关于利用信息技术提升职业学校档案管理质量
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作者:邵彬
摘 要：隨着我国新课改的不断深入发展，高职院校的教学质量与水平有了非常大的提高，但高职院校的管理方面仍存在一定的问题，在高职院校的管理工作中，档案管理在其中占据着非常重要的部分，在信心技术迅猛发展的背景下，高职院校的档案管理要紧跟时代发展，在传统的档案管理方式上做出更新与转变，结合信息技术展开管理，切实保证档案管理的真实性与安全性，为实现高质量的档案管理打下基础。下文将重点阐述利用信息技术提高职业学校档案管理质量的方针策略。
关键词：信息技术;职业学校;档案管理;方针策略
对于学校单位来说，档案在其中有着非常重要的地位，是对单位历史发展记录的手段。随着我国科技的不断创新，信息技术在其中有着非常重要的影响。在现代，信息技术逐渐融入了人们生活的方方面面，我国很多领域都有了非常大的改变，像是生活智能化等等，但在教育领域，在传统的教育管理中融入信息技术，更是对校园的管理工作有了质的改变，在不断发展中，我们都充分认识到校园管理工作的重要性，其中在档案管理中融入信息技术逐渐得到了各个高职院校的广泛应用。
一、高职院校档案管理结合信息技术的重要性以及现状
在高职院校中，档案担负着记录教师工作职责、学生学习情况以及其他工作的责任，这些资料对院校的发展有着重要的影响，如何对这些资料进行高效的整理，成为了现如今高职院校关注的问题。在互联网背景下，在院校管理中应用信息技术不仅能够切实实现整理数据的功能，还能够提高对资料的查阅、获取效率，一定程度上保证了对档案管理的科学性。在对档案进行分析的过程中，传统的分析方式只能对一小部分的数据进行统计分析，而很难真正完全体现各个档案数据的特点，其中出现偶然性的概念较大，对档案分析结果有很大的干扰性，不仅如此，在实际分析过程中，院校需要花费的人力、时间较多，整理、分析档案的效率整体偏低。在这样的背景下，在传统的高职院校档案管理方式上做出更新与转变，能够大大降低院校的工作量，获得更加准确的数据，在安全性、保密性上也有了更高的保证，很大程度上提高了对数据资料的查阅效率，为教师、学校的工作提供了较大的便利，为学校做出决定策略提出更加有力的依据。
二、利用信息技术提升职业学校档案管理质量的方针策略
（一）强化档案管理中的信息化建设意识
对于高职院校来说，其档案管理要以传统的管理模式为基础，在这个基础上展开对信息技术的利用应用。在结合信息技术展开管理的过程中，首先要树立正确的档案管理意识，促使管理人员对信息化建设的重视，不仅如此，高职院校在融入信息化管理的过程中，要加强对其的宣传，坚持落实其制度，制定具体的措施：首先，高职院校要对利用信息技术管理的管理模式有正确的认识，并引导相关的档案管理人员给予高度重视，不仅要将信息技术管理档案设置为重点管理内容，还要对高职院校的持续性发展做好准备。其次，在对高职院校档案展开信息化管理档案的基础上，还要投入更多的资金，为高职院校的建设打下坚实基础，这是因为高职院校在管理档案方面需要投入大量的资金，在后期维护方面更需要进行护理，因此，高职院校在档案管理方面要建设信息化的需求，对其设置专项小组，投入专项资金，保证信息技术管理的高效性。最后，高职院校要重视对档案管理的落实，合理利用信息技术管理流程，对档案管理建立规范，确定管理工作人员的工作职责，保证相关工作能够实现更加具体，规范档案工作操作。
（二）提高管理人员信息技术应用能力
为了切实实现信息技术档案管理，在管理高职院校的档案的过程中，应首先将提高管理人员信息技术作为前提条件，在实行信息技术档案管理的过程中，如果院校相关工作人员在交流过程中在技术能力方面有一定的不足，那么这名工作人员会对档案管理系统造成直接的影响，会大大将地管理系统发挥功能的效率。因此，高职院校在推动信息技术在档案管理中的应用的过程中，要重视对相关工作人员进行培训，参与相关的活动，引导其树立信息技术管理理念，提高相关工作人员的综合素质能力。不仅如此，高职院校还需提高对相关工作人员的选拔要求，重点选拔专业素质高、能力强的人员任职，实行具有一定计划的人才纳入工作，为做好档案管理工作打下基础，保证对信息技术的高效利用。
（三）加强档案信息的安全保障
在实行档案管理的过程中，难免会出现安全性的问题。例如在实现版本更行的过程中，很有可能会出现不兼容、不可读的现象，从而造成损坏丢失数据的情况;还有在构建信息化档案管理系统的过程中，也很有可能会出现档案信息错误、泄密以及丢失的现象，对高职院校造成一定的损失。因此，在实际工作过程中，高职院校要全方面考虑可能出现的问题，并为其意外情况做好相应的准备工作，对计算机加密功能实现针对性的加密，保证档案资料使用的保密性，在保证安全性的基础上，还要为其提供更大的便利，切实实现信息技术在高职院校档案管理中的运用。
三、结束语
在信息技术迅速发展的背景下，高职院校要重视在校园管理工作中融入信息技术展开工作，给予信息技术高度的重视，不断完善管理制度，优化管理体制，对相关工作人员展开培训，使其能够充分发挥信息技术在档案管理中的功能，切实提高档案管理的质量，为高职院校的持续性发展打下坚实基础。
参考文献：
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