档案馆实施人性化管理探讨
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作者: 朱南滨
[摘要] 人性化管理是以人为中心, 在充分尊重人、信任人、爱护人的基础上注重人的价值实现的管理。人性化管理应用于档案管理有其独特的意义，对档案管理人员实施人性化管理就是要根据档案员的思想、行为规律，运用各种手段和方法，充分发挥档案管理人员的潜能，提高领导人力资源管理水平，尊重档案利用者，为利用者提供各种优质的服务， 以便更好地实现档案馆建设的目标。
[主题词] 档案馆 档案员 人性化管理
1 人性化管理的内涵与作用
人性化管理是以人为本的科学管理, 即以人为中心, 在充分尊重人、信任人、爱护人的基础上注重人的价值实现的管理。其本质是激励和引导人去实现预定目标，它是建立在人类一系列关于人的研究成果之上, 并与心理学、生理学、行为学等学科紧密联系的管理形式。人性化管理与传统的管理理念大不相同，传统的管理理念是把人视为经营的手段，人仅仅是机械的延伸，研究人的目的只是为了提高人的工作效率。而人性化管理则是确立以“人”为中心，把人及其自我实现作为企业管理的核心，它致力于创造一种促进人不断学习和积极发展的组织氛围，进行内在的知识积累，然后在此基础上实现潜力的外化，即创新发展和自我实现。人性化管理方式在世界上出现之后，就迅速被一些企业所采用，获得良好的管理效果。虽然从总体上看，实施人性化管理还不很成熟，但已经显示出其理念的先进性和发挥作用的重要性。
人性化管理应用于档案管理有其独特的意义。档案员的人性化管理就是要根据档案员的思想、行为规律，运用各种手段充分调动和发挥馆员的主动性、积极性、创造性, 以实现档案馆建设的目标。档案员在档案工作中是第一要素, 他们是档案利用者与档案馆之间的桥梁,档案馆建设目标必须依靠全体档案员的共同努力才能实现。因此，充分调动档案员积极性，建立良好的档案馆组织文化是对档案员人性化管理的有效途径, 是档案馆各项工作顺利进行的保障, 对提高档案馆的服务质量具有十分重要的意义。
2 档案馆实施人性化管理的主要内容
2.1 实施人性化管理，充分发挥档案管理人员的潜能
从世界上一些比较成功的企业的做法来看，他们都把建立人性化的管理理念放在首要的位置，IBM公司托马斯•沃森讲得很明确：“我们的经营学可以大致归纳为三条简单的信念，我以为其中最重要的一条是：我们尊重每一个人，这个道理和概念非常简单，我们公司多数经理人员的时间都用在这方面了。在这方面我们所贡献的精力超过了任何其他方面”。摩托罗拉公司提出的基本理念是：“对人保持不变的尊重，坚持高尚的操守”。沃尔玛的经营理念中，“人”始终是摆在第一位的――员工是最大财富，顾客是真正的老板，领导者是公仆，供应商是永远的合作伙伴。尊重个人，授权下属，相互沟通，激发潜能，采纳建议，无一不是围绕着这一个轴心。
人性化管理强调从管理的指导思想到具体的管理原则和方法都要从人出发，把人作为“第一资源”管理要素中的主体来实施管理，尊重人的本质、利益、需要。中国社会历来是一个“以人为本”的社会，重视伦理道德，讲究人际关系的和谐。人性化管理正是这样一种既适应我国国情，又符合现代化科学管理理念的新型管理方式，是一片很有开垦价值的领域。
由此可见，实施人性化管理，就要坚持“以人为本”，以满足人的需求，实现人的价值、追求人的发展价值为取向，充分尊重员工的人格，以发挥他们的潜能，为各项事业服务。要创造一个良好的工作环境，达到有利于选拔人才、使用人才、培育人才和留住人才的目的。应该把尊重人、理解人、关心人、调动人的积极性放在管理工作首位，坚持竞争的原则和公开、公平、公正的原则选拔人才。在工作中必须实施“用事业吸引人，用政策激励人，用真情温暖人”的人本战略，重视人才的开发与利用，把稳定和培养人才作为事业发展的关键。
在档案管理中实施人性化管理，就是要求领导者尊重档案管理人员。从思想、工作、生活等方面关心档案管理人员，关心他们的切身利益，注意解决他们的实际困难和问题，使他们安心岗位工作。同时，要合理地解决他们的职级待遇，适时将素质好、能力强、群众公认的同志提拔重用。对长期勤勤恳恳从事档案工作的同志应予表彰奖励，做到“事业留人，感情留人，适当的待遇留人”，使这支队伍既相对稳定，又充满生机活力。
