论国有企业案件档案的管理

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　　案件档案是指企业在起诉、应诉、仲裁过程中形成的档案。本文结合北京建工集团有限责任公司(以下简称北京建工集团)案件档案管理的特点及存在的问题，提出进一步加强国有企业案件档案管理的思路和方法，希冀对促进和提高企业案件档案管理有所裨益。
　　
　　一、做好案件档案工作的重要意义
　　
　　1.为领导决策提供支持证据。案件档案真实记录了案件形成过程中的每一个环节和步骤，忠实反映了案件的轨迹和过程。这些证据材料以事实为依据，以法律为准绳，据有较强的说服力、借鉴力，为企业决策者及时了解企业经营状况，适时调整经营策略，决策重大事项提供支持性证据。
　　
　　2.为企业规范管理提供参考资料。案件档案是企业依法治企和进行法制宣传教育工作的全面反映，是检验一个企业依法规范经济行为、及时规避企业法律风险的重要凭证。通过对案件档案的剖析，加强对案件档案的学习和研讨，可以对如何强化企业内部管理、规范企业行为提出针对性对策，从而推动企业依法经营，规避风险，为企业健康发展提供参考资料。
　　
　　3.为企业诉讼工作积累经验。近期，一些国有企业由于案件档案的缺失或不规范，使得企业在案件纠纷中，常常蒙受经济损失。前事不忘，后事之师，通过对案件档案的整理与研究，可以总结诉讼案件中的经验与不足，为今后经济纠纷、诉讼案件积累经验，有利于识别企业在经济和诉讼活动中的诸多法律风险，并提出预防措施，从而使企业在经济纠纷中争得主动权。
　　
　　二、国有企业案件档案的特点
　　
　　1.案件类型多样，数量大。以北京建工集团为例，截至2010年底，北京建工集团处理法律纠纷案件1000多件，结案600多件，涉案总金额上亿元。其中有90％是通过诉讼方式解决，10％是通过仲裁方式解决。案件类型多样，主要表现为：委托担保贷款类；土地及房产权属类，包括房屋买卖、房屋租赁等；合同类，主要包括施工合同纠纷、拖欠工程款、材料采购供应欠款、加工租赁费欠款等；劳动争议类；人身伤害类；财产损失类等法律纠纷案件。
　　
　　2.案件情况复杂，涉面广。涉及到重大诉讼、仲裁纠纷案件，往往案情复杂，涉及面p-,包含多个法律关系。如建筑工程合同纠纷案中，工程总承包方与业主方、分包方、供应商等的债权债务关系复杂，涉及到多方的法律关系。很多案件经过起诉、反诉、撤诉、再诉，有的案件经过调解后，达成和解协议，案件过程复杂，给归档工作带来了很大难度。
　　
　　3.案件时间跨度长，收集难。有些重大案件从起诉到判决历时多年，由于多方面原因，案件判决后多年，仍然没有执行完毕。如北京某公司拖欠建工集团工程款案，由于涉案金额巨大，案件历时三年多的时间。如此长的跨度，给档案收集管理提出了挑战。
　　
　　三、国有企业案件档案管理中存在的问题
　　
　　　1.重视程度不够，归案意识薄弱。档案工作涉及归档材料的收集、整理、移交、归档，依赖于该档案形成的整个过程的所有人员：档案形成部门领导、文件形成者、文件工作者、计算机技术专家等。目前，部分国有企业领导及员工对档案管理的重视程度不够，对案件档案没有提高到依法管理的高度，认为案件档案工作可有可无，档案意识淡薄，一些该归档的资料要么未保存或保存不全，企业案件档案工作还处于被动从属的地位。有的法务部门或承力、人为留用方便，将诉讼文件保存在个人手中，不愿将文件向档案部门移交，个别单位的法务部门甚至以种种理由拒绝向档案部门移交档案，案件档案遗失或缺失现象严重。
　　
　　　2.收集渠道不畅，影响归档质量。案件档案管理的复杂性决定了文件材料的收集要通过不同的途径，涉及到不同部门。目前，对于档案的收集与管理，有的部门自行保管，有的无人管理，有的配备了专(兼)职档案人员，管理水平参差不齐。由于企业对档案工作缺乏统一领导和集中管理，企业内部缺乏必要的沟通协商和约束机制，档案部门无法获取全部信息，造成归档的文件材料不齐全、不完整，无法实现资源共享，也不能有效满足利用者的服务需求。
　　
　　3.专业水平不高，缺乏规范管理。目前，国有企业一些档案人员既没有经过专门系统的档案业务知识培训，缺乏档案管理的基本知识和技能，也对法律知识的掌握比较模糊，造成归档的随意性大，缺少科学、规范管理，给档案利用造成困难。同时，一些企业在档案干部队伍建设上不予重视，没有解决档案人员的待遇、地位等问题，档案部门人员流失现象严重，档案管理工作不能持续进行，档案工作效果得不到充分发挥。
　　
　　四、案件档案管理的方法与对策
　　
　　1.加强宣传，提高认识，争取领导重视。一是要大力宣传《档案法》，提高各级领导及有关人员的档案意识，营造良好的档案工作氛围，要让企业决策者充分认识到，案件档案是企业发展的重要参考和凭证，是企业文化的重要体现，对企业今后的生存和发展有着极其重要的影响。二要通过多种形式，宣传档案工作的重要意义。笔者认为，可以通过组织人员编写《经济纠纷(仲裁)案件选编》、《经济纠纷(仲裁)案件警示录》、《经济纠纷(仲裁)案件档案管理手册》以及开展成果交流、咨询服务等多种形式，为企业发展和经济活动决策提供有益的参考，从而充分发挥档案的作用；也可以通过案件档案生动的利用实例，充分发挥案件档案的效用，更好地为企业决策和管理服务，从而不断提高企业对案件档案的认识。
　　
　　2.强化收集，疏通渠道，集中管理档案。为了确保档案收集渠道的畅通，北京建工集团对案件档案变分散管理为统一管理，针对案件档案的特点，档案部门不再面向不同的职能部门进行收集，而是明确由法务部门负责案件档案的收集、整理工作，减少不必要的中间环节。同时，为加快案件档案的收集，建工集团要求案件承办人员在案件受理后，即开始收集本案的各种案件材料，并加强跟踪管理，在案件审理进程中随时进行材料收集工作。案件办结以后，要核查案件材料是否齐全完整，发现缺漏和法律手续不完备的，应及时补齐或补救。法务部门、档案部门责任人要及时对案件档案的真实完整进行审核，确认无误后，双方签字，办理移交手续。此外，北京建工集团还成立了案件档案管理中心，配备了专业人员，不仅制定了相关制度，还严格遵守企业档案管理流程，促进了案件档案管理水平的提高。
　　
　　3.建章立制，强化管理，加强监督指导。建立健全规章制度是做好案件档案管理工作的必要保障。为了加强案件档案的管理，北京建工集团制定了《诉讼(仲裁)案件档案管理办法》，不仅明确了适用范围，规定了管理机构与职责，还构建了案件档案管理的动力机制和约束机制。为构筑现代国有企业案件档案管理动力机制，北京建工集团案件档案工作紧贴企

