关于提高企业档案现代化管理水平的思考

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　　[摘要]调查证明目前我国企业知识总量46%来源于企业档案知识，不过其中只有12%在发挥作用，这证明企业档案现代化管理有待推进。本论文主要讨论企业档案现代化管理提升方案，希望抛钻引钰引发讨论，促进领域进步。
　　[关键词]企业档案 现代化管理 档案管理
　　在新时代企业内部信息以及对外信息都有了较大改变，这些信息都以图片、文字、视频、音频等形式存在，成为企业不可获取的知识组成，专门地存放于档案柜中。在企业档案现代化管理当中，如何使得这些档案为生产、经营、销售以及研发做出贡献，是提升档案管理水平的关键。
　　一、企业档案管理存在的问题
　　企业档案管理目前存在的最大问题就是保管大于使用，使得档案在档案柜中沉睡，不能为企业的生产、研发、销售、运营提供指导，而且还要为其提供管理资金，资源浪费资金浪费，这对于企业来说是很大的一种损害。在保管大于使用的背后则是管理人员素质低、设备落后以及制度老化等问题。
　　（一）保管大于使用
　　企业档案管理原本是由国家专门部门来负责的，回来随着经济发展，这部分工作由企业自己负责。正因此企业档案管理有明显的计划经济色彩。档案管理中保管大于使用，即使用机会少，不管是管理部门还是市场部门，很少有人翻阅档案，这证明企业从上到下对以往的经验总结以及利用是非常薄弱的。
　　企业成长是一个完整的发展过程，过去每一阶段的档案反映了企业经验的成长，过去的经验正可以为当下的企业运营提供指导，但是因为经验总结利用率低，导致企业各方面都是参照别的企业，逐渐地丧失了企业原本的优势，东施效颦屡见不鲜。
　　（二）管理人员素质较低
　　因为管理素质低，导致管理混乱，企业档案没有非常重要、重要、不重要的分级保管机制，文件种类没有区分，档案柜中档案混杂，偶尔的翻阅当中极可能夹带重要档案，造成机密泄露。而且档案新老混放，没有及时更新档案，老旧无用档案不及时销毁，造成利用难度增加。另外，管理者不具有保密意识，档案任由他人随意查看，档案归还不及时，有的人借阅资料之后，资料随意摆放，提高了泄密几率。
　　（三）设备落后影响利用
　　有的企业对档案利用是比较重视的，但是因为档案采用传统存储方式，导致数据总结、抽取、调用难度大，这显然是影响档案利用的。更没有紧跟现代化脚步实行云端存储。总而言之，传统的档案管理形式，因为设备老化，导致占据空间和管理成本加大，同时档案潜在价值不容易被发现，往往使得企业决策者对其不重视。
　　（四）档案管理制度落后
　　第一，没有根据新时代企业信息庞杂的特点，改进档案管理制度，导致职责不清;第二，对归档文件的标准不明，导致重要文件遗漏，甚至给企业造成损失;第三，对合同管理薄弱，导致合同遗失，给生产经营带来严重影响;第四，档案管理人员交接制度不明，造成档案遗失。其中制度中最为严重的就是安全管理制度不足，导致大量企业信息外流，无形中降低了市场竞争力，增加了经营风险。
　　二、提高企业档案管理水平策略
　　（一）有目的提升利用率
　　首先，将档案进行分类处理，会议类、文书类、员工管理类、市场数据类、合作企业合同类，只有明确地分开管理，才能使得利用效率得到提升，避免之前不分类翻找困难的弊端。其次，企业要形成经验总结习惯，要形成总结档案资料指导生产销售的思维，只有如此才能结合自身发展和市场发展来制定合理的运营方案，才不至于迷失自我。再次，要形成数据库管理，对档案资料予以科目分类以及存储编号，更能总结档案当中数据，实现数据的即查即用。当然，要建立严格的登录审查，要建立登录密码，杜绝重要档案泄露。
　　（二）提升管理人员素质
　　第一，内部选拔。建立档案管理人员选拔指标，只有符合指标的人才能上岗，并给予良好的薪资待遇。第二，积极培训。要结合现代档案管理情况，给管理者到位的培训，提升其安全意识，以及管理技能，培训和考核挂钩，考核和绩效挂钩，提升管理效率。第三，建立评价。主要是通过档案分类、存储、利用、更新等環节进行评价，评价和奖金挂钩，提升管理者工作热情。第四，外聘专业档案管理人员，这样的人员往往更加专业，前提是需要其提供相应的资质证明。
　　（三）丰富智能设备
　　智能设备的利用是缩短档案翻找，提升档案利用率的关键。具体有：第一，计算机前端。主要利用计算机建立目录索引，方便快速锁定档案，缩短翻找时间。甚至于在计算机数据库中直接找到所需资料。第二，存储工具。购置移动硬盘、优盘，甚至于实现云端存储。第三，实现各部门数据共享平台。当企业需要对应的数据时，档案管理者快速统计数据，并将数据上传平台，利于各部门利用。
　　（四）建立现代化管理制度
　　第一，根据现代企业档案庞杂的特点，建立分级管理制。即档案管理部门集中收集管理，各部门分别收集管理，即部门档案部门管理;第二;对档案进行分级，实行安全管理制度，重要档案及时建档，并形成对应的密码，建立严格查阅审核制度;第三，严格管理企业生产、销售等方面的合同，杜绝散落遗失，确保企业利益不受损失;第四，档案管理者交接严密，交接完成方可辞职;第五，建立档案数据库管理机制，确保档案得到有效利用;第六，对企业档案利用予以评价，确保既往经验产生指导作用。
　　三、总结
　　提升企业档案管理水平，必须要认清现代化给企业档案管理带来的挑战，要细心总结档案管理中存在的不足，靶向改善精准改革才能在提升管理效果效率同时，降低管理成本。现阶段企业档案管理中存在着利用率低，设备老化、制度落后以及人员素质低等问题，如此需要企业针对这些问题形成“制度为先、人员为基础，设备为手段，利用为终点”的现代档案管理模式。其中信息是最为关键，其贯彻始终，决定了档案的使用效果效率。
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