2.2 实施人性化管理，领导必须提高人力资源管理水平
松下幸之助说: 假如你是一位企业领导, 应该充分了解下属, 应当采取不同的用人之道, 使他们克服短处, 为企业发挥长处, 为企业增添人力资源。随着我国档案管理活动的职业化，从业女性的比例也在不断提高，有些地方档案管理部门，女性在全体从业者中所占的比例已达71.875%。由于历史和职业的原因，目前档案馆的人力资源状况比较复杂, 其年龄结构与性别比例严重失衡。资料显示, 目前档案馆员年龄以中老年居多, 性别上女性远多于男性。人员结构的这种特殊性很容易在工作中产生各种各样的矛盾, 只有采用特殊的管理方式才能解决特殊的矛盾。因此，要求管理者对馆员的一般情况, 如年龄、心理状态、家庭状况、身体状况、脾气性格、学习、工作能力和表现等多做了解, 实现扬长避短, 人尽其才。对于女性多于男性的档案馆, 领导正视男女本身固有的差异尤为重要，一般情况下, 男性有优于女性的体能, 而且做事沉稳；女性做事往往偏情绪化, 但很细心。况且中国的男性和女性在事业和家庭中一般分别扮演着不同的角色，甚至有着不同的人生价值观。管理者应该实施差异化管理, 使不同性别的职工在适合的岗位上发挥其相应的优势, 为搞好档案管理工作做出更大的贡献。
同时，还要积极提高档案管理人员素质，使档案员的学历和业务能力在工作中不断得到提升。管理者要为之提供或创造条件, 给予其发展的机会, 促进档案馆人力资源素质的不断提高。因为档案工作人员业务素质的高低决定档案管理水平的高低。要使档案工作适应新形势的需要，仅凭档案人员良好的愿望和细致的工作作风是远远不够的，还需要具有专业知识和技能，用科学的方法和手段从事档案工作。随着办公自动化的普及和电子政务的开展，随着档案载体的多元化，必然改变档案管理工作的方式与方法，从而使原来习惯于用手工方式管理的档案人员进入了一个颇为生疏的境地，所以应加大档案管理人员业务培训的力度，特别应重视学习现代化管理知识，掌握信息化管理技术。
2.3 实施人性化管理，要求档案员尊重档案利用者，为利用者提供优质的服务
档案管理的最终目的体现在利用的效益上，档案作用的发挥也是在利用工作中实现的，所以做好档案的利用工作是实现档案价值的重要环节。为了搞好利用工作，首先要求档案管理人员必须尊重利用者，想他们之所想，急他们之所急，千方百计地为利用者服务，尽可能满足他们的各项需求，这也是实施人性化管理的精神所在。
为了搞好利用工作，为利用者提供优质服务，除了做好档案利用的基础工作之外，还要在以下两方面进行努力：
一方面，积极创造条件，使利用者快捷、方便地利用档案信息。其途径一是实现档案自动化管理，积极利用电子计算机进行查询；二是积极进行档案内容数字化，再利用办公自动化系统，将利用者所需的信息发送到目的地；三是在公务网上建立档案网页，提供可直接利用的档案信息。
另一方面，营造人性化的管理环境。良好的工作环境和服务环境，可以使人心情舒畅，提高工作效率。所以要努力改善档案阅览室的环境，尽可能给人以美的享受，使人身心愉悦,。目前, 我省许多档案馆由于是早年建设的，馆舍设计不合理, 面积偏小, 造成档案馆通风、日照、流通条件都难以满足馆员和利用者的基本需要。一些新建的档案馆因为设计不够科学，室内布局不合理，也给馆员工作带来极大的不便，这种现状必须尽快改善。同时，档案管理人员的热情周到服务，也是不可缺少的条件。档案管理人员要满腔热情，最大限度的满足利用者的需求；在服务手段上，多想读者之所想，多为利用者提供方便；阅览室开放的时间、档案查阅的方式、信息产品的提供等也要多为利用者着想，尽可能提供各种方便。在服务中要切实尊重利用者，给利用者以具体的可感知的人性化服务色彩。
总之，人性化管理是一种基于科学的人性观基础上的以“人”为中心的管理模式，它注重对人格的尊重和对人深切的关怀来达到管理的最终目的。在档案管理信息化和行政管理制度改革不断深化的今天，在档案馆管理中引入人性化管理的模式有其独特的意义，必将产生深远的影响。
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