解决了档案部门在技术、人员、设备等方面的短板，数字化加工的标准化、流程化高，使得档案数字化加工的效率能够有效地得到保障，规避因档案人员技术不熟练、人员短缺、设备操作难题等原因造成的加工周期长、质量得不到保障的问题。与此同时，还可以为档案部门的人员提供现场学习数字化技术的培训机会，节约了档案人员培训的费用和时间成本，有利于提高档案工作的利用質量和工作效率。四是针对纸质档案、照片档案、音频档案、视频档案、缩微胶片等不同类型的档案资料务必要遵循“忠于原文”的基本要求，选择通用性的文件格式进行档案数字化处理，逐步实现目录级数字库建立，全文级数字化挂接的基础工作。
2.4加强档案信息化建设，拓展形式多样的档案利用服务方式
要紧紧把握数字化校园、智慧校园建设的有利契机，将档案信息化管理系统对接智慧校园平台，与其他业务部门实现网络对接，从而实现档案资源的在线归档，档案信息资源的在线服务和共享。高校档案馆应紧跟时代步伐，在大数据、云计算、人工智能等智慧城市建设新技术的引导下，建设新型智能型数字档案馆，嵌入智能管理机制，为学校和社会提供更加灵活高效的档案服务。
档案资源的利用服务要改变传统死板被动的服务理念，档案利用服务工作要以档案数字信息管理系统为平台，主动开发档案资源，变被动服务为主动开放。不仅要利用现代化档案管理手段，为用户提供高效、准确、便捷的服务，还应该不断创新档案服务的手段，开展内容丰富、形式多样的档案资源展览、档案宣传、档案知识培训、档案业务教学等，利用线上、线下相结合的方式，拓宽档案利用服务的渠道。档案馆应积极与教学科研部门探讨服务形式，档案馆可以建立大学生档案实习实训基地，利用馆藏档案资源，为教师的教学工作，为大学生的社会实践、毕业设计、毕业实习等学习环节提供优质教学基地和资源，从而，发挥出档案工作在学校教学、育人培养方面的重要作用。
基金项目：辽宁科技大学青年基金项目，项目编号：2016QN07。
作者简介：孙彬斌，（1981.11-），女，汉族，辽宁鞍山人，硕士，辽宁科技大学档案馆讲师，研究方向：档案管理。
参考文献
[1] 吴晓茹，芦彦波，何静静.哈佛大学档案资源建设及其启示[J].档案与建设，2018（08）.
[2] 袁焕新.学校档案资源建设的策略与路径选择[J].浙江档案，2018（01）.
[3] 李琼.智慧社会环境下档案资源建设[J].办公室业务，2019（08）.
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