业的需求，变企业发展的动力为企业案件档案工作的动力，建立了有效的责权利机制、竞争上岗机制和职绩考核机制，为企业案件档案工作提供了活力。同时，北京建工集团要求企业的全部案件档案在法务部门收集齐全后依法集中到档案部门统一管理，集团档案部门不断加强对二级公司的指导力度，并将其作为档案管理目标考核、年度检查的重点，形成了有效的案件档案管理的约束机制。
　　
　　4.加强培训，提高技能，提高队伍素质。为使案件档案工作更好地适应企业发展和管理的需要，北京建工集团一方面建立有效的奖励机制，解决了档案人员的职级和待遇问题，提高了档案人员工作的积极性，保持了案件档案队伍的稳定。另一方面，还强化业务培训，主要做法是：加强档案队伍综合素质的培养，定期组织培训，横向覆盖各部室，纵向覆盖二级公司、分公司(项目部)，培训覆盖面达到100％，培训时注意采取高效率的教学方式，比如理论传授与学习操作相结合、自学与辅导相结合、专题讲座与系统讲解相结合，切实提高培训的针对性、灵活性和有效性。及时开展练兵活动，把档案管理与利用结合起来，使档案管理更好地服务企业发展和管理。同时，档案部门还和法务部门联合，开展档案知识、法律知识讲座，不断提高专兼职档案人员工作能力和管理素质。
　　
　　　5.统一标准，增强可操作性，确保归档质量。一是明确归档方式，案件档案应作为专项档案单独立卷或者纳入各级法务部门的文书档案管理。二是明确归档时间，案件结案后第二年6月底之前归档。如归档时，案件已执行完毕，结案材料与执行材料作为一件档案同时归档；如案件未执行完毕，结案材料归档，执行材料应于案件执行完毕后另行归档。三是确定归档范围，案件档案的归档范围包括：结案类材料如判决书、裁决书、调解书、执行通知书；审理过程文件起诉状、传票、证据材料；与案件有关的其他正式文件：答辩状、代理意见、单位内部文件、汇报、法律意见等。四是填写案情说明，由承力、人在每份案件的卷首要填写案情说明，案情说明包括涉案项目、当事人、法律关系简介，案由、诉讼请求；审理情况；案件结果。最后承办人签名、注明书写案情说明的时间。案情说明作为案件档案的一部分，纳入归档范围。五是严格整理方法，归档文件以案件为单位，一案一件，逐件整理。六是严格质量要求，归档文件应齐全完整，档案整洁有序，索引性、可利用性强；归档文件应为原件，如有特殊原因没有原件时，应在归档的复印件上注明原件的出处(存放处)；已在本单位存档的，应注明索引方式；归档材料禁止使用废纸，禁止重复归档。
　　通过这些规范而细致的工作，北京建工集团案件档案管理工作形成了系统、规范的管理模式，我们也希望这种管理模式和管理经验能够为国有企业集团案件档案管理提供一些参考和示。

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