高校工会档案工作思考

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　　摘 要 高校工会档案是高校各级工会组织在履职过程中形成的重要文字、声像等原始工作记录。随着高校的改革发展，高校工会档案的作用越来越突出，档案管理工作也越来越受到重视，但在人员配备、档案信息开发、信息化等方面还有待进一步完善。
　　关键词 高等学校 工会工作 档案管理
　　中图分类号：G271 文献标识码：A
　　高校工会是高校教职工代表大会的工作机构，是高校党委行政联系教职工的纽带和桥梁。高校工会的主要职责是筹备、服务教职工代表大会，组织教代会代表选举，传达贯彻教代会精神，监督、检查教代会决议的落实情况，收集和处理教职工代表的建议和诉求，征集、整理、交办提案，维护教职工合法权益，组织开展师德师风建设，开展教职工技能竞赛、扶贫助困活动、文体活动、调解校内纠纷等。高校工会组织在构建和谐校园、提高教职工凝聚力方面具有不可替代的作用。高校工会在履职过程中生成了丰富的资料，高校工会档案就是高校工会在工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等历史记录，为工会进一步提升服务质量提供了客观、准确的参考资料。加强工会档案工作，提高工会档案管理质量，是高校发展工会事业、提高民主治校水平的必然要求。
　　1高校工会档案工作现状及问题
　　高校工会档案信息包括上级工会和学校下发的关于工会的文书，工会制定的规章制度、通知、文件、工作计划、工作总结、统计报表、教代会资料、工会组织机构资料、劳动竞赛资料、工会组织的文体活动资料、先进工会组织及会员表彰文件、获奖证书等，体现高校工会各个时期的工作重点和成绩，反映高校民主治理及工会维权状况，为工会工作总结经验、创新方法积累了宝贵材料。有关学校民主管理、民主监督的材料以及与职工工资、津贴、职称评聘相关的方案、规章制度是工会档案的核心内容。随着高校的改革和发展，高校工会档案的作用越来越突出，档案管理工作也越来越受到重视，但还需要在人员配备、信息化等方面加以改进和完善。
　　1.1档案工作队伍建设难度大
　　首先，档案员对工会档案工作重要性认识不足。档案员的认识水平决定工会档案管理工作水平的高低。由于受编制限制，高校工会档案员几乎都是兼职，对工会档案工作的重要性认识不足，工作动力不足，档案管理工作成效不大。在个别高校，维护职工权利和福利等工作占据了档案员的绝大部分时间，工会档案管理成了工会工作的盲区，档案材料流失严重。
　　其次，业务能力有待提高。由于是兼职管理档案，相当一部分高校工会档案员不熟悉现代档案信息处理工具，缺乏系统的档案管理知识，也很少有时间和机会外出学习，进行档案管理业务水平提升，档案收集、整理能力有限，对档案资源信息的开发利用能力有待提高。有的档案员保密意识不强，不时泄露涉及个人隐私的档案信息。
　　第三，人手严重不足。随着高校工会工作范围向困难帮扶、仲裁调解、妇女权益保障、医疗互助的拓展，重要资料越来越多，本来就很忙的工会档案员更是力不从心。再加上经费紧张，优秀人才进不来，留不住，高校工会档案管理队伍素质难以提质上档，影响了高校工会档案管理工作的可持续发展。
　　1.2档案管理数字化程度不高
　　档案的一个重要功能就是备查，档案资源如果没有得到充分的开发利用，就失去了保存的价值。近年来，各行各业都在加快信息化步伐，但由于受基础设施和技术应用方面的限制，高校工会档案工作信息化程度还不够高，跟不上时代的节奏，制约了档案资料的收集整理和开发利用，档案资料在指导工会工作方面的价值和作用不能充分发挥出来。再加上一些高校工会档案员信息技术水平低，纵然有先进的设备也得不到充分利用。因为信息化程度低，高校工会日常工作中形成的信息资料大部分以纸质形式存在，管理以手工为主，耗时费力，效率不高。造成信息流通不畅、利用价值低、资源共享困难等问题，难以满足人们对高校工会档案信息的需要。
　　2提高高校工会档案工作效率策略探讨
　　鉴于当前高校工会档案工作存在的问题，高校应重视和加强工会档案工作，按照档案工作规律的要求，加强工会档案工作队伍建设和档案信息化建设，实现从手工管理向数字管理、从存储为主向开发利用为主的转变，提高高校工会档案工作效率，充分发挥高校工会档案的信息价值和社会作用。
　　2.1学校重视
　　首先，将高校工会档案工作纳入学校整体发展规划。高校工会档案工作是高校重要的基础性工作，应该纳入学校整体发展规划之中，从人、财、物等方面予以倾斜，为工会档案工作创造良好的条件，保证档案信息收集、整理、开发工作的顺利开展。特别是要根据需要足额配备并及时补充高素质档案员，在档案管理基础设施方面加大资金投入。
　　其次，加强对工会档案员的教育培训。学校要将档案员培训列入学校常规师资培训计划，创造条件，提供机会，采取各种措施加强工会档案员教育培训，特别要定期派送档案员外出参加档案数字化、档案编研、档案业务交流等培训活动，更新知识，拓展技能，提升档案员的职业道德修养和业务能力。
