关于提升企业档案管理工作质量的思考
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摘 要：本文对企业档案管理存在的认识不足、管理落后、人员素质差、创新力不足等问题进行分析，并提出从提高认识、健全体制、优化配置和更新管理手段等方面提出几点改进建议。
关键词：企业档案;档案意识;管理制度;创新思维;信息化
一、企业档案管理现存问题
（一）认识不足，重视度不高。
与经济发展、科技进步相比较，企业档案管理发展相对滞后，究其根源，还是企业对档案管理工作的意义认识不足，重视程度不够。部分企业档案管理工作仍停留在简单的资料搜集、整理和保管，不愿意对档案管理投入过多的精力、人力、财力和物力，造成档案管理水平低下，影响档案使用效率，无法发挥档案管理在企业发展过程中应起的作用，形成恶性循环。
（二）管理落后，制度不健全。
企业各项业务的开展均离不开制度的保障，但相比主营业务，部分企业档案管理制度存在制定不全面、更新不及时、标准不清晰、执行不力等弊端，与模范企业的对标、学习就更无从谈及，严重制约了企业档案管理的规范化和标准化。此外，传统的档案管理制度、人员以及设备，已无法满足现代化档案管理的需求，急需改进和更新。
（三）人员配备不足，综合素质偏低。
企业档案意识的薄弱，不仅体现在企业方面，也体现在从业人员方面。企业方面，档案管理工作未提到应有的高度，管理不重视，人财物等资源投入不足，导致档案管理岗位在企业中的层次较低;从业人员方面，也把档案管理工作理解为一个闲职，毫无前途可言。以上两方面原因，造成大量档案管理从业人员流失，素质较高的人才又不愿从事档案管理工作的局面。
（四）模式僵化，创新能力不足
在信息技术迅猛发展的背景下，数字化已成为档案发展的一個趋势，然而受档案意识薄弱、制度跟新不及时、人员素质偏低等因素制约，先进的管理技术、高效的管理模式都无法得到充分的发展。
二、改进提升措施
（一）提高全员档案管理意识，将档案管理作为企业文化建设的一部分。
档案管理工作是围绕主业开展的，是为企业服务的，在企业各阶段的发展过程中，充分使用档案资源，能够为企业战略决策提供依据和参考，带来巨大的经济效益。因此，笔者认为，为了提高和加强企业全员的档案意识，应该将档案文化纳入企业文化，作为企业文化的一部分，着重建设。通过宣传和学习，使管理层、业务部门人员以及档案管理人员，重新认识档案管理工作对企业发展的重要意义，在思想上达到统一，并给予全面协调和支持。
（二）健全管理及制度体系，从根本上提升档案管理质量。
结合企业自身特点，制定全面适合的管理架构和体系。档案管理工作存在一定的共性，但不同的企业对档案的管理方式、管理需求均有所不同，照抄硬搬，只会增加管理成本，降低管理效率。
完善考核，强化执行。好的制度，要靠坚定的执行才能达到效果，因此，需由管理层牵头，明确各部门责任，制定完善的考核制度、规章和评价机制，确保各项工作落实到位。
优化资源配置。在人财物等资源方面，加大对档案管理工作的投入，改善档案管理工作环境，提高管理技术手段，创新管理模式。
加大档案管理在日常经营中的参与度。档案管理工作是要为经营管理提供服务的，在日常经营过程中要提高档案的利用度和使用效率，真正发挥档案的参考和支撑作用，从而根本上改变档案管理工作被边缘化的现状。
（三）加大档案管理基础投入，推行集中统一管理。
建立专门的档案管理室，配备齐全档案存放、管理及安全等设备，根据企业实际情况，适当投入数字化、信息化管理设备，完善档案管理基础条件。
通过制度保障，确保经营过程中形成的档案能够及时、完整、准确地归档，并规范档案移交和借阅程序。
（四）优化人员配置，提高档案管理从业人员综合职业素养。
配备专职档案人员，避免出现兼职和人员流动过度频繁的现象，确保档案管理工作的延续性。
加强人才培训，借鉴先进企业档案管理经验，提高从业人员理论水平，并在实践中加强引导，带动其积极性，鼓励创新，以适应企业对档案管理水平提升的要求。
适当提高档案从业人员待遇，提供其参与日常经营活动的机会，并为其制定清晰的培养计划和上升通道，从而提高档案从业人员的稳定性，吸引更多高素质人才的加入。
（五）更新管理手段，结合信息化数字化等技术，提高档案管理和利用效率。
完善企业档案管理信息化，要结合企业实际情况，加大建立硬件和软件平台的力度，给档案管理信息化打下坚实的平台基础。
通过档案的数字化，提高企业档案管理工作的规范化和标准化。遵循统一化、规范化以及标准化的基本原则，并在企业各部门之间建议统一的数据划分模块，以此来让档案资源活起来，方便分享的同时，确保数字化档案管理的效能与质量。
利用先进的技术手段，充分考虑企业自身特点和需求，开发出与企业经营相契合的档案信息管理系统，并建立档案信息管理系统与各业务端口的紧密联系，把握好档案收集、整理、归档、输出等过程中的管控，确保数据的完整性、准确性和及时性。
大力推广档案信息系统的应用，让企业员工充分了解该系统的便捷性、可用性，提高档案内部利用效率，更好的发挥档案在经营过程中的服务价值。
总之，企业档案作为企业宝贵的无形资产，在企业发展经营过程中起到了不可替代的作用。企业包括档案从业人员都需从思想上提高认识，不断推进企业档案管理制度和体系的完善，加大档案管理工作的资源投入，优化人员配置。此外，在信息技术发展的大背景下，转变思路，转变传统模式，紧跟时代步伐，升级管理方式和手段，切实推动档案管理水平的提升，发挥档案管理对企业经营发展的推动作用。
参考文献：
[1]魏敏.浅谈企业档案管理与创新[J].新疆有色金属，2016（5）：92-93;
[2]王健相.新形势下企业档案管理信息化建设探究[J].安徽大学学报，2017（5）：10-11;
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