大数据视角下档案信息化管理的有效途径探究

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　　摘 要：随着信息时代的到来，信息技术给人们的生活、工作、学习带来了巨大的便利。在信息技术快速发展的同时，对档案信息管理也提出了更加严格的要求。本文介绍了大数据档案的基本概念，信息化管理的现状，探讨了大数据视角下档案信息化管理的有效途径，以达到省时省力，提供更有保障的参考数据，实现档案信息管理与现代化技术相融合的目的。
　　关键词：大数据;档案信息管理;有效途径
　　 现如今，档案信息化管理为各行各业提供了快捷的服务。在大数据视角下，档案信息化管理推翻了传统管理模式的局限性，管理系统越来越完整，满足了当前档案管理的需求。但在这一发展过程中，也存在很多问题有待解决，就此我们展开讨论，以实现档案信息化管理更加高效与精确。
　　一、大数据档案的内涵
　　什么是大数据？大数据是指通过精准地发掘、采集与分析，在海量类型数据中快速获得更有价值的信息的能力。大数据的优势在于数据多、效率高、价值大。其中涵盖的数据类型多种多样，又能在一定时间内，对数据进行筛选与分析，精确地提炼出所需要的信息，在短时间内生成与传播，节省了大量人力和物力。
　　大数据档案与大数据大致相同，其不同之处在于数据不够集中，但更为真实与精确。具体说来就是，传统档案渐渐在向信息化档案靠拢，所以电子档案的数量时刻都在增长。另外，档案的类型多种多样，在形成上可以划分为国家机关、党组织、事业单位、企业等。又根据记录信息的方式分为纸质版与电子版。电子档案打破了传统档案的局限性，在继承传统档案的图文记录形式的基础上，添加了视频、音频等形式。因此，数据量日益剧增。如今，信息技术带动了各个领域的发展，将信息技术融入档案管理系统，要求在有效的时间内，系统完成对数据的采集、归类、分析、整理和生成一系列流程，才能为档案管理人员提供便利的条件。档案的实际意义在于为人们提供更权威、精确的信息，所具有的价值意义明显，由于信息分布较为零散，需要进行集中整理与归纳。
　　二、大数据视角下档案信息化管理的现状
　　基于当前相关资料显示，档案信息化管理还存在以下问题：其一，不够人性化。由于部分档案具有保密性，所开放的群体有限，会造成服务形式单一，由于当前信息化管理系统正处于发展阶段，相关业务还需要加强;其二，安全技术有待提高。由于电子档案需要以网络作为平台，信息技术作为支持去传递与共享，但毕竟网络是一个虚拟的空间，电子信息容易被删除与泄露，只有加强安全保障技术，才能够增强信息的可靠性与安全性;其三，员工能力有待提高。档案信息化管理需要相关人员在熟悉管理流程，掌握相关管理技术的同时，要精通信息技术。但目前来看，很多档案管理人员技术不够达标，缺乏科学的管理方法，也没有提高业务能力的觉悟。
　　三、大数据视角下档案信息化管理的有效途径
　　（一）完善数据的采集存储
　　采集数据与存储数据是档案信息化管理中的基础环节，加强采集数据的相关技术，提高存储能力，才能保证后期管理流程的运行。采集信息过程中，要实现所获取信息准确可靠，保障信息传递速度，提高系统运行效率。
　　档案采集最常用的方法是，将所有可提供的數据完整地陈列在人们面前，进行查找和阅览。而传统的采集方式通常需要人力劳动去收集有用信息，这样一来，不仅浪费了很多时间和精力，工作效率也不够高，达不到良好的效果。在对数据进行归纳时，纸质版的档案通常需要一定的空间存放，查阅信息的难度较大，这也就彰显出了信息化档案的优势。通过互联网技术完成一系列采集数据的流程，还能更精确地获取有效信息，一定程度上节省了时间和劳动力，与此同时，随着管理模式不断完善，电子档案已经拥有了备份功能，可以防止信息丢失，避免了传统档案在反复利用后出现的破损现象，相对比来说，大数据和信息技术为档案管理提供了有利条件。
　　（二）优化语义的转化与排序
　　语义转换功能是信息技术发展背景下生成的先进的数据处理方式，优化语义转换功能是保证档案能够被有效利用的前提，它的主要功能具体体现在如下几个方面：一是拓展检索。在查阅档案时，输入查找的词汇后，引入歧义消除技术可以判断其含义，延伸到相关联的词汇;二是完善检索。能够正确筛选出检索信息，避免查到的信息偏离主旨，从而保证工作效率;三是总结评价。通过对所查询到的结果进行分析，总结其与输入词汇的关联度，考核所查询结果是否可靠准确，实现系统实时更新。
　　由于档案信息量庞大，实时优化语义转换功能，能够对检索质量做出保障，也能够提高工作效率，这样一来，只要输入简单的词汇就能查找到想要的信息，使服务更人性化。优化排序过程也同样是实现档案智能化管理的重要条件，在引入语义功能的基础上，不仅能从系统中找到检索内容，也同样能搜索到与它意义相近或相关联的词汇，系统的优化使检索信息更加全面。
　　（三）着重数据的挖掘与分析
　　大数据服务的目标是群众，人们更重视数据的权威性和有效性。所以，发掘与分析数据的过程是档案信息化管理的重中之重，要确保数据信息的有效性。档案是给人们利用与共享的文件，它的存在意义是满足群众的需求，无论是哪一种性质的档案都要发挥其使用价值，档案管理人员要实时统计用户的访问信息，掌握档案的检索情况，根据点击量等数据分析档案的使用情况及时地整理反馈意见，完善档案管理系统。相对于一些保密性较强的档案，还要专门设置权限，以民政救助档案为例，它涉及到城乡低保救助、特困供养救助、临时救助等诸多的重要信息，为防止救助人员身份证号码、疾病病种等个人隐私信息泄露，要确保档案的保密性，所以在管理中要按照查阅用途划分档案使用权，纪检、审计等部门需要调取佐证材料过程有权调配所有档案，民政系统相关部门可以使用本部门的档案，管理人员在职权范围内有权调配档案，这样一来，在采集信息过程中能够节省时间，提高工作效率，保证信息安全。
　　四、结语
　　综上所述，大数据视角下的档案信息化管理是符合当今时代需求的产物，相关管理人员要有提高业务的觉悟，以专业的态度实现大数据档案有效价值。同时，要在管理系统中融入先进的信息化处理手段，引入先进的技术，加强档案的利用共享，秉着以人为本的态度，为群众提供更优质的服务。
　　参考文献：
　　[1]李晓萌.大数据背景下企业档案信息资源共建共享研究[D].黑龙江大学，2017.
　　[2]覃天.大数据背景下企业档案管理研究[D].黑龙江大学，2018.
　　[3]赵宝娟.电子档案管理面临的问题及对策研究[D].福建师范大学，2017.
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