浅谈实现高校档案现代化的途径

来源:用户上传      作者: 田建君

　　[摘要]文章从逐步实现档案管理技术和设备现代化，完善档案管理制度和措施，档案管理要具开放性，档案服务要社会化和档案队伍要现代化等方面分析了实现高校档案现代化的途径。
　　[关键词]高校；档案；现代化；途径
　　[作者简介]田建君，德州学院社科部会计师，软件工程硕士，山东德州253023
　　[中图分类号]G27　[文献标识码]A　[文章编号]1672－2728(2010)08－0203－02
　　
　　档案管理现代化是指管理方法现代化和管理手段现代化。管理方法现代化就是应用现代管理方法对档案工作进行科学、高效的管理。管理手段现代化就是应用电子计算机、缩微技术及其他先进技术和设备对档案工作的各环节实施有效管理。档案管理现代化的准确定义是应用现代科学技术的原理和方法，遵循档案工作的客观规律，通过计划、组织、指挥、协调和控制行动，合理地使用档案系统的人力、财力、物力，以最小的投入实现最大服务功能。随着现代信息技术的飞速发展，高校的各项管理工作已日益向自动化、智能化方向发展，高校档案管理工作也面临着新的发展方向。如何在档案管理观念、方式、手段等方面进行有效的变革，使之既符合目前高校档案管理的现实，又适应未来档案管理的发展和建设，实现档案管理工作现代化，已成为各高校广大档案管理人员共同关注的课题。
　　
　　一、转变观念，增强档案管理现代化意识
　　
　　档案管理现代化是新世纪、新时期发展的需要，也是在新的时期里加速发展档案事业的需要。多年来，由于档案部门受传统观念的影响，观念较为陈旧，思想上保守且封闭，对待档案工作侧重于管，一般是谁上门为谁服务，对实施档案管理的现代化缺乏足够的认识，这些均已不能适应时代的要求。对此，国家档案局提出，档案馆不仅要建成名副其实的永久保管党和国家档案资料的基地，爱国主义教育基地，而且要成为改革开放和现代化建设的服务的“信息中心”。作为高校从事档案工作的同志必须进行一次思想观念的更新，要从不适应新形势的旧传统、旧观念、旧框框中解放出来，从神秘、封闭、滞后中解脱出来，克服墨守陈规的观念，增强改革开放、积极创新的观念，积极发展档案事业。变单纯的接待查档利用为积极进行档案信息的开发咨询工作，从而更好地为改革开放和社会主义现代化建设服务，树立为全体师生员工服务的观念，使档案工作真正成为学校工作中不可或缺的重要组成部分。
　　
　　二、逐步实现档案管理技术和设备现代化
　　
　　档案事业发展要与社会发展同步，与办公自动化水平的提高相协调，档案工作在信息化时代的发展必须依靠现代科技。电子计算机具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度读入、存储和输出数据，能够进行逻辑推理和判断，因而，档案工作资料的登记、统计、库存管理、编目与检索及档案系统的行政管理均可以运用计算机技术，实现微机化管理。目前，在这方面还存在很大差距，计算机管理系统功能实现的目标运行机制还只限于档案馆内部的案卷级和文件级的编制、统计与检索等基础性管理上，系统功能结构设计单一，缺乏综合处理技术能力。随着归档量的增加，档案利用量也将成倍增长，必须加快档案管理技术的现代化进程。逐步运用现代技术，实现档案的高密存储，以节省储存空间、保护原件、方便传递和运用。根据各种档案的特点，采用先进的库房设备和档案保护技术以维持档案的完整、安全并延长其寿命。在这方面要争取学校的资金投入，使档案管理跟上我国现代化发展水平。
　　
　　三、逐步完善档案管理制度和措施
　　
　　建立健全档案管理的规章制度是搞好档案工作的重要保证。根据教育部的统一部署，为保证高等教育质量，维护国家学历制度和学历证书的严肃性，维护高等学校毕业生的合法权益，德州学院已开始逐步将毕业生成绩、学位证上网注册，便于认证真伪，有利于人才任用的公平、合理和国际交流。
　　根据高校的特点，应充分认识科技档案的重要性，逐步形成严格的立卷归档制度，要争取项目负责人的有力配合，除了合同、鉴定证书、报奖材料要归档外，对于研究方案的论证、试验、计算机分析等科研项目进行过程中涉及的各项活动的技术报告均应归档，以便全面、认真地反映各科研项目进行过程的全貌，保护科研成果。使各个课题组的研究工作是否有自主的知识产权、是否有专利保护、是否侵犯了他人的权利都可在科技档案中得以验证。科技档案完整的保存，既在维护学校的知识产权中发挥了作用，更对科研项目负责人和参加者有重要意义。根据学校具体情况，借鉴国内外学校的经验，将档案工作规范、档案分类编目方法、归档范围及办法、保管期限、收集、借阅办法等管理规章制度制定出来，并逐步使其完善起来。这些规章制度将有效地提高档案管理水平，促进档案工作规范化、科学化，提高档案工作效率，有力推动学校档案工作的发展。
　　
　　四、档案管理要具开放性，档案服务要社会化
　　
　　科学技术发展到今天，档案部门已不仅仅是历史文件的储藏室，它逐步实现了由封密型向开放型转变，已成为一个重要的信息资源集散地。高校档案部门在这方面更具优势，它保管着大量高新知识和技术，不仅对学校的迅速发展起重要作用，而且对整个社会的经济、科学技术、文化教育的发展也具有重要作用。因而，在遵守知识产权法等国家法律、法规的前提下，我们要不断探索开发档案信息资源的形式和途径，使高校档案信息资源有效地为社会主义现代化建设服务，实现高校档案资源社会共享，让高校档案的重要地位和作用充分显现出来。同时，也使高校档案的管理工作充满生机和活力。
　　
　　五、档案队伍要现代化
　　
　　在信息观念日益增强的知识经济环境中，高校学生人数逐年增加，对档案管理工作现代化的要求不断加强，对管理人员要求也相应提高。招生工作实行网上录取、电子注册，毕业生就业，双向择业，面向国内联网。根据学校的工作规划，结合机构改革，档案管理人员应树立超前服务意识。建立一支既熟悉档案知识，又精通计算机业务的管理队伍，这是推进档案管理现代化的基本保证。要制定相应的政策，吸引优秀人才补充到高校档案管理队伍中来，提高管理工作水平。切实做好高校档案管理队伍的稳定工作，加强计算机使用知识和互联网使用知识的培训，全面提高档案管理人员的整体素质，以适应新世纪高校档案管理标准要求，实现档案管理现代化。
　　综上所述，笔者以为，实现高校档案管理现代化是一项系统工程，需要转变观念，增强档案管理现代化建设的意识，具有一定数量的设备物质基础，加强档案工作标准化、社会化建设和要有一支掌握现代化技术的队伍，才能实现现代化管理。
　　
　　[责任编辑：荷　叶]

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