　　第三，严格考评。高校要高校要健全工会档案工作的督查制度，拟定科学的考评指标体系，加强对工会档案工作的监督检查和评估，及时了解管理情况，解决管理工作中存在的问题。对在工会档案的收集、整理、保护、开发、研究工作中成绩突出的人员，应认可他们在档案工作中取得的成绩，并予以表彰和奖励，鼓励他们再接再厉，为高校工会档案事业做出更大貢献。对玩忽职守造成档案损坏、丢失的人员，涂改、伪造档案的人员，应予以严惩，直至追究其刑事责任。同时，又要体现人文关怀，情感留人，事业留人。有条件的高校，多为工会档案员评聘档案系列专业技术职称提供方便。
　　2.2个人努力
　　首先，提高对档案工作重要性的认识。档案员要强化对高校工会档案工作重要性的意识，认识到工会档案信息的特殊价值。重视档案工作，爱岗敬业，勇于担当，从收集、整理，到加工、开发，每一步都要全身心投入。同时，档案员还要牢固树立宣传意识，充分利用工会档案信息在教职工中广泛开展宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能。 　　其次，重视业务知识和工作经验的积累。档案员要牢固树立终身学习意识，业余时间应多学习档案管理相关知识，使自己熟悉档案材料的收集、分类、编号、装订等基本环节及其操作规程。如，材料的归档要符合《高等学校档案管理办法》、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》等相关文件的要求。同时，要在实践中不断积累档案工作经验，探索档案工作规律，不断改进高校工会档案工作方法。
　　第三，提高信息开发能力。档案员要立足实际，对工会档案进行开发利用，经过认真反思，全面总结，从中发现有益的启示，推动高校工会不断提高管理质量，充分发挥桥梁作用。定期检查、总结档案管理工作，不断提高工会档案管理水平。高校工会档案员还要掌握一定的档案保护技术，能够及时修复破损、褪色、霉变的档案，或进行扫描处理，加工成电子档案。通过综合加工，深度开发，形成高质量档案信息产品，更好为学校教职工服务。
　　2.3技术支持
　　为了随时反映工会组织和会员的变动情况，及时了解上级工会的大政方针，总结推广基层工会的先进经验，提高工会档案材料的共享程度，避免重复劳动，整体提高档案管理工作效率，高校工会档案管理急需提高信息化程度。
　　首先，加强档案管理信息系统建设。学校工会档案信息管理系统建设是档案管理信息化建设的关键，是规范档案信息管理、提高信息利用率的技术基础。档案信息管理系统的建成，将快速提高信息共享和获取效率。工会工作进展、教代会资料、先进教职工事迹、文娱活动安排等文字、声像资料随时可以查询、下载，通过网络实现信息共享，提高了信息的时效性。可以对教职工关心的重大议题进行讨论，分析，畅通舆论渠道。各种表格可以在系统内生成，各种文件实现电子传递，免掉了手工操作之苦，节约了劳动成本，提高了工作效率。实现信息化管理，不仅档案材料的接收、存贮、查找等工作比较轻松，还可以提高档案资料的再利用效率。需要注意的是，档案管理信息系统建设要选购高性能的设备，使用标准的软件，采用先进的信息技术，以免造成数据混乱，影响信息流通。涉密档案的数字化要严格遵守保密规定。由于高校工会档案信息系统建设牵涉面广，内容繁杂，需要多部门分工协作才能完成，因此，要从学校层面进行总体设计，分层实施，保证信息系统多层次、全方位发挥信息输送、成果展示、人才培养的重要作用。
　　其次，普及电子档案管理规范体系和技术方法。高校工会在工作中生成大量的电子材料，电子文件在归档、管理、查询等方面有不同的特点，有独立的规范体系和技术方法。电子档案的管理要符合《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等文件的规定。这就要求工会档案员具备一定的信息技术水平，才能保证高校工会档案管理工作的正常开展。因此，工会要加大对档案员的信息技术培训，提高他们的软件开发运用能力和档案管理业务能力，激励他们充分发挥能动性和创造性，为高校工会档案事业的发展贡献更大力量。
　　总之，高校工会档案工作是高校工会工作的重要组成部分，随着高等教育事业的发展，高校工会档案工作扮演着越来越重要的角色，不仅为高校工会工作提供重要信息資源，还肩负服务高校科学决策、民主管理提供准确、全面的信息支撑的重要任务。高校工会档案员要提高对工会档案工作重要性的认识，努力积累相关业务知识和工作经验，提高信息技术水平和档案信息加工、运用能力，创造性搞好搞好档案工作。高校要重视工会档案管理工作，不断完善管理制度，持续加强队伍建设和信息化建设，加大资金投入，更新技术设备，加大档案信息开发力度和研究成果运用力度，提高工会档案工作质量。进一步发挥高校工会凝聚人心，激发智慧的功能，调动教职工积极参与到高校改革发展事业中来